Scrum được định nghĩa bởi 4 sự kiện: Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning), Scrum hàng ngày (Daily Scrum), Sơ kết Sprint (Sprint Review) và Cải tiến Sprint (Sprint Retrospective). Mỗi sự kiện sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau, kết hợp với nhau để tạo ra những Sprint thành công và đạt được mục tiêu mà cả nhóm đề ra. 

1. Sprint

Trước khi tìm hiểu về các sự kiện trong Scrum, chúng ta cần hiểu rõ về một Sprint là gì, bởi cả 4 sự kiện trong Scrum đều sẽ được thực hiện trong một Sprint.

a. Định nghĩa

Sprint trong Scrum là khoảng thời gian mà Nhóm Scrum tiến hành tất cả các hoạt động cần thiết để sản xuất được một phần tăng trưởng có khả năng chuyển giao được.

Sprint được đóng khung thời gian, có độ dài không quá một tháng và nhất quán trong suốt quá trình phát triển. Sprint ngắn gia tăng tính thích ứng với thay đổi và giảm thiểu rủi ro nhưng tăng chi phí quản lý (thời gian cho các cuộc họp tăng lên). Các Sprint diễn ra liên tiếp nhau mà không bị gián đoạn.

b. Những lưu ý trong Sprint

  • Không cho phép bất kỳ sự thay đổi nào ảnh hưởng đến Mục tiêu Sprint (Sprint Goal)
  • Thành phần Nhóm Phát triển được giữ nguyên
  • Mục tiêu chất lượng không được cắt giảm
  • Phạm vi có thể được làm rõ và tái thương lượng giữa Product Owner và Nhóm Phát triển

2. Lập kế hoạch Sprint

a. Định nghĩa

Một Sprint bắt đầu bằng buổi Lập kế hoạch Sprint để xác định Mục tiêu Sprint và lên kế hoạch các công việc cần thực hiện. Sự kiện này được chia làm 2 phần: Phần thứ nhất để lựa chọn các công việc cần làm trong Sprint và Phần thứ 2 để quyết định cách thức hoàn thành các công việc đã lựa chọn trước đó.

Toàn bộ buổi Lập kế hoạch Sprint sẽ lần lượt trả lời các câu hỏi: “Mục tiêu của Sprint này là gì?”, “Sprint này phải chuyển giao cái gì?”, “Làm sao để đạt được điều đó?”

b. Những lưu ý khi lập kế hoạch Sprint

Hiệu ứng tự tin thái quá (Overconfidence effect): Con người thường có xu hướng đánh giá cao năng lực và kiến thức của bản thân hơn mức mà họ có thể làm được (đặc biệt là nam giới). Việc ước lượng theo nhóm cùng với việc liên tục đánh giá lại trong các hoạt động Làm mịn Product Backlog sẽ giúp giảm thiểu sai sót.

Ảo tưởng Kỹ năng (Illusion of Skill): Cả nhóm cần hết sức chắn chắn về thành công của cá nhân và nhóm từ đâu để tránh ảo tưởng. Những thất bại thường là bài học, nhưng cũng nên cảnh giác với thành công.

Ngụy biện Hoạch định (Planning Fallacy): Con người thường có tâm lý “tô hồng thực tế” (wishful thinking), quá chú tâm vào bản thân vấn đề hặc mục tiêu mà quên đi các yếu tố bên ngoài. Nhóm nên nhìn ra bên ngoài, cái tương tự, tỷ lệ cơ sở (base rate), và kinh nghiệm trong quá khứ để làm căn cứ trong ước tính.

– Theo R.Dobelli, Nghệ thuật tư duy rành mạch –

cac-buoc-lap-ke-hoach-sprint

Các bước Lập kế hoạch Sprint

3. Scrum hàng ngày

a. Định nghĩa

Scrum hằng ngày là một sự kiện quan trọng diễn ra đều đặn hằng ngày. Đây là một buổi trao đổi ngắn không kéo dài quá 15 phút với mục đích giúp các Nhà Phát triển đồng bộ công việc và lập kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo.

Lưu ý: Scrum Master thường tham dự nhưng chỉ để đảm bảo các Nhà Phát triển thực hiện đúng công việc chứ không trực tiếp tham gia điều hành hay phát biểu đóng góp vào nội dung của sự kiện. Product Owner và một số người khác có thể tham dự nhưng chỉ được lắng nghe và không đóng góp bất cứ vai trò nào trong sự kiện.

Buổi Scrum Hằng ngày nên được diễn ra tại một địa điểm và khung thời gian cố định để giảm thiểu sự phức tạp. Việc lựa chọn thời điểm tùy thuộc vào nhóm, điều quan trọng là đảm bảo sự kiện này luôn luôn diễn ra đúng thời điểm đã lựa chọn nhằm tạo ra thói quen và không biến nó thành một sự kiện phức tạp.

b. Những lỗi nên tránh khi Scrum hàng ngày

  • Scrum hàng ngày trở thành một buổi báo cáo công việc cho Scrum Master.
  • Scrum hàng ngày biến thành nơi dành cho ScrumMaster cập nhật tiến độ công việc.
  • Scrum hàng ngày biến thành một phiên thảo luận để giải quyết vấn đề.
  • Scrum hàng ngày diễn ra quá xa nơi làm việc.
  • Nhà Phát triển không thấy giá trị của buổi Scrum hàng ngày.
  • Các thành viên thường báo cáo là không gặp vấn đề gì.
  • Scrum hàng ngày không diễn ra như là một thói quen, hôm làm hôm bỏ.
  • Scrum Master giao việc cho thành viên trong Scrum hàng ngày.
  • Mỗi người nói xong là xong việc, không nghe người khác nói tiếp.

4. Sơ kết Sprint (Sprint Review)

a. Định nghĩa

Sơ kết Sprint là sự kiện diễn ra ở cuối Sprint nhằm thanh tra và thích nghi sản phẩm đang được xây dựng. Sự kiện này bao gồm 2 hoạt động chính đó là dùng thử sản phẩm và thảo luận về tình hình của sản phẩm, hướng đi tiếp theo và những điều chỉnh đối với sản phẩm nếu cần thiết.

b. Những lưu ý để buổi Sơ kết Sprint diễn ra hiệu quả

  • Không trình bày những tính năng chưa “hoàn thành”
  • Các phản hồi được đưa ra – Product Backlog có thể được đánh giá lại độ ưu tiên
  • Product Owner nên sử dụng kỹ thuật kiểm thử chấp nhận để đánh giá các tính năng.

Đây không là buổi demo sản phẩm. Trong thực tế, việc demo sản phẩm chỉ là một nội dung của buổi Sprint Backlog. Nếu chỉ tập trung vào demo sản phẩm thì sẽ bỏ qua một nội dung quan trọng khác liên quan đến việc thảo luận và cộng tác giữa các thành viên tham gia. Từ đó gây hiểu nhầm và thực hiện sai mục đích thực sự của buổi Sơ kết Sprint đó là thanh tra và thích nghi sản phẩm đang được xây dựng.

5. Cải tiến Sprint (Sprint Retrospective)

a. Định nghĩa

Cải tiến Sprint là một sự kiện quan trọng trong Scrum, nó diễn ra ngay sau buổi Sơ kết Sprint và trước phiên Lập kế hoạch Sprint tiếp theo. Mục đích của sự kiện này là để cải thiện cách làm việc cho hiệu quả hơn sau mỗi Sprint. Nói cách khác đây là dịp để Nhóm Scrum nhìn lại quá trình làm việc của một Sprint và xác định những thay đổi cần thiết đối với quy trình để làm việc tốt hơn trong Sprint sau.

b. Những lưu ý khi thực hiện Sprint Retrospective

Nhiều nhóm thực hiện việc cải tiến liên tục rất tùy hứng, không kiểm soát, không theo dõi nên kết quả cải tiến thường không rõ ràng và ít giá trị. Hoạt động cải tiến liên tục cần phải trở thành thói quen của từng cá nhân và nhóm, và lâu dần thành văn hóa của tổ chức thì sẽ đạt hiệu quả cao nhất.

Có một lỗi mà các nhóm thường gặp phải đó là buổi cải tiến chỉ tập trung vào những vấn đề làm chưa tốt để cải tiến. Điều này thường dẫn đến tình trạng các thành viên có cảm giác không thích thú với sự kiện này và xem nó như một cuộc họp mang tính tiêu cực. Hãy cố gắng tạo ra sự hứng thú và tinh thần tích cực trong các thành viên bằng cách động viên thông qua những công việc đã làm tốt.

Mặc dù việc cải tiến có thể diễn ra bất cứ lúc nào, nhưng sự kiện Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint) vẫn là thời điểm chính thức được quy định để làm việc này. Tuân thủ và thực hiện tốt sự kiện này là cách để tạo một thói quen thanh tra và thích nghi quy trình làm việc trong nhóm.

cac-buoc-cai-tien-sprint

Các bước Cải tiến Sprint

6. Bảng tóm tắt các Sự kiện trong Scrum

Sự kiện Mục đích Thành phần Khung thời gian Diễn biến
Sprint Hiện thực hóa các hạng mục ưu tiên trong Product Backlog Nhóm Scrum, người có liên quan* 1-4 tuần Toàn bộ nhóm cộng tác với nhau, tự tổ chức để đặt ra mục tiêu Sprint, lập kế hoạch, thực thi, thích ứng, rà soát và rút ra bài học cải tiến.
Lập kế hoạch Sprint Xác định việc cần làm, lựa chọn hạng mục và làm rõ và phân rã thành các nhiệm vụ cụ thể đưa lên Sprint Backlog. Nhóm Scrum, người có liên quan* 8 giờ cho Sprint 4 tuần Product Owner trình bày tầm nhìn về sản phẩm, mục tiêu Sprint và các hạng mục. Các Nhà Phát triển thảo luận, phân tích và dùng các kĩ thuật phù hợp để bẻ nhỏ công việc, làm ra Sprint Backlog cho Sprint. Có thể hỏi thêm Product Owner nếu phát sinh thêm câu hỏi.
Scrum hàng ngày Thanh tra – thích nghi liên tục ScrumMaster, Nhà Phát triển 15 phút Mỗi thành viên cập nhật cho nhóm tiến độ công việc của mình, vấn đề gặp phải và dự kiến trong ngày tiếp theo.
Sơ kết Sprint Rà soát kết quả làm được, nhận về phản hồi liên quan đến sản phẩm. Nhóm Scrum, người có liên quan* 4 giờ cho Sprint 4 tuần Nhóm trình bày sản phẩm, Product Owner phản hồi.
Cải tiến Sprint Cải tiến liên tục cách làm việc để hiệu quả và vui vẻ hơn ScrumMaster, Nhà Phát triển 3 giờ cho Sprint 4 tuần Nhóm dùng các kĩ thuật cải tiến để thảo luận về kinh nghiệm vừa trải qua, những bài học rút ra và lập kế hoạch cải tiến cho Sprint tới.

Các công ty hàng đầu thế giới và Việt Nam đều đã và đang dịch chuyển sang mô hình Agile một cách rất hiệu quả. Học viện Agile tự hào đồng hành cùng các doanh nghiệp thành công trong việc chuyển đổi Agile. Một số khách hàng của chúng tôi có thể kể đến như Viettel, VinGroup, Samsung, MSB, Bộ truyền thông, FPT Software,…

Ở Học viện Agile, chúng tôi sẵn sàng cung cấp cho bạn những kiến thức về Scrum dưới góc nhìn, kinh nghiệm của các chuyên gia Scrum hàng đầu. Với kinh nghiệm nhiều năm đào tạo về Agile/Scrum, chúng tôi hiểu rằng Agile/Scrum dễ hiểu nhưng khó tinh thông, người học rất dễ rơi vào trạng thái biết mà thực ra lại không biết. Bởi Scrum nếu áp dụng chuẩn, đúng thì sẽ vô cùng hiệu quả, còn nếu Scrum sai, Scrum không đúng, hay Scrum không bài bản thì có thể để lại hậu quả khá lớn.

Các sự kiện trong Scrum đơn giản, dễ thực hiện và đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc trên. Tuy nhiên, các sự kiện này rất dễ bị làm sai và không phát huy được hiệu quả, nhất là với các cá nhân, tổ chức mới triển khai Agile/Scrum hoặc triển khai không bài bản.

Bài viết liên quan: