Đừng hoãn cuộc họp bởi vì một người không tham gia được

Họp thiếu người

Họp thiếu người

Giờ đã vào mùa cúm rồi đấy. Ồ, đừng lo, tôi khỏe. Dù gì thì bạn cũng sẽ không bị lây cúm do đọc bài viết này.

Nhưng trong mùa cúm thì vài thành viên trong nhóm bạn có khả năng sẽ bị ốm. Điều đó có nghĩa là họ sẽ phải ở nhà và không thể tham gia một cuộc họp.

Một Nhóm Scrum nên làm gì khi một cuộc họp không có đủ các thành viên?

Thường thì cuộc họp sẽ diễn ra theo kế hoạch ban đầu. Hãy xem xét những cuộc họp Scrum căn bản.

Scrum Hằng ngày

Một phiên Scrum Hằng ngày không nên bị hủy chỉ vì một (hoặc hai) người không thể tham gia. Cuộc họp vẫn có giá trị giúp những người còn lại đồng bộ tiến độ công việc. Khi ai đó gọi điện hoặc email báo nghỉ ốm, người đó nên cập nhật tiến độ công việc của họ hoặc đặt ra câu hỏi cho nhóm. Ví dụ như: “Hãy bảo Lena là tôi gần hoàn thành phần code cô ấy cần rồi. Chỉ cần kiểm thử vài trường hợp nữa là có thể bàn giao.”

Sơ kết và Cải tiến Sprint

Bạn không nên hủy một phiên Sơ kết Sprint, bản thân tôi thì không bao giờ hủy dù cho một thành viên trong nhóm bị ốm. Tuy nhiên, tôi đã từng hủy vài phiên Sơ kết Sprint của một dự án khi một người quan trọng bên phía khách hàng không thể tham gia.

Đôi khi, tuy tôi vẫn muốn tiếp tục phiên Sơ kết Sprint nhưng phía khách hàng không muốn, thường là do người không thể tham gia chính là sếp bên phía họ. Dù phiên Sơ kết vẫn có thể diễn ra khi thiếu sếp, nhưng nếu họ liên tục nói rằng: “Chúng ta nên chờ Martin đến để quyết định việc này”, thì ta đành phải đổi lịch Sơ kết Sprint. Nhưng không nên để việc này trở thành thông lệ.

Còn về phiên Cải tiến Sprint, tôi chưa bao giờ hoãn một phiên nào. Những người có thể tham gia luôn tiến hành theo kế hoạch đã định.

Làm mịn Product Backlog

Cuộc họp Làm mịn Product Backlog có thể thay đổi lịch nếu cần. Bởi vì những cuộc họp này không diễn ra vào ngày đầu tiên hoặc ngày cuối cùng của Sprint, ta dễ đổi lịch hơn. Tôi thường tránh thay đổi lịch cuộc họp này (hoặc bất kì cuộc họp nào) quá thường xuyên bởi vì bất kì sự thay đổi lịch họp nào đều giống như một “phá sự bĩnh”. Nhưng nếu Product Owner hoặc một người thực sự quan trọng không thể tham gia do bị ốm thì nên đổi lịch của phiên Làm mịn Product Backlog.

Lập kế hoạch Sprint

Nói chung, tôi sẽ không đổi lịch Lập kế hoạch Sprint khi có người bị ốm. Nếu người đó thực sự là siêu sao của nhóm và chúng ta không thể lên kế hoạch Sprint nếu thiếu chị ta thì không có gì phải nghĩ, lập tức đổi lịch họp sang ngày hôm sau. Và dành cả ngày hôm đó thảo luận một phiên cải tiến đột xuất để giải quyết vấn đề quá phụ thuộc vào một người đến nỗi nhóm không thể lập kế hoạch công việc của mình (chưa bàn đến việc triển khai kế hoạch đó).

Dù cho Product Owner không thể tham gia họp Lập kế hoạch Sprint, nhóm vẫn có thể lập được kế hoạch một Sprint mà không cần tới anh ta. Nếu nhóm tiến hành các hoạt động như: workshop viết user story, làm mịn Product Backlog, ước tính để có hiểu biết chung về các hạng mục trong Product Backlog,.. họ sẽ hiểu rõ mỗi hạng mục Product Backlog để đưa vào Sprint.

Chắc chắn là nhóm sẽ còn vài câu hỏi cần Product Owner trả lời trong phiên Lập kế hoạch Sprint. Nhưng khi đã hiểu phần lớn công việc cần làm để phát hành những hạng mục có độ ưu tiên cao nhất, họ có thể lập kế hoạch cho Sprint dù thiếu vắng Product Owner.

Để cẩn thận, nhóm có thể chủ động lên kế hoạch Sprint nhẹ nhàng hơn một chút so với bình thường. Như vậy nhóm sẽ có thời gian để hoàn thành các hạng mục mà chưa được Product Owner làm rõ. Hoặc khi Product Owner trở lại làm việc, họ có thể thêm một hay hai user story vào Sprint. Việc chủ động này của nhóm giúp kế hoạch Sprint vẫn được tiến hành và có thể tinh chỉnh khi Product Owner trở lại.

Bạn nghĩ sao?

Bạn đã bao giờ phải hoãn một cuộc họp căn bản của Scrum? Vì lý do gì? Hãy chia sẻ với mọi người tại mục bình luận phía dưới.

Nguồn: Mountain Goat

Người dịch: Nguyễn Trung Tuyến

phản hồi

Leave a Reply

Your email address will not be published.