Điều hành cuộc họp khi làm việc từ xa

Họp là một cách thức để thông báo, trao đổi ý kiến, cùng tìm giải pháp để có các quyết định kế hoạch.

Chính vì vậy, người điều hành cuộc họp cần có kỹ năng chuyên nghiệp và hiệu quả để giúp cuộc họp đạt được kết quả, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, đồng thời làm tăng độ gắn kết của đội ngũ, độ chuyên nghiệp và tinh nhuệ của tập thể.

  1. Đúng giờ

Đúng giờ là yếu tố đầu tiên cần phải có để giúp cho cuộc họp hiệu quả.

Những người tham gia cuộc họp cần vào công cụ họp online trước khi cuộc họp bắt đầu khoảng 10 phút để kiểm tra đường truyền, kết nối đảm bảo đến đúng thời gian, cuộc họp có thể bắt đầu. ​Bạn có thể từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác tham gia trễ.

  1. Phân công công việc

Trước khi cuộc họp bắt đầu, cần làm rõ: ai đóng vai trò thư kí? Ai đóng vai trò chủ toạ? Ai đóng góp tham luận gì? Việc phân công công việc cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho người được phân công có thời gian chuẩn bị cho công việc của mình giúp cuộc họp giữ được mục đích, đảm bảo nội dung.

  1. Lắng nghe và điều phối

Luôn luôn lắng nghe các ý kiến, quan điểm được đưa ra trong buổi họp, khuyến khích các thảo luận để có thêm nhiều thông tin cho việc ra quyết định. Nếu cuộc họp chỉ theo cách sếp nói, nhân viên nghe, không có sự trao đổi hai chiều sẽ kém hiệu quả hơn.

Tuy nhiên nếu thảo luận nhiều quá, không có sự dẫn dắt sẽ dẫn đến sự mất tập trung, tốn thời gian. Quy tắc lắng nghe và điều phối thảo luận, thời gian này đặc biệt cần thiết cho người chủ toạ để giữ cho buổi họp được thành công.

  1. Chủ toạ tránh tham gia vào tranh luận

Chính bởi vai trò lắng nghe và điều phối, chủ tạo nên tránh tham gia trực tiếp vào các cuộc thảo luận, tranh luận để luôn giữ được yếu tố khách quan, lắng nghe trọn vẹn các quan điểm của những người tham gia cuộc họp.

  1. Xác định rõ ràng về cơ chế gia quyết định

Quy tắc này xác định rõ ràng về cơ chế ra quyết định để tránh các thảo luận sa đà.

Khi nhiều ý kiến, quan điểm được đưa ra, đặc biệt nếu các quan điểm không ngừng được đưa ra, không có hồi kết cho thảo luận, cần có cơ chế ra quyết định rõ ràng, ai là người quyết định cuối cùng: chủ toạ? hay người điều phối? hay người có quyền hạn và trách nhiệm liên quan?

  1. Có nghị quyết hoặc chốt lại cuộc họp

Kết thúc cuộc họp bạn cần xác định lại những vấn đề đã xem xét, Nêu lại những quyết định trong buổi họp, Đừng quên hỏi thư ký đã ghi nhận đầy đủ hay chưa.​Đối với các cuộc họp quan trọng như họp sơ kết, họp tổng kết, họp liên tịch, họp Hội đồng quản trị, cần phải có nghị quyết đưa ra ngay sau cuộc họp.

Đối với các cuộc họp thảo luận, hội ý, cải tiến, cần có các kế hoạch hành động hoặc chốt lại cuộc họp để đảm bảo rằng kết thúc cuộc họp, các cá nhân có thể bắt đầu công việc của mình.

  1. Cập nhật biên bản và gửi lại

Cuối cùng, biên bản cần được cập nhật và gửi lại trong vòng 24h để giúp các thành viên tham gia nhớ được các thảo luận, thống nhất đã đưa ra trong cuộc họp để từ đó có cơ sở giám sát tiến trình thực hiện các công việc.