Theo thống kê của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), gần 71% nhân sự được hỏi không nắm rõ toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp. Thực trạng đó đòi hỏi cần có những buổi đào tạo chuyên sâu cho nhân viên. Vậy tại sao doanh nghiệp phải đào tạo quy trình cho nhân sự và các bước trong đào tạo quy trình hiệu quả là như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây.

Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện đào tạo quy trình?

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là quá trình quan trọng tạo ra giá trị nội tại cho mọi doanh nghiệp. Nó bao gồm những hướng dẫn và quy định cụ thể để thực hiện từng bước trong công việc theo một trình tự cố định. Kết quả là doanh nghiệp đạt được những kỳ vọng và mục tiêu đã đặt ra ban đầu. Tùy theo hướng phát triển và mục tiêu của từng công ty mà quy trình làm việc có thể được thay đổi hoặc bổ sung trong từng giai đoạn. 

Doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp

Lợi ích của đào tạo quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp thiết lập một quy trình làm việc yêu cầu tất cả nhân viên nắm rõ và tuân thủ quy trình đó một cách nghiêm ngặt. Đào tạo quy trình đem đến cho nhân viên và doanh nghiệp các lợi ích cụ thể như: 

• Giúp nhân sự nắm rõ được quy trình làm việc trong doanh nghiệp, tránh sai lầm không đáng có 
• Lập kế hoạch chính xác cho công việc, phân bổ nguồn lực và chi phí hợp lý  
• Cập nhật các bên liên quan về quản lý tiến độ dự án 
• Giảm sự chậm trễ và cải thiện chất lượng công việc. 
• Nắm bắt chi tiết dễ hiểu về tiến độ công việc của dự án để xác định và dự đoán rủi ro có thể xảy ra 
• Tăng cường liên kết giữa các phòng ban 
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên và chất lượng công việc. Nó giúp nhân viên biết liệu họ có đang làm tốt công việc hay không và làm thế nào để đạt được mục tiêu của bản thân và doanh nghiệp.

Xây dựng bộ quy trình làm việc chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới thành công

4 bước trong đào tạo quy trình để đạt hiệu quả cao

Để đào tạo quy trình làm việc cho nhân sự một cách hiệu quả cần tiến hành tuần tự theo các bước sau.

Xác định nhu cầu

Doanh nghiệp không thể xây dựng một chương trình đào tạo quy trình thành công nếu không biết mục tiêu doanh nghiệp cần đạt được những gì. Vì lý do này, trước khi lập kế hoạch đào tạo quy trình cho nhân viên, nên tiến hành các buổi thảo luận giữa các nhà lãnh đạo, quản lý, các bộ phận để xác định chính xác mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới.

Xác định đúng đắn mục tiêu, nhu cầu trong doanh nghiệp

Thiết kế chương trình

Bước tiếp theo trong quá trình đào tạo quy trình làm việc là xây dựng lập kế hoạch cho chương trình đào tạo. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần đưa vào kế hoạch đào tạo quy trình cho nhân viên, cụ thể: 

• Tên của chương trình đào tạo  
• Mục tiêu đạt được sau chương trình đào tạo
• Ai là bộ phận chịu trách nhiệm đào tạo quy trình cho nhân sự 
• Nội dung và hình thức đào tạo quy trình
• Phân bổ thời gian, ngân sách, xác định địa điểm đào tạo 

Hãy dành thời gian để lập kế hoạch chi tiết và cụ thể, dễ thực hiện và dễ  kiểm soát. Quá trình thiết kế chương trình đào tạo quy trình nên xem xét các nhu cầu đào tạo nội bộ được xác định từ trước cùng với quan điểm và văn hóa doanh nghiệp.

Một bản kế hoạch hoàn hảo giúp tiến gần hơn tới mục tiêu chung của khóa đào tạo quy trình 

Triển khai đào tạo

Đây là lúc mọi kế hoạch của bạn được ứng dụng vào thực tiễn. Một bí quyết nhỏ giúp quá trình đào tạo quy trình hiệu quả là sắp xếp các cuộc gặp gỡ với nhân sự để họ có thể hiểu được ý nghĩa thực sự của chương trình đào tạo này. Trên thực tế, nhiều nhân sự không tích cực tham gia các chương trình đào tạo này của doanh nghiệp vì họ cảm thấy việc đào tạo là vô ích và họ không thể dành thời gian để nghỉ ngơi. 

Hãy nhớ thực hiện theo kế hoạch để đảm bảo chất lượng đào tạo, ghi chép rõ ràng tiến trình đào tạo đây sẽ là những tư liệu hữu ích được sử dụng trong bước tiếp theo.

=> Xem thêm: Giải mã đào tạo định hướng trong doanh nghiệp

Triển khai đào tạo để mọi kế hoạch được áp dụng vào thực tiễn

Đánh giá kết quả và cải tiến chất lượng đào tạo

Nếu bạn muốn quá trình đào tạo quy trình thực sự mang lại kết quả cho doanh nghiệp thì đừng bỏ qua bước cải tiến quy trình này, vì mục tiêu đào tạo và quy trình làm việc liên tục thay đổi, tình trạng nhân viên luôn biến đổi và chiến lược phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp cũng thay đổi theo từng thời kỳ. 

Vào cuối mỗi buổi đào tạo quy trình cần thực hiện phân tích phản hồi của nhân viên, kết quả đạt được và chưa đạt được, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm.

Lợi ích của đào tạo quy trình hiệu quả đối với doanh nghiệp và cá nhân là không thể phủ nhận. Hy vọng với 4 bước đào tạo quy trình trên mà Agilearn chia sẻ sẽ giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn về quá trình đào tạo giúp nhân sự hiểu rõ về quy trình làm việc, đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.