11 tip cải thiện các cuộc họp từ xa hiệu quả cho tổ chức của bạn

,

Hình thức làm việc nhóm ngày càng trở nên rất phổ biến, các cuộc họp từ xa ngày càng trở thành trọng tâm trong cách chúng ta hợp tác và phát triển các dự án của mình. 

Bài viết này chia sẻ về các mẹo và phương pháp để cải thiện các cuộc họp từ xa, tận dụng tối đa cơ chế giao tiếp quan trọng này. Một số mẹo nghe có vẻ cơ bản, nhưng rất đáng để hiểu đúng và áp dụng triệt để:

  1. Chia sẻ nội dung và chương trình của cuộc họp: Biết trước chủ đề chính và nội dung buổi nói chuyện giúp cuộc họp trở nên hiệu quả và có sự chuẩn bị trước. Điều này nghe qua có vẻ như đang nhắc lại những điều hiển nhiên, nhưng nếu chúng ta chỉ nhận được rất ít giá trị cho mỗi cuộc họp mang tính chất “chung chung” … thông thường là trong những lời mời họp gấp gáp và cuối cùng lại không có tính định hướng.
  2. Dành vài phút: Chia sẻ những ghi chú trong cuộc họp gắn với các mục hành động, để phát huy tối đa cuộc họp của bạn.
  3. Chuẩn bị và cài đặt các thiết bị trước khi cuộc họp diễn ra: Dành thời gian để xác định cấu hình và kiểm tra micrô, máy quay video, phần mềm của thiết bị trong cuộc họp có hoạt động bình thường không.
  4. Phản hồi lại nếu bạn không thể nghe / không theo dõi được cuộc họp: đừng ngại nói ra những những điều này nếu bạn muốn cuộc họp đạt chất lượng.
  5. Tham gia vào cuộc họp với tư cách là người tham dự trực tuyến: Để giúp bạn hiểu và “cảm nhận” những vấn đề họ thường gặp phải.
  6. Tắt tiếng micrô khi không nói chuyện: Tránh làm ồn, ảnh hưởng đến những người khác! Tiếng vang, tiếng chó sủa, đồng nghiệp trò chuyện, bấm còi xe…
  7. Trong cuộc họp, hãy chú trọng vào những câu hỏi chung của nhóm, vì lợi ích của khán gỉa, những người tham dự: Micro không đủ tốt để lọc nội dung chính từ những người ở quá xa, âm thanh không rõ, vì vậy nếu bạn ở trong một nhóm, như một người điều hành / người tổ chức cuộc họp, hãy lặp lại câu hỏi.
  8. Đặt câu hỏi thường xuyên: Điều này rất tốt để khuấy động cuộc nói chuyện, đặc biệt khi những người nghe khong có ý kiến gì.
  9. Tránh các cuộc trò chuyện bên lề: Khán giả thường hay đề cập những câu chuyện bên ngoài (có thể có liên quan đến cuộc họp hoặc có thể không). Người dẫn dắt chương trình phải luôn cố gắng chú trọng đến nội dung chính. Câu chuyện ngoài lề để vào giờ nghỉ giải lao.
  10. Tập trung! : Điện thoại cá nhân, máy tính bảng, các trình duyệt khác bỏ ra ngoài cuộc họp.   
  11. Tạo mọi điều kiện cho người tham dự: Tránh coi mình làm nhân vật chính điều hành mọi vấn đề và khuyến khích mọi người tham gia nhiệt tình và sôi nổi trong cuộc họp.

Hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ hữu ích cho tổ chức của bạn.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.