Các công việc cần làm khi quản lý dự án văn hóa nghệ thuật

Quản lý dự án văn hóa nghệ thuật không chỉ đòi hỏi kỹ năng quản lý mà còn cần có những nghiệp vụ trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Tuy nhiên, rất nhiều người quản lý các dự án văn hóa thường chỉ giỏi nghiệp vụ chuyên môn mà thiếu hụt kỹ năng quản lý. Bài viết này sẽ cung cấp một số lưu ý khi thực hiện quản lý dự án văn hóa nghệ thuật.

1. Ý nghĩa của quản lý dự án văn hóa nghệ thuật

Dự án văn hóa nghệ thuật gồm nhiều giai đoạn và công việc khác nhau. Nếu dự án không được quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án. Việc quản lý dự án sẽ mang lại những lợi ích sau:

  • Xác định rõ ràng ý tưởng mục tiêu của dự án là gì, tránh việc triển khai không đúng ý tưởng và mục tiêu
  • Xác định rõ giai đoạn, thời gian và các công việc cụ thể của từng giai đoạn dự án cần triển khai, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ hoặc những thay đổi cần thiết phù hợp với thực tế
  • Giúp phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân phụ trách. Lựa chọn người phù hợp với từng vị trí công việc trong dự án
  • Giúp tối ưu hóa nguồn vốn, tài chính và giảm thiểu rủi cho dự án, đặc biệt là các rủi ro về tài chính. 

quan-ly-du-an-van-hoa-nghe-thuat-giup-xac-dinh-ro-rang-y-tuong-muc-tieu-du-an

Quản lý dự án văn hóa nghệ thuật giúp xác định rõ ràng ý tưởng, mục tiêu dự án

2. Công việc cần làm khi quản lý dự án văn hóa nghệ thuật

2.1.Giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án

a.Xác định ý tưởng, mục tiêu 

Việc xác định ý tưởng và mục tiêu của dự án giống như kim chỉ nam trong suốt quá trình thực hiện dự án, đồng thời giúp cho quản lý dự án không đi lệch hướng so với ban đầu.  

Trong quản lý dự án văn hóa nghệ thuật, ý tưởng luôn phải mang tính sáng tạo, độc đáo và mới mẻ. Khi có ý tưởng tức là người thực hiện dự án đã đi được 30% chặng đường thành công của mình. 

y-tuong-viec-dau-tien-phai-lam-khi-bat-dau-thuc-hien-quan-ly-du-an-van-hoa-nghe-thuat

Ý tưởng – việc đầu tiên phải làm khi bắt đầu thực hiện quản lý dự án văn hóa nghệ thuật

Nếu coi ý tưởng của dự án là linh hồn của dự án thì mục tiêu của dự án chính là bộ não. Khi xác định mục tiêu của dự án, cần xác định rõ mục tiêu chiến lược là gì? Mục tiêu dài hạn là gì? Mục tiêu trung hạn?  Mục tiêu ngắn hạn là gì?

  • Mục tiêu chiến lược: là mục tiêu xuyên suốt của dự án và không bao giờ thay đổi. 
  • Mục tiêu dài hạn: Là mục tiêu kéo dài trong một khoảng thời gian từ 10-15 năm. Ví dụ như mục tiêu dài hạn của dự án quản lý văn hóa nghệ thuật phi vật thể là từ năm 2020 – 2030 sẽ xin UNESCO công nhận thêm 03 văn hóa dân gian là văn hóa phi vật thể của thế giới. 
  • Mục tiêu trung hạn: mục tiêu trung hạn thường kéo dài từ 3-5 năm, trong khoảng thời gian này, dự án sẽ đạt được những mục tiêu gì để phục vụ mục tiêu dài hạn, mục tiêu chiến lược. 
  • Mục tiêu ngắn hạn: mục tiêu này thường kéo dài trong khoảng từ 01 năm dưới 03 năm, một số trường hợp chỉ tính bằng tháng. Một mục tiêu ngắn hạn được xây dựng có thể đáp ứng nhu cầu của thị trường, hoặc là bàn đạp để thực hiện các mục tiêu trung hạn, dài hạn. 

muc-tieu-luon-di-cung-voi-y-tuong-khi-xay-dung-du-an-van-hoa-nghe-thuat

Mục tiêu luôn đi cùng với ý tưởng khi xây dựng dự án văn hóa nghệ thuật

b.Xác định quy mô của dự án 

Khi có được ý tưởng, mục tiêu của dự án, bước tiếp theo người quản lý dự án hoặc người thực hiện dự án cần xác định được quy mô của dự án. Quy mô chính là phạm vi và địa điểm của dự án, từ đó xác định nguồn vốn và nhân sự.

c.Xác định nguồn vốn

Dựa trên ý tưởng, mục tiêu và quy mô của dự án, cần định lượng vốn đầu tư cho dự án này. Xác định được nguồn vốn đầu tư, người quản lý dự án đã bước đầu hình thành được tài chính và quản lý tài chính của toàn bộ dự án, các phương án huy động vốn. 

d.Xác định số lượng nhân sự

Sau khi xác định được nguồn vốn, người quản lý dự án cần tìm nguồn nhân sự phù hợp. Nhân sự phụ trách từng hạng mục công việc của dự án như: người quản lý cấp cao; người quản lý cấp trung, những người phụ trách chính của từng hạng mục. 

lua-chon-nhan-su-phu-hop-va-phan-cong-trach-nhiem-thuc-hien-du-an-ro-rang

Lựa chọn nhân sự phù hợp và phân công trách nhiệm thực hiện dự án rõ ràng

d. Lập kế hoạch 

Lập kế hoạch là bước triển khai chi tiết của ý tưởng và hành động thực tế để đạt được mục tiêu đó. Một bản kế hoạch xác định được các nội dung sau: 

  • Ý tưởng dự án là gì? 
  • Mục tiêu: mục tiêu chiến lược của dự án là gì? Dự án có mục tiêu dài hạn, trung hạn hay chỉ có ngắn hạn?
  • Quy mô của dự án là gì? Quy mô lớn hay quy mô nhỏ? Địa điểm thực hiện?
  • Nguồn vốn của dự án: Tổng nguồn vốn sẽ đầu tư, phương án, thời gian huy động vốn.
  • Nhân sự của dự án: Là cá nhân hay đội nhóm? Những nhân sự này phụ trách mảng nào? Sự phù hợp của từng nhân sự trong dự án. 
  • Tiến độ thực hiện dự án: các bước triển khai, những công việc cần làm, người phụ trách chính của từng công việc. 

Để hoàn thành được kế hoạch của dự án, cần có những bước thẩm định, phản biện để đưa ra một bản kế hoạch hoàn chỉnh.

ke-hoach-giup-nhin-nhan-dung-dan-hon-ve-trien-khai-va-quan-ly

Kế hoạch giúp nhìn nhận đúng đắn hơn về triển khai và quản lý

Bên cạnh đó, khi xây dựng kế hoạch cần có phương án dự phòng cho các trường hợp. Đây chính là một trong những hình thức quản trị rủi ro, nhằm hạn chế tối đa tổn thất của dự án, tránh cho người quản lý dự án rơi vào tình thế bị động. 

=> Xem thêm: Quản lý dự án văn hoá nghệ thuật: Quy trình và giải pháp

2.2.Giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án

Sau khi có được một bản kế hoạch chi tiết, người quản lý dự án văn hóa nghệ thuật bước vào giai đoạn thực hiện. Khi thực hiện dự án cần lưu ý:

a.Tiến độ thực hiện và chất lượng các công việc của dự án

Tiến độ thực hiện công việc của dự án luôn đúng hoặc sát với thời hạn trong kế hoạch. Vì chỉ cần kéo dài tiến độ thực hiện dự án sẽ gia tăng rủi ro của dự án và kéo theo các chi phí phát sinh. 

Bên cạnh tiến độ thực hiện thì chất lượng các công việc của dự án cũng cần được coi trọng. Tiến độ công việc nhanh kèm theo chất lượng thì dự án đã thành công được 50%, nhưng nếu tiến độ công việc đạt mà chất lượng kém thì chi phí nhân lực và tài chính sẽ bị ảnh hưởng, thậm chí dẫn đến sự thất bại của dự án. 

giai-doan-thuc-hien-du-an-bien-y-tuong-thanh-hien-thuc

Giai đoạn thực hiện dự án – biến ý tưởng thành hiện thực

b. Nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp, người quản lý dự án văn hóa nghệ thuật sẽ cân nhắc hai yếu tố: Chất lượng của nhà cung cấp và giá thầu đề xuất. 

Khi lựa chọn nhà cung cấp nên ưu tiên các nhà cung cấp có uy tín, thương hiệu. Việc đánh giá nhà cung cấp dựa trên số liệu về tài chính, thương hiệu, đồng thời xem xét cách làm việc của nhà cung cấp và tiến độ thực hiện ở các dự án khác. 

Giá đề xuất phù hợp với tài chính của dự án, hoặc tiến độ giải ngân với các dự án huy động vốn. 

c.Quản trị rủi ro

Một trong những cách để quản lý rủi ro là theo sát tiến độ dự án và có những phương án thay đổi linh hoạt phù hợp với thực tế và luôn có ít nhất một phương án dự phòng. 

quan-tri-rui-ro-luon-phai-duoc-chu-trong-trong-quan-ly-du-an-van-hoa-nghe-thuat

Quản trị rủi ro luôn phải được chú trọng trong quản lý dự án văn hóa nghệ thuật 

d.Lựa chọn công cụ quản lý dự án

Nhằm góp phần giảm tải công việc cũng như giúp người quản lý dự án văn hóa nghệ thuật dễ dàng nắm được tiến độ thực hiện dự án, việc sử dụng các công cụ quản lý dự án là hết sức cần thiết. 

Mỗi công cụ quản lý dự án đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Ngoài việc lựa chọn một công cụ quản lý dự án phù hợp, hãy ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp có uy tín và chất lượng trên thị trường. 

2.3.Giai đoạn kết thúc dự án

a.Hoàn thành các công việc với nhà cung cấp

Người quản lý rà soát và đối chiếu công việc với nhà cung cấp; nghiệm thu các công việc, đối chiếu tài chính, chốt thanh toán; chốt các chứng từ tài chính, kế toán; thống nhất nghĩa vụ của nhà cung cấp sau khi kết thúc hợp đồng hoặc các thỏa thuận công việc. 

b.Tổng kết và rút kinh nghiệm 

Người quản lý sau khi kết thúc dự án cần tổng hợp kinh nghiệm từ việc triển khai dự án. Trước tiên, hãy yêu cầu tất cả bộ phận thống kê những thành tựu đạt được của dự án và của bộ phận mình. Sau đó, hãy thống kê những khó khăn hoặc vấn đề cần khắc phục và phương án giải quyết. 

ket-thuc-du-an-la-luc-tong-ket-va-rut-kinh-nghiem-cho-nhung-du-an-sau

Kết thúc dự án là lúc tổng kết và rút kinh nghiệm cho những dự án sau 

Trên đây là những công việc cần thực hiện khi quản lý dự án văn hóa nghệ thuật. Hy vọng bài viết của Học viện Agile đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về vị trí này và gặp nhiều thuận lợi trong quá trình thực hiện dự án. 

=> Xem chi tiết: Khóa học Quản trị dự án Agile – APM

Related Posts
5 sai lầm lập kế hoạch dự án mà mọi nhà quản lý phải tránh

Để có thể triển khai một dự án thành công thì các quản lý phải là người có định hướng Read more

Growth Hacking – Công thức tăng trưởng đột phá cho doanh nghiệp
Growth hacking là gì?

Trong những năm gần đây, Growth Hacking dần trở thành cụm từ khóa nổi bật dành cho các nhà quản Read more

Agile Coach là ai và làm sao để trở thành một Agile Coach?
Agile Coach là gì?

Có nhiều định nghĩa để trả lời câu hỏi huấn luyện là gì và làm cách nào để trở thành Read more

Văn hóa doanh nghiệp agile là gì?
Văn hóa doanh nghiệp theo Agile là gì?

Văn hóa doanh nghiệp là một phần quan trọng thiết yếu đối với thương hiệu của một doanh nghiệp. Xây Read more