Trước tiên hãy xem xét một số câu hỏi sau đây:
Nếu hầu hết câu trả lời của bạn cho bốn câu hỏi cuối cùng là “không”, bạn không phải là người duy nhất. Các nghiên cứu cho thấy hầu hết quá trình chuyển đổi đều không thành công trong việc tạo ra những thay đổi thực sự trong cuộc sống làm việc hàng ngày của mọi người. Tuy nhiên, rất ít khi nhà bảo trợ cho quá trình chuyển đổi – thường là từ cấp cao nhất (C-suite) – mở lòng thừa nhận điều này. Thông thường, những quy trình này được tuyên bố là “thành công” – chúng quá quan trọng để thất bại. Nhưng chúng ta cần dũng cảm chấp nhận khi chúng không thành công và xem xét cách để những quá trình chuyển đổi trong tương lai thực sự đáp ứng được lời hứa hẹn.
Dù bạn đang lên kế hoạch bắt đầu một quá trình chuyển đổi hay đang trong quá trình đó, tôi muốn bạn hãy giảm bớt sự tập trung vào các kết quả kỳ vọng của quá trình chuyển đổi, thay vào đó, hãy xem xét kỹ hơn cách bạn sẽ tiếp cận.
Một quá trình chuyển đổi không thể tránh khỏi sự phức tạp khi liên quan đến con người – nhiều cá nhân, mỗi người có các yêu cầu, sở thích và ý kiến riêng. Đối với tôi, việc thực hiện bất kỳ quá trình chuyển đổi nào cũng nên được thực hiện thông qua sự hợp tác với càng nhiều người càng tốt. Thuê các chuyên gia chuyển đổi bên ngoài hoặc xây dựng đội ngũ nội bộ cố định chỉ tạo ra sự cách biệt “họ và chúng ta”, trong khi hầu hết các trường hợp, chính nhân viên là những người hiểu rõ nhất cách cải thiện môi trường làm việc của họ.
Những phương pháp để chuyển đổi Agile đúng cách
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Để quá trình chuyển đổi Agile thành công, cần tạo không gian cho nhân viên để họ có cơ hội tham gia: họ phải có thời gian tham gia tích cực vào quá trình này.
Hỏi xem các thành viên trong nhóm có muốn tham gia vào quá trình chuyển đổi không là một câu hỏi sai, vì hầu hết mọi người đều muốn cải thiện môi trường làm việc của họ: vấn đề là họ không có thời gian, vì họ quá bận rộn với công việc hàng ngày của mình.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Ngoài ra, cần phải trao trách nhiệm và quyền hạn cho toàn bộ đội ngũ. Ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ, các thành viên phải được phép thực sự thay đổi các quy trình, cấu trúc tổ chức và quyền ra quyết định.
Nếu có các điều kiện khởi đầu như vậy, quá trình chuyển đổi có thể bắt đầu một cách đầy hứng khởi, tạo nên một thái độ lạc quan cho chặng đường phía trước.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Bên cạnh sự tham gia đầy đủ của toàn bộ đội ngũ, phương pháp thực hiện quá trình chuyển đổi rất quan trọng. Một khởi đầu thành công không được phép “chết dần chết mòn”. Và nó bắt đầu bằng sự đồng thuận: quá trình chuyển đổi trong thế giới VUCA ngày nay, với đặc trưng “biến động, không chắc chắn, phức tạp và mơ hồ”, không còn có thể dự đoán chính xác được nữa. Do đó, việc lập kế hoạch tổng thể trong một khoảng thời gian dài có nghĩa là phân bổ nguồn lực không hiệu quả.
Môi trường mà tổ chức hoạt động thay đổi nhanh chóng, đôi khi là thay đổi hoàn toàn. Con người – vẫn là yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ tổ chức nào – hôm nay phải đối mặt với các thách thức khác với ngày mai. Đó là lý do tại sao phương pháp làm việc Agile rất phù hợp với các quá trình chuyển đổi. Bạn tiến hành các bước lặp lại – tương tự như các “Sprint” đặc trưng của khung làm việc Scrum – với các “vòng lặp học tập” sớm và thường xuyên. Điều này không có nghĩa là không có cấu trúc hoặc quy trình quy định: chúng chỉ đơn giản là các cấu trúc mới hơn, linh hoạt hơn.
Một ví dụ về việc hình dung lại cách quản lý thay đổi như vậy là phương pháp tiếp cận “Living Transformation”, phương pháp này tận dụng tính chất tự nhiên hơn của khung làm việc Agile để cho phép quy trình phát triển khi quá trình chuyển đổi diễn ra.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Quá trình chuyển đổi Agile có thể không có kế hoạch chi tiết dài hạn từ đầu như mô hình truyền thống “Waterfall”, nhưng điều này không có nghĩa là không có mục đích rõ ràng. Thực tế, điều cần thiết là nhân viên phải hiểu rõ lý do đằng sau quá trình chuyển đổi và những gì tổ chức hy vọng đạt được, để họ cảm thấy có động lực và tham gia đầy đủ vào quá trình chuyển đổi. Một mục đích rõ ràng cũng rất cần thiết khi xác định các ưu tiên: bạn không thể cải thiện và thay đổi mọi thứ cùng một lúc, vì vậy câu hỏi quan trọng là thực hiện điều gì tiếp theo.
Làm thế nào để tạo ra một mục đích, từ đó cho phép thiết lập các mục tiêu cụ thể? Ai nên chịu trách nhiệm về việc đó và họ nên đưa ra quyết định dựa trên cơ sở gì? “Mục đích” phải liên quan mật thiết đến chiến lược tổng thể của tổ chức. Để tạo được liên kết này, chúng ta sử dụng Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKR). Nội dung của quá trình chuyển đổi, dưới dạng “TrEpics” (Transformation Epics), sẽ được triển khai theo thứ tự ưu tiên, với sự hỗ trợ của OKR. Hơn nữa, OKR giúp nhân viên có hướng đi và định hướng rõ ràng cho công việc.
Trong thế giới VUCA, ngay cả chiến lược doanh nghiệp cũng nên được hình thành theo phương thức linh hoạt, với sự tham gia đầy đủ của nhân viên. Nếu nhân viên không hiểu rõ hướng đi của tổ chức, thì chiến lược đó có thể sẽ không có tác động gì đến cuộc sống công việc hàng ngày của họ.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Các tổ chức thường trải qua hết lần chuyển đổi này đến lần chuyển đổi khác. Mỗi quá trình chuyển đổi đều được coi như một dự án riêng biệt với phần khởi động, phần triển khai và “thành công”. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi thực sự nên là một phần của văn hóa đào tạo và phát triển chung không bao giờ kết thúc, mà chỉ tiếp tục phát triển. Nội dung của quá trình chuyển đổi có thể thay đổi; Mục đích có thể thay đổi khi chiến lược thay đổi; nhưng nhu cầu liên tục thích ứng với môi trường thay đổi sẽ không bao giờ biến mất.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Trong nhiều quá trình chuyển đổi, nhân viên thường không cảm thấy an tâm. Thực tế là, quá trình này thường gây ra hoặc làm gia tăng nỗi sợ hãi: sợ bị đặt vào tình huống sự đã rồi, sợ không được lắng nghe, hoặc lo sợ về tương lai của bản thân. Sự bất an như vậy chắc chắn sẽ tác động tiêu cực đến động lực và hiệu suất của nhân viên.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Không có gì ngạc nhiên khi nhiều quá trình chuyển đổi thất bại. Phương pháp tiếp cận Agile thể hiện nền tảng đáng tin cậy hơn nhiều đối với sự thành công của bất kỳ quá trình thay đổi cá nhân nào và quan trọng hơn là khái niệm chuyển đổi tổng thể của bất kỳ tổ chức nào trong dài hạn. Nhân viên không chỉ “được cập nhật liên tục” mà còn tự định hình tương lai của họ và tương lai của nơi làm việc.
|
Làm thế nào để chuyển đổi Agile đúng cách:
|
Tin tưởng vào nhân viên của bạn, biến họ trở thành những người đồng kiến tạo, có thể đòi hỏi một sự thay đổi căn bản trong suy nghĩ và nhiều hơn một chút lòng dũng cảm. Theo kinh nghiệm của tôi, dù những bước đầu tiên có thể khó khăn đến đâu, chúng sẽ dẫn đến một doanh nghiệp tinh gọn hơn, giàu động lực hơn và chuẩn bị tốt hơn cho tương lai sau mỗi lần lặp lại.
Nguồn tham khảo: https://management30.com/blog/getting-agile-transformations-right/
Bài viết liên quan:
