Giải quyết các vấn đề khi nhóm làm việc từ xa

Không Vấn đề quản lí là thách thức lớn đối với nhóm làm việc từ xa ngay cả khi bạn có sự hỗ trợ của công nghệ kết nối. Bài viết này sẽ giúp bạn phân tích lại các vấn đề của quản lí trong bối cảnh nhóm làm việc từ xa.

  1. Sự đồng nhất của nhóm

Những cá nhân đồng nhất với nhóm nhìn chung luôn có cách cư xử tạo nên nền tảng thành công của nhóm. Họ làm việc tích cực hơn, có sự hợp tác nhiều hơn và họ biết đặt quyền lợi của nhóm cao hơn quyền lợi của bản thân.

Sự đồng nhất của nhóm thường song hành với ​sự tin cậy, nhờ đó khuyến khích việc chia sẻ thông tin và tăng mức độ hợp tác.

Sự đồng nhất của nhóm không tự nhiên xuất hiện trong nhóm làm việc từ xa vì những lí do rất hiển nhiên. Nếu nhóm và các thành viên của nhóm sống tách biệt nhau, họ sẽ không có chung cảm nhận và như người ta thường nói: “xa mặt, cách lòng”.

Trong trường hợp xấu nhất, nhóm làm việc từ xa sẽ là một tập thể của những người xa lạ có rất ít các mối quan hệ xã hội. Bạn có thể tiến hành một số phương pháp sau đây để tăng tính đồng nhất cho nhóm:

  • Tổ chức cuộc họp ra mắt:

Nếu có thể, hãy tập hợp mọi người đến cuộc họp này, dù đây là lần duy nhất họ gặp mặt trực tiếp trong suốt quá trình thực hiện dự án. Ý tưởng này nhằm tạo sự gắn kết theo các nhóm nhỏ. Nếu nhóm không có quá nhiều thành viên, bạn hãy giới thiệu từng thành viên và yêu cầu mỗi người nói về lai lịch của bản thân.

  • Khuyến khích những cuộc gặp mặt định kì theo tiến độ công việc:

Nếu nhóm bao gồm những nhân viên không quá cách xa nhau về khoảng cách địa lí và ngân sách cho phép, bạn hãy tập hợp mọi người vào một vài thời điểm chính như​: thay đổi cam kết, khi có thành viên mới tham gia với nhóm, khi cần ra quyết định quan trọng,…

Hãy sử dụng hình thức hội thảo video nếu nhóm không thể họp trực tiếp. Như vậy bạn sẽ củng cố được mối quan hệ trong nhóm đã hình thành từ buổi ra mắt.

  • Tìm những thời điểm mà mọi người có thể tiếp xúc với nhau: ​

Sẽ thật khó khăn nếu nhóm có các thành viên sống tại nhiều châu lục và múi giờ khác nhau. Vì vậy, hãy lên lịch trình cho các buổi họp thông thường, các cuộc hội thoại qua điện thoại hoặc trao đổi trực tuyến trên Internet, và sắp xếp một quy trình để thảo luận những vấn đề then chốt của dự án.

Điều đó sẽ giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và sẵn sàng thúc đẩy nhóm.

  • Tạo sự đồng nhất của nhóm xoay quanh mục tiêu

 

 

  1. Sự tận tâm

Sự tận tâm đối với nhóm và mục tiêu của nhóm là hai yếu tố bắt buộc để nhóm làm việc từ xa thành công. Nếu thiếu sự tận tâm, các thành viên sẽ dành thời gian và công sức cho các mục tiêu khác.

Để xây dựng sự tận tâm cho nhóm làm việc từ xa, bạn hãy bắt đầu từ việc lựa chọn thật kĩ các thành viên tham gia nhóm.

Ngoài những kĩ năng ​cần phải có để thực hiện dự án, trưởng nhóm nên chọn người có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu của nhóm, và họ cũng phải có năng lực những hiểu biết, kĩ năng quan trọng cho công việc của nhóm.

 

 

  1. Tinh thần hợp tác

Trọng tâm của nhóm là tập hợp được những người có khả năng bổ sung cho nhau, có thể cùng làm việc với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. Sự phối hợp các kĩ năng bổ sung cho nhau này sẽ đem lại cho nhóm sức mạnh mà các tổ làm việc theo phong cách truyền thống không có được.

Nhưng liệu các thành viên trong nhóm làm việc từ xa có thể hợp tác chặt chẽ với nhau không? Sau đây là một số lời khuyên cho bạn:

  • Tạo cơ hội hợp tác: Bạn có thể khai thác những công cụ giao tiếp đã trình bày ở trên. Việc giao tiếp sẽ tạo điều kiện cho sự hợp tác trong nhóm.
  • Công nhận và khen ngợi hành vi hợp tác: Ví dụ: bạn công bố với mọi người việc hai thành viên trong nhóm đang thúc đẩy tiến độ thuyết trình công việc của nhóm ở cấp quản lí, hoặc thông báo qua email những kết quả nghiên cứu thị trường do các thành viên phối hợp triển khai.

 

 

  1. Các yếu tố văn hoá

Nếu bạn đang quản lí một nhóm làm việc từ xa với các thành viên sống rải rác khắp toàn cầu, bạn cần kiểm tra các yếu tố văn hoá, đặc biệt là các thành viên mới.

Các thành viên trong nhóm cảm nhận như thế nào về điều kiện lao động, giờ giấc, quyền hạn và trách nhiệm, cách thức giao tiếp (cụ thể là những hành vi nào được xem là lịch sự, hành vi nào không) và các hoạt động chịu ảnh hưởng của nền văn hoá khác.

Ví dụ ở một số nước, quản lí sẽ đánh mất sự kính trọng nếu họ không giữ được mối quan hệ nghiêm túc đối với cấp dưới, trong khi ở các nước khác, thái độ nghiêm trang lại không được đánh giá cao.

Ngay cả việc khen ngợi một thành viên nào đó đã thực hiện tốt phần việc của mình cũng có thể phản tác dụng do trưởng nhóm không ý thức được những khác biệt về văn hoá.

Giờ giấc làm việc cũng là một vấn đề quan trọng khác. Các thành viên có chấp nhận giờ giấc như vậy nếu họ bị trói buộc vào lịch trình của bạn suốt một thời gian dài không?

Mọi người nghĩ gì khi phải làm việc vào cuối tuần, ngày lễ hay làm việc thêm giờ? Bạn cần xem xét cẩn thận những câu hỏi này và thảo luận với tất cả các thành viên trong nhóm.

Nhóm đa văn hoá cũng phải nhất trí về các vấn đề ngôn ngữ và biện pháp làm việc. Việc thảo luận và báo cáo sẽ được thực hiện bằng ngôn ngữ nào? Ngân sách sẽ được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ nào?

Giao tiếp thường là trở ngại lớn nhất trong những nhóm có các thành viên đến từ nhiều nền văn hoá khác nhau. Không phải mọi thành viên trong nhóm đều thông thạo thứ tiếng mà nhóm đã thống nhất dùng làm ngôn ngữ giao tiếp.

Và điều này có thể làm cho các thành viên không hiểu nhau.