Làm điều quan trọng: Cuộc hôn nhân bất ngờ nhưng hoàn hảo của Google và OKR

I. Cuộc gặp gỡ với hai chàng trai trẻ với hoài bão lớn và tầm nhìn vượt trội

Sergey và Larry, hai chàng sinh viên trẻ bỏ học nửa chừng tại Đại học Standford, theo đuổi ước mơ, mở một công ty start-up mang tên Google, với sứ mệnh Kiến tạo nền tảng thông tin cả thế giới và biến khối thông tin đó trở nên hữu ích và được truy cập trên toàn cầu. Họ chưa có  gì trong tay nhưng ấp ủ những ước mơ lớn với doạnh thu 10 tỷ đô la và giá trị thị trường lên đến 100 tỷ đô la, sánh ngang với những đại gia như Microsoft, IBM hay Intel.

Hai chàng trai ấy tìm đến John Doerr – một nhà đầu tư mạo hiểm nổi tiếng – để tìm một con đường đúng đắn dẫn họ đến cái đích mong muốn. Đó là bước đầu tiên, đưa Google đến gần hơn với OKRs.

II. Ý tưởng luôn luôn dễ dàng nhưng thực thi mới là tất cả

OKRs là chữ viết tắt của Objectives and Key Results – còn gọi là phương pháp quản trị theo mục tiêu và các kết quả then chốt – là các quy chuẩn được áp dụng cho các doanh nghiệp, nhóm làm việc và cá nhân để hoàn thành các mục tiêu đề ra.

Mục tiêu (O) là những điều chúng ta muốn đạt được. Theo định nghĩa, mục tiêu phải có ý nghĩa rõ ràng, theo hướng hành động được và lý tưởng nhất là tạo được cảm hứng để đạt được. Khi được triển khai đúng cách, các mục tiêu đó là liều vắc xin chống lại được lối suy nghĩ nhạt nhẽo, dẫn đến những hành động cứng nhợt nhạt.

Kết quả then chốt (KR) sẽ đánh dấu và giám sát cách chúng ta đi đến những mục tiêu đó như thế nào. KRs hữu hiệu thể hiện một cách rõ ràng và khống chế thời gian, phải có tính công kích nhưng vẫn bảo đám tính hiện thực. Hầu hết các KRs đều cân đo đong đếm được và xác minh được. Vào cuối một định kỳ giao hẹn trước, thường là hằng quý, chúng ta có đạt được KRs hay không đạt. Đến khi tất cả các KRs đó được hoàn thành lúc đó mới chắc chắn mục tiêu đề ra sẽ đạt được (còn nếu không đạt, nguyên nhân nằm ở chỗ OKRs đề ra ban đều quá tệ).

III. Google và OKRs – cuộc hôn nhân bất ngờ nhưng hoàn hảo

Có thể nói cuộc hôn nhân giữa Google và OKRs chỉ là sự ngẫu nhiên, là sự phối hợp trở kháng tuyệt vời (trong kỹ thuật, trở kháng tức là sức cản nên cân bằng với tải – tức là công suất). OKRs là một công cụ dựa trên dữ liệu, mềm dẻo dành cho một công ty xem trọng dữ liệu và tôn thờ sự tự do sáng tạo. Công cụ này hứa hẹn đem lại sự “trong suốt” cho một công ty thiếu cởi mở, không có hệ thống mở. Quan trọng hơn nữa, công cụ này sẽ áp dụng chính sách “chết nhanh” cho các dự án và thách thức hai người táo bạo nhất thời đại – Larry và Sergey.

Đúng là như vậy, Larry và Sergey hiểu rằng viết ra những mục tiêu cụ thể sẽ dễ biến thành hiện thực hơn là nói một cách mù mờ. Họ cũng rất thích khái niệm sắp xếp các mục tiêu xem cái nào là quan trọng nhất đối với họ sau đó công bố công khai cho mọi người tại Google. Họ hiểu OKRs có thể giúp cho công ty tiếp tục tiến lên trong bối cảnh rối ren của luật định và cạnh tranh như thế nào.

Cùng với Eric Shmidt, người gia nhập hai năm sau đó và trở thành CEO của Google, Larry và Sergey cũng rất kiên trì nhất quán trong việc áp dụng OKRs. Như Shmidt nói với tác giả Steven Levy: “Mục tiêu của Google là trở thành một nhà sáng tạo hệ thống ở quy mô lớn chưa từng có. Sáng tạo tức là tạo ra cái chưa có; và quy mô có nghĩa là những cách thức to lớn, có hệ thống trong việc xem xét hoàn thiện công việc theo cách có thể tái sản xuất được”. Bộ ba này cũng đã đưa vào OKRs một phụ gia quan trọng có yếu tố quyết định: sự tin tưởng tuyệt đối từ cấp lãnh đạo cao nhất.

Có lẽ không một tổ chức nào có thể áp dụng OKRs hiệu quả hơn Google. Không đơn giản chỉ đưa ra danh sách mục tiêu và kiểm tra đôn đốc. Họ xây dựng năng lực trước, chuẩn bị cơ bắp cho các vận động viên, và tất nhiên luôn luôn có những đau đớn trong khi luyện tập. Tuy nhiên,các lãnh đạo tại Google chưa bao giờ nản chí. Sự thèm khát học hỏi và cải tiến của họ luôn luôn không thể thỏa mãn.

Khi Eric Schmidt và Jonathan Rosenberg (cựu phó chủ tịch Google phụ trách sản phẩm) trình bày trong quyển How Google Works, OKRs chỉ đơn giản là “một công cụ được đặt vào để phù hợp với đặc tính lúc nào cũng nghĩ lớn làm lớn của các nhà sáng lập Google”. Trong những năm đầu của Google, cứ mỗi quý Larry Page dành ra hai ngày để kiểm tra riêng cho các OKRs của từng kỹ sư phần mềm. Khi Google lớn mạnh, Larry tiếp tục tạo ra mỗi quý một cuộc tranh luận với nhóm lãnh đạo về các mục tiêu của Google.

Giờ đây gần hai thập niên, OKRs vẫn tiếp tục được duy trì như một phần của cuộc sống tại Google. Thời gian trôi qua, lẽ ra các nhà lãnh đạo của Google có thể tuyên bố chiến thắng và loại bỏ quy trình OKRs; hoặc áp dụng những quy trình nhiêu khê khác để quản trị sự to lớn đầy phức tạp tại Google; hoặc thay thê OKRs bằng những mô hình quản lý mới nhất, thời thượng nhất. Tuy nhiên họ vẫn duy trì hệ thống đó. OKRs vẫn sống và sống tốt tại Google.

Có thể nói thành công vang dội của Google vượt xa những kỳ vọng vốn đã từng bị cho là hão huyền, với: giá trị thị trường trên 700 tỷ đô la, trở thành công ty có giá trị lớn thứ hai trên thế giới. Năm 2017, năm thứ 6 liên tiếp Google được xếp hạng nhất trong danh sách “Công ty làm việc tốt nhất” của tạp chí Fortune. Sự thành công vang dội này bắt nguồn từ tài năng lãnh đạo ổn định và mạnh mẽ, một nguồn nhân lực công nghệ dồi dào, một văn hóa dựa trên tính minh bạch, làm việc nhóm và sáng tạo không ngừng nghỉ. OKRs đã đóng một vai trò sống còn và không thật không thể tưởng tượng một bộ máy khổng lồ như Google hoạt động ra sao nếu không có OKRs.