Để nhóm làm việc từ xa có một khởi đầu tốt

Nhóm làm việc từ xa vẫn có các cơ hội để huấn luyện các kĩ năng cho các thành viên nhưng thực hiện công việc này khó khăn hơn nhiều. Với các thành viên sinh sống rải rác tại nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau, bạn sẽ không có các hình thức giao tiếp cần thiết để việc huấn luyện đạt được kết quả.

Trưởng nhóm không thể chỉ đơn giản đến văn phòng của thành viên và minh hoạ cách sử dụng phần mềm để diễn giải cách trình bày hay lập một báo cáo ngân sách.

Tuy nhiên, chỉ cần phân tích lịch làm việc của các thành viên là bạn có thể khắc phục một số vấn đề về khoảng cách.

Ví dụ, các nhóm làm việc từ xa có thể lên lịch trình hội thảo qua điện thoại hàng tuần hoặc hàng ngày để giữ cho cổng giao tiếp luôn mở. Họ có thể để ra một khoảng thời gian giao nhau, khi mọi người cùng sẵn sàng cho công việc của nhóm và tiếp nhận các cuộc điện thoại – những thời điểm không xâm phạm các nghĩa vụ khác của thành viên.

 

 

Vì thế, bạn hãy thực hiện những điều sau:

  • Thông báo để mọi người biết khi nào có thể gọi điện cho nhau.
  • Để cho các thành viên trong nhóm tự thoả thuận những thời điểm hàng ngày, khi họ sẵn sàng cho công việc và giao tiếp của nhóm (hãy lưu ý đến sự khác biệt về múi giờ và thói quen nghỉ ngơi của các thành viên).
  • Đề ra quy tắc tôn trọng khoảng thời gian giao tiếp đã được nhất trí.

Mọi vấn đề về hiệu suất hoạt động đều có nguyên nhân của nó, và công việc của người huấn luyện là tìm ra nguyên nhân ấy.

Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm đang bị tụt lại phía sau, bạn hãy tìm gặp người đó và hỏi lí do. Nếu họ đang sao lãng công việc, hãy thử tìm nguyên nhân khiến họ sao lãng.

Hỏi xem bạn có thể làm gì để giúp đỡ họ. Nếu thành viên này có vẻ bị quá tải do công việc quá nhiều, hãy chia nhỏ nhiệm vụ ấy và giao phó một phần cho các thành viên khác trong nhóm đang có nhiều thời gian.

 

 

Sau đây là một số gợi ý có thể giúp bạn khởi đầu nhóm làm việc tiến đến thành công:

  1. Có tầm nhìn rõ ràng và mục tiêu khả thi ngay từ đầu.

Không có chúng, nhóm ảo rất dễ đi chệch hướng. Giống như mọi nhóm khác, nhóm ảo phải thường xuyên kiểm tra các mục tiêu của mình và điều chỉnh trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, ngay từ đầu, bạn nên dành khoảng thời gian xứng đáng cho việc xác định viễn cảnh và mục tiêu của nhóm.

  1. Làm rõ vai trò của mỗi thành viên trong nhóm.

Mọi thành viên trong nhóm nên biết họ được giao công việc gì. Nhóm ảo sẽ không thể thành công nếu các vai trò không được xác định rõ ràng từ đầu.

  1. Duy trì tính tổ chức.

Trưởng nhóm hay người quản lí dự án phải lập kế hoạch làm việc và duy trì mối quan hệ ở khoảng cách khá xa trong suốt quá trình triển khai dự án. Dù trưởng nhóm nào cũng phải làm những nhiệm vụ như vậy, nhưng việc một trưởng nhóm ảo có óc tổ chức tốt là điều đặc biệt quan trọng, vì khả năng thất bại của nhóm ảo sẽ cao hơn nhiều.

 

 

  1. Nắm vững các vấn đề chính.

Mọi người trong nhóm phải cùng xác định những điều sau:

  • Chúng ta đang làm gì và làm khi nào?
  • Ai là người chịu trách nhiệm?
  • Chúng ta làm việc đó như thế nào?
  • Làm sao chúng ta biết khi nào thì việc đó làm xong?
  • Làm thế nào chúng ta (và những người khác) kiểm tra tiến độ và hiệu suất hoạt động?
  • Làm thế nào để chúng ta (và những người khác) đánh giá kết qua