Top 10 công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả

, ,

Trước diễn biến phức tạp của mùa dịch Covid-19 không ít các công ty đã triển khai hình thức làm việc từ xa cho cán bộ và nhân viên của mình.

Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa đang dần tạo ra sự kết nối nhanh chóng và tiện lợi hơn cho rất nhiều người.

Điều này sẽ giúp nhân viên sắp xếp thời gian linh hoạt hơn mà lãnh đạo vẫn kiểm soát được tiến độ cũng như chất lượng hiệu suất của công việc mà không cần phải đến công ty.

Những lợi ích của công cụ làm việc từ xa

  • Tiền lương và dịch vụ thường rẻ hơn ở các nước khác nhau.
  • Doanh nghiệp của bạn trở nên hấp dẫn hơn với các tài năng hàng đầu.
  • Việc các thành viên trong nhóm trải đều trên các múi giờ có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn sự hiện diện 24/7.
  • Có được những hiểu biết văn hóa và quan điểm khác nhau.
  • Mở rộng sự hiện diện kinh doanh của bạn và tạo kết nối ở các thị trường khác.
  • Theo khảo sát từ connect Solutions 30% người được hỏi cho biết giao tiếp từ xa giúp họ nâng cao nâng suất làm việc
  • 82% những người làm việc từ xa cảm thấy ít stress hơn so với làm việc tại công ty
  • Theo khảo sát từ ĐH STANFORD các công ty cho phép làm việc từ xa có tỷ lệ nhân viên bỏ việc thấp hơn 50%.
  • Harvard Business Review khẳng định 87% nhân viên làm việc từ xa cảm thấy được kết nối hơn trong các buổi họp trực tuyến qua video
  • 68% người trẻ tìm việc cho biết sẽ hứng thú hơn với các công ty cho phép làm việc từ xa
  • Theo khảo sát toàn cầu của PGI 68% nhân viên làm việc từ xa toàn cầu sẽ rời công việc hiện tại để chuyển sang các công việc lương bằng nhưng có thể làm việc tại nhà fulltime.

Trong bài viết này, chúng tôi đang xem xét cụ thể các công cụ tốt nhất cho các nhóm phân tán .

Rõ ràng, điều này có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể ở các quốc gia và múi giờ khác nhau trên khắp thế giới. Điều này đi kèm với một số thách thức trong việc quản lý (hoặc là một phần của) một nhóm từ xa làm việc trong cùng khu vực hoặc quốc gia:

  • Múi giờ
  • Rào cản ngôn ngữ
  • Văn hóa khác nhau
  • Ngày lễ tôn giáo, sự kiện hàng năm, vv
  • Văn hóa nơi làm việc đa dạng
  • Sự khác biệt về mức lương tối thiểu / chấp nhận được
  • Sự khác biệt về quyền của người lao động
  • Sự khác biệt về công nghệ (tốc độ internet, vùng phủ sóng, truy cập vào các trang web, v.v.)

  1. Serene: Để loại bỏ phiền nhiễu, hãy tập trung vào nhiệm vụ trong tay và hoàn thành công việc nhanh hơn.
  2. Status Hero: Cho phép mọi thành viên trong nhóm xem những ai đang làm việc để tránh gián đoạn và chồng chéo về mặt thời gian.
  3. Toggl: Công cụ theo dõi thời gian cho các cá nhân và nhóm.
  4. Slack: Công cụ giao tiếp nhóm để làm cho công việc cá nhân và cộng tác dễ dàng hơn.
  5. Monday: Công cụ quản lý dự án để quản lý nhóm và các thành viên nhóm riêng lẻ hoàn thành nhiệm vụ và toàn bộ dự án nhanh hơn.
  6. Google Drive: Tạo, chia sẻ và cộng tác tệp miễn phí cho các loại tài liệu cơ bản (tệp văn bản, bảng tính, bản trình bày, v.v.)
  7. InVision: Một công cụ nguyên mẫu thiết kế hợp tác để biến các khái niệm thành hiện thực nhanh hơn.
  8. Spark: Trải nghiệm email hợp tác, không bị phân tâm để giữ cho các nhóm tập trung và giúp họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn.
  9. Doodle: Lập lịch nhóm cho các cuộc họp, cuộc gọi video và phiên họp chung mà không gặp rắc rối.
  10. Zoom: Hội nghị truyền hình, cách nó nên dành cho các nhóm phân phối.

Với các công cụ này bạn, các thành viên trong nhóm có thể đạt được năng suất cao hơn – cả khi làm việc cá nhân và cộng tác với các thành viên khác trong nhóm.

Điều quan trọng, các công cụ này cũng giúp các nhà quản lý nhóm và dự án giúp mọi người đi đúng hướng và đảm bảo các mục tiêu đang bị tấn công. Vì vậy, hãy xem xét kỹ hơn từng công cụ này.

1. Serene (Mac)

Free Serene là một công cụ năng suất miễn phí cho các nhóm và nhân viên từ xa. Ứng dụng giúp các nhân viên nhóm riêng lẻ tối đa hóa hiệu quả bằng cách tập trung vào một mục tiêu mỗi ngày thay vì phân chia sự chú ý của họ.

Nhiều nghiên cứu cho thấy đa nhiệm giết chết năng suất và đây là nguyên tắc thiết kế chính đằng sau Serene. Thông điệp của ứng dụng nói lên tất cả: Đa nhiệm vụ là một huyền thoại. Nhiệm vụ độc nhất là một siêu cường.

Các tính năng chính

  • Trình chặn trang web: Chặn các trang web làm bạn mất tập trung, chẳng hạn như các trang web truyền thông xã hội và tin tức.
  • Trình chặn ứng dụng: Chặn các ứng dụng thu hút sự chú ý của bạn ra khỏi công việc – ứng dụng xã hội, ứng dụng email và bất kỳ trình duyệt khác cản trở bạn.
  • Các phiên không bị phân tâm: Làm việc trong các phiên 20-60 phút với thời gian nghỉ thường xuyên để tối đa hóa năng suất.
  • Hẹn giờ phiên: Hiển thị cho bạn bao nhiêu thời gian bạn còn lại để hoàn thành các nhiệm vụ, giúp bạn tăng động lực vào cuối mỗi phiên.
  • Danh sách việc cần làm: Quản lý các nhiệm vụ và đảm bảo mọi thứ được thực hiện bởi đúng thành viên trong nhóm.
  • Công cụ lập kế hoạch ngày: Xác định mục tiêu của bạn trong ngày, thiết lập các nhiệm vụ của bạn và hoàn thành công việc.
  • Âm thanh: Phát nhạc nền để giúp bạn tập trung.
  • Bộ giảm thanh điện thoại: Tự động đặt điện thoại của bạn lên điện thoại di động im lặng trong khi làm việc để tránh những phiền nhiễu không cần thiết.

2. Status Hero (Windows, Mac, ứng dụng web)

Nếu bạn đã từng quản lý hoặc làm việc với một nhóm từ xa, bạn sẽ hiểu tầm quan trọng của các tình trạng/ trạng thái công việc. Việc cho phép các thành viên trong nhóm thiết lập các trạng thái hiện tại, số lượng công việc, tình trạng khó khăn.

Mặt khác, bạn có thể theo dõi thành viên nào trong nhóm làm gián đoạn tiến trình công việc và cập nhật thông báo liên tục vào thời điểm bất tiện.

Đây là vai trò cơ bản nhưng vô cùng cần thiết trên phần mềm cộng tác và Status Hero biến khái niệm này thành một công cụ năng suất chính.

Các tính năng chính

  • Cập nhật tình trạng: Người dùng có thể hiển thị trạng thái hoạt động cho mọi thành viên nhóm và quản lý cập nhật.
  • Múi giờ: Status Hero phát hiện các múi giờ của người dùng (chúng cũng có thể được xác định bởi người dùng) để giúp các thành viên trong nhóm cộng tác ở các vị trí địa lý khác nhau.
  • Trình chặn: Các thành viên trong nhóm có thể nêu bất kỳ vấn đề nào trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
  • Quản lý dự án: Người quản lý và thành viên trong nhóm có thể thấy có bao nhiêu mục tiêu được hoàn thành và có bao nhiêu mục tiêu đang bị gián đoạn trong thời gian thực.
  • Liên chức năng: Bạn có thể chia nhóm thành nhiều nhóm, phân công các dự án cho các nhóm khác nhau và chuyển đổi giữa các nhóm một cách nhanh chóng.
  • Theo dõi tâm trạng: Nhận biết rõ hơn về trạng thái cảm xúc của các thành viên trong nhóm.
  • Chế độ quan sát viên: Để người quản lý và các bên liên quan xem tiến trình mà không làm gián đoạn tiến trình công việc của các thành viên trong nhóm.

3. Toggl (Windows, Mac, iOS, Android, Chrome, Firefox)

Toggl là một ứng dụng theo dõi thời gian hoàn thành công việc.

Về cơ bản, nó được thiết kế để theo dõi chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ. Công cụ này ban đầu được các dịch giả sử dụng nhiều để đảm bảo thời gian và số lượng công việc chính xác và được trả tiền công bằng.

Bây giờ, Toggl là một ứng dụng năng suất được thiết kế cho các nhóm và từng thành viên riêng lẻ để tối đa hóa năng suất.

Trên tất cả, trực quan hóa dữ liệu giúp bạn so sánh lợi nhuận với thời gian dành cho nhiệm vụ và chi phí lao động để xem dự án và khách hàng nào có lợi nhất.

Các tính năng chính

  • Theo dõi thời gian: Thời gian hoàn thành công việc.
  • Tăng lợi nhuận: Kiểm tra bạn có cống hiến đủ cho thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án.
  • Báo cáo: Xem mức độ hiệu quả của bạn và mức độ thời gian của bạn với các báo cáo Toggl.
  • Đa nền tảng: Các ứng dụng được thiết kế tuyệt vời của Toggl hoạt động trên mọi hệ điều hành và trực tuyến để bạn có thể truy cập bất cứ nơi nào bạn cần, bất cứ khi nào bạn cần.

4. Slack (Windows, Mac, iOS, Android và web)

Slack là công cụ giao tiếp nhóm. Nền tảng tổ chức các cuộc hội thoại thành các kênh mà các thành viên trong nhóm có thể tham gia và thoát ra khi cần, vì vậy không ai nhận được tin nhắn hoặc thông báo không liên quan đến họ.

Các cuộc hội thoại cũng có thể có trong các chuỗi, giữ các tin nhắn bên ngoài kênh chính để các cuộc trò chuyện không cản trở các chủ đề và dự án chính.

Các tính năng chính

  • Tin nhắn: Giao tiếp trực tiếp giữa mọi thành viên trong nhóm để cộng tác liền mạch.
  • Trạng thái: Người dùng có thể đặt trạng thái sẵn có để tập trung vào các tác vụ riêng lẻ khi cần.
  • Chia sẻ tệp:  Kéo và thả cho các tệp PDF, hình ảnh, video và các loại tệp phổ biến khác.
  • Cuộc gọi thoại và video : Cuộc gọi thoại và video trực tiếp từ trong Slack.
  • Chia sẻ màn hình: Cho phép các thành viên trong nhóm hiển thị công việc của mình cho người khác trong thời gian thực để cộng tác mạnh mẽ hơn.

5. Google Drive (Windows, Mac, iOS, Android và web)

Tôi có lẽ không cần phải nói nhiều về Google Drive; đó là bộ nhớ đám mây thay thế cho Microsoft Office, đơn giản chỉ hoạt động tốt hơn cho các nhóm từ xa và hợp tác so với bộ công cụ thay thế MS.

Các tính năng chính

  • Tài liệu: Word, bảng tính, bản trình bày và tất cả các tài liệu cần thiết – miễn phí.
  • Lưu trữ đám mây: Yếu tố đám mây của Google Drive là yếu tố giúp nó trở nên hữu ích cho các nhóm từ xa, cho phép họ tạo, tải lên, chia sẻ và cộng tác trên các tệp.
  • Cộng tác: Cộng tác trong thời gian thực trên các tệp Google Docs hoạt động mà không có bất kỳ độ trễ thực sự nào cản trở và đây là nơi nó thực sự vượt trội so với Microsoft Drive.

6. InVision (Windows, Mac, iOS, Android)

Khi bạn thiết kế lại trang web của mình, xây dựng ứng dụng di động, phát triển ứng dụng của riêng bạn phần mềm hoặc tạo một bản trình bày với nhiều điểm hơn so với nỗ lực Powerpoint, InVision là công cụ giúp nhóm thiết kế thoát khỏi giai đoạn ý tưởng nhanh hơn.

Các tính năng chính

  • Tạo mẫu: Tạo các nguyên mẫu tương tác hoàn chỉnh với các liên kết, hoạt hình và hiệu ứng hoạt động để nhà phát triển, khách hàng và thành viên trong nhóm có thể thấy sản phẩm cuối cùng sẽ trông như thế nào và cảm thấy như thế nào.
  • Cộng tác: Từ việc tạo ý tưởng đến chia sẻ tệp và làm việc trên các tệp thiết kế, InVision cung cấp các công cụ cộng tác mà các nhà thiết kế từ xa cần.
  • Nhắn tin: Các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên các dự án, trao đổi ý tưởng và cung cấp phản hồi về công việc của người khác.
  • Quản lý thiết kế: Trưởng nhóm có thể quản lý các dự án và quy trình thiết kế đang diễn ra.
  • Phát triển tích hợp: InVision tạo ra một quy trình thiết kế và phát triển liền mạch, nơi cả hai nhóm có thể làm việc cùng nhau và hợp tác khi các dự án chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.

7. Spark (Mac, iOS, Android)

Spark là một ứng dụng email thông minh ngăn chặn các hộp thư rác gây phiền nhiễu.

Tốt hơn nữa, nó biến chúng thành một tài sản cho các đội từ xa phân tán. Hộp thư đến thông minh của Spark tự động phân loại email của bạn từ mọi tài khoản và cho phép bạn ưu tiên các email quan trọng nhất trong khi lọc ra những email không phù hợp.

Các tính năng chính

  • Hộp thư đến thông minh: Dọn dẹp hộp thư đến của bạn, tìm bất kỳ email nào với Tìm kiếm thông minh của Google và báo lại những email không cần sự chú ý của bạn ngay bây giờ.
  • Thông báo thông minh: Chỉ nhận thông báo cho các email thực sự quan trọng.
  • Gán email: Gán email cho các thành viên trong nhóm để người phù hợp luôn quản lý các nhiệm vụ.
  • Email nhóm: Nhận xét nhóm riêng, bản nháp được chia sẻ, trả lời mẫu và trò chuyện tức thì cho các nhóm hợp tác.
  • Gửi email sau: Lên lịch gửi email để gửi chúng khi mọi người có khả năng đọc chúng nhiều nhất.
  • Lời nhắc: Nhận lời nhắc để theo dõi các email quan trọng vào đúng thời điểm.

8. Zoom (Windows, Mac, iOS, Android và web)

Zoom là một bộ công cụ hội nghị và truyền thông video được thiết kế cho các nhóm từ xa, hội nghị kinh doanh, hội thảo trên web và các mục đích khác của công ty.

Sử dụng Zoom cho các cuộc họp ảo có thể sử dụng để chạy các cuộc gọi video và gọi thoại, nhưng nó có khả năng nhiều hơn thế.

Các tính năng chính

  • Cuộc họp video: Các nhóm từ xa có thể chạy các cuộc họp video và cuộc gọi video một-một.
  • Cuộc gọi thoại: Bạn cũng có thể chạy các cuộc gọi thoại nhóm hoặc một người khi không cần gặp mặt trực tiếp.
  • Hội thảo trên web: Bạn cũng có thể sử dụng Thu phóng để lưu trữ hội thảo trên web.
  • Nhắn tin: Thành viên trong nhóm có thể gửi tin nhắn bằng Zoom.
  • Chia sẻ tệp: Chia sẻ tệp trong và ngoài cuộc trò chuyện video / giọng nói để cộng tác giữa các thành viên.

9: Doodle (Ứng dụng web)

Doodle là một ứng dụng lên lịch hợp tác giúp bạn dễ dàng sắp xếp các cuộc họp mà không cần gửi email qua lại.

Không quan trọng nhóm của bạn lớn như thế nào, có bao nhiêu múi giờ họ trải rộng hoặc bao nhiêu đội mà lực lượng lao động của bạn bao gồm – Doodle làm cho các cuộc họp diễn ra.

Điều này rất quan trọng đối với các nhóm từ xa được phân phối trên các múi giờ khác nhau.

Các tính năng chính

  • Lập lịch trình nhóm: Sắp xếp các cuộc họp, cuộc gọi video và các phiên hợp tác mà không cần gửi email qua lại.
  • Tính khả dụng: Các thành viên trong nhóm có thể đặt giờ khả dụng, tự động điều chỉnh cho các múi giờ.
  • Lời nhắc: Đặt lời nhắc để các thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng cho các cuộc họp.
  • Sự kiện cá nhân: Giữ các cuộc họp, sự kiện và nhiệm vụ riêng tư được ẩn khỏi các thành viên trong nhóm để mọi người chỉ nhìn thấy các nhiệm vụ họ cần.

10. Monday (iOS, Android, ứng dụng web)

Một lần nữa, có rất nhiều công cụ quản lý dự án được thiết kế cho các nhóm kỹ thuật số ngày nay nhưng Monday cung cấp một bộ tính năng nâng cao hơn so với một số công cụ thay thế nổi tiếng như Trello.

Rất nhiều công cụ quản lý dự án về cơ bản thiết kế lại khái niệm danh sách việc cần làm hoặc tạo ra các ban Kanban, nhưng những người như Monday và Asana đã xây dựng thiết kế nền tảng quản lý đầy đủ tính năng cho các trưởng nhóm và các thành viên.

Các tính năng chính

  • Quản lý dự án : Monday là một quản lý dự án tiên tiến giúp các nhóm lớn và các thành viên nhóm riêng lẻ đạt được các mục tiêu tham vọng hơn.
  • Quản lý tác vụ: Các công cụ quản lý tác vụ mở rộng coi mỗi tác vụ là các khối xây dựng cho các mục tiêu dự án.
  • Lượt xem: Nhiều lượt xem cho phép bạn kiểm tra tổng quan dự án, mốc thời gian, quy trình làm việc riêng lẻ, danh sách kiểm tra và báo cáo.
  • Theo dõi tiến trình: Theo dõi các nhiệm vụ, cập nhật trạng thái, nhận thông báo khi thời hạn sắp hết và phân công lại / ưu tiên các nhiệm vụ một cách dễ dàng.
  • Tải nhiệm vụ hàng tuần: Các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên nhiều dự án mà không bị mất bằng cách sử dụng tổng quan hàng tuần của Monday.
  • Chia sẻ tệp: Tải lên và chia sẻ tệp để mọi người đều có quyền truy cập vào các tài nguyên họ cần thông qua cùng một bảng điều khiển.

Các công cụ năng suất rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, nhưng theo nghĩa đen, các nhóm phân phối kết nối duy nhất phải dựa vào – vì vậy bạn nên chắc chắn rằng mình chọn đúng.

Tất cả các công cụ chúng tôi đã xem trong bài viết này phục vụ các mục đích khác nhau nhưng mỗi công cụ đều quan trọng để thiết lập quy trình làm việc hợp tác và tối đa hóa năng suất.

Tôi có thể tự tin giới thiệu tất cả mười công cụ trong danh sách này làm bộ công cụ khởi động cho các nhóm phân phối để đạt được mục tiêu, bất kể các thành viên trong nhóm có thể đi xa đến đâu.

Nguồn: Ventureharbour

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.