Sailboat là một kỹ thuật để tiến hành buổi cải tiến dựa trên hình ảnh ẩn dụ của một chiếc thuyền buồm. Nhóm xác định các neo (trở ngại) và gió (yếu tố tích cực) và chọn một vùng để cải tiến. Kỹ thuật này được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Để bắt đầu buổi cải tiến, cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để cả nhóm có thể dán các ý kiến của mình lên đó. Cần vẽ sẵn chiếc thuyền buồm lên trên bảng (tham khảo hình dưới).

Thuyền buồm

Đối với một chiếc thuyền buồm, có những thứ làm cho nó di chuyển chậm lại, chẳng hạn như là các neo; cũng có những thứ làm cho nó di chuyển nhanh hơn, chẳng hạn như gió. Đối với một nhóm cũng vậy, có những yếu tố gây trở ngại cho nhóm và có những yếu tố thúc đẩy nhóm.

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên liệt kê lần lượt những yếu tố trở ngại và thuận lợi. Mỗi một ý kiến được ghi trên một tờ giấy dán.

Một người có thể ghi hết một lượt các ý kiến của mình rồi sau đó dán lên cùng một lúc, nhưng tốt nhất thì nên viết được cái nào thì dán ngay lên cái đó. Người hỗ trợ cần quan sát để đảm bảo rằng các thành viên đang tham gia tích cực. Nếu không, có thể đẩy một vài người “làm gương” để những người khác tích cực hơn. Thời gian này cần được đóng khung.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên đọc các ý kiến và gộp những ý kiến trùng nhau hoặc có liên quan với nhau lại thành các nhóm. Sau đó, một người sẽ đặt tên cho từng nhóm, đại diện cho những ý kiến nằm trong nhóm đó.

Lựa chọn hành động cải tiến

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên bỏ phiếu để lựa chọn nhóm ý kiến (hoặc 1 ý kiến) mà mình muốn cải tiến. Có thể sử dụng hình thức “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi thành viên được quyền chọn 3 hạng mục mà mình mong muốn bằng cách ghi lên đó một dấu chấm, các hạng mục nào được nhiều người chấm nhất thì được lựa chọn.

Sau khi đã xác định được những vấn đề muốn cải tiến, hãy thảo luận trong nhóm để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra các thay đổi sẽ thực hiện trong thời gian tới.

Glad, Sad, Mad là một kỹ thuật để thực hiện buổi cải tiến dựa trên việc phân loại các ý kiến của thành viên thành 3 nhóm: Glad (vui mừng), Sad (buồn), và Mad (tức giận). Những hạng mục nào mà mình cảm thấy hài lòng thì được phân loại vào mục Glad. Những hạng mục nào mà mình chưa cảm thấy hài lòng và có thể cải tiến được thì đưa vào mục Sad. Những hạng mục nào mà gây cản trở nghiêm trọng và mình mong muốn loại bỏ nó ngay thì đưa vào mục Mad. Đây là một kỹ thuật được sử dụng phổ biến trong các buổi Cải tiến Sprint của Scrum.

Chuẩn bị

Để bắt đầu thì cần chuẩn bị một bảng đủ lớn để vẽ một bảng 3 cột: Glad, Sad, Mad và đủ rộng để dán tất cả các ý kiến của các thành viên (tham khảo ảnh).

Bảng Glad, Sad, Mad

Thu thập dữ liệu

Người hỗ trợ yêu cầu các thành viên ghi tất cả những quan sát của mình và từng mảnh dấy dán. Mỗi ý kiến trên một mảnh riêng biệt rồi sau đó dán lên cột tương ứng trên bảng. Mỗi ý kiến nên được ghi ngắn gọn, súc tích đủ để mọi người cùng hiểu đúng về vấn đề. Hoạt động này cần được đóng khung thời gian, chẳng hạn 10 hoặc 15 phút.

Thu thập thông tin

Người hỗ trợ gộp các ý kiến trùng nhau lại thành một, sau đó các thành viên trong nhóm bỏ phiếu để lựa chọn ra những hạng mục mà mình muốn thảo luận. Một cách làm phổ biến đó là sử dụng “bỏ phiếu chấm”, tức là mỗi một thành viên được lựa chọn tối đa 3 hạng mục bằng cách ghi một dấu chấm vào mỗi một tờ giấy dán mà mình lựa chọn. Những hạng mục nào có nhiều dấu chấm thì sẽ được thảo luận trước. Người hỗ trợ sẽ sắp xếp lại trật tự các tờ giấy dán dựa trên kết quả bỏ phiếu của cả nhóm.

Thảo luận và đưa ra hành động cải tiến

Sau đó, cả nhóm sẽ lần lượt thảo luận từng hạng mục một, cho đến khi không còn hạng mục nào nữa, hoặc là đã hết thời gian đóng khung. Việc thảo luận nên tập trung vào việc đưa ra những hành động cải tiến có thể thực hiện được trong thời gian tới. Kể cả trong những hạng mục ở cột “Glad” thì cũng vẫn có thể cải tiến để nó tốt hơn.