Khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch cho dự án, một trong những điều đầu tiên bạn cần nghĩ đến là: điều gì có thể xảy ra? Nghe có vẻ tiêu cực nhưng các Project Manager kinh nghiệm biết đây là điều không thể tránh khỏi. Các vấn đề chắc chắn sẽ phát sinh và bạn cần có chiến lược quản lý rủi ro khi lập kế hoạch dự án. Nhưng làm cách nào để giải quyết những điều chưa biết? Nghe có vẻ như một nghịch lý, nhưng đừng lo lắng, những lời khuyên sau đây từ chuyên gia thực chiến có thể hữu ích với bạn.
Quản lý rủi ro là một trong những phần khó nhất mà hầu như Project Manager (PM) nào cũng phải đối mặt. Các dự án càng phức tạp, thì tính bất định thường cao, và cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro ảnh hưởng tới thành công của dự án. Những rủi ro có liên quan mật thiết tới độ phức tạp của dự án và tác động từ môi trường xung quanh.
Quy trình quản lý rủi ro mà mọi Project Manager cần phải nắm được
Viện Quản trị Dự án quốc tế (PMI) đã thực hiện một nghiên cứu cho thấy, sự phức tạp của dự án có thể do có quá nhiều bên liên quan, các yêu cầu nguồn lực giai đoạn về dự án không rõ ràng, sự tác động từ các cấp lãnh đạo, sự thay đổi về quản trị hoặc tác động lớn từ ngoại cảnh. Những yếu tố này khiến độ phức tạp tăng lên và gia tăng đáng kể tới tình trạng không đoán trước được đối với các tình huống hoặc kịch bản sẽ xảy ra đối với dự án. Dự án càng đột phá, càng phức tạp, công tác quản trị rủi ro lại càng trở nên quan trọng.
Bắt đầu việc hoạch định chiến lược quản lý rủi ro, chúng ta có thể sử dụng ma trận rủi ro. Đây là công cụ giúp bạn liệt kê và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra với dự án. Có bốn bước đơn giản để sử dụng ma trận này.
Bước 1: Hãy tự mình hoặc cùng với nhóm động não để liệt kê các rủi ro vào trong cột rủi ro. Ví dụ, ở đây bạn hình dung được các thứ có thể tác động xấu đến dự án gồm:
Bước 2: Bạn xác định sự tác động đến thành công chung của dự án. 5 điểm tức là tác động nghiêm trọng nhất, 4 điểm là mức độ tương đối nghiêm trọng, 3 điểm là mức độ trung bình, 2 điểm là tác động nhỏ, 1 điểm là gần như không tác động.
Bước 3: Bạn xác định khả năng xảy ra rủi ro. Điểm 5 là gần như chắc chắn xảy ra, điểm 4 là khả năng xảy ra cao, điểm 3 là khả năng xảy ra 50-50, điểm 2 là có khả năng xảy ra và điểm 1 là rất ít khả năng xảy ra, chỉ trong tình huống bất thường.
Bước 4: Bạn đánh giá rủi ro. Ta có công thức: rủi ro thực tế = tác động * xác suất. Sau khi tính toán chúng ta có các giá trị tương ứng là 12, 15, 8, 12, 2, 10 cho từng rủi ro. Ở đây các rủi ro như “Không hiểu rõ yêu cầu”, “Tính toán nguồn lực yếu” và “Tuyển dụng không kịp” nổi lên như là những rủi ro cao, đòi hỏi chiến lược kiểm soát chính thức và chặt chẽ.
|
STT |
Rủi ro | Tác động | Xác suất | Điểm |
| 1 | Tính toán nguồn lực yếu | 4 | 3 | 12 |
| 2 | Không hiểu rõ yêu cầu | 5 | 3 | 15 |
| 3 | Không làm chủ được công nghệ | 4 | 2 | 8 |
| 4 | Tuyển dụng không kịp | 3 | 4 | 12 |
| 5 | Chất lượng không đảm bảo | 2 | 1 | 2 |
| 6 | Thiếu người dẫn dắt | 5 | 2 | 10 |
Bước tiếp theo, bạn cần phải lựa chọn phương án để kiểm soát rủi ro. Dưới đây là 04 chiến lược kiểm soát rủi ro phổ biến:
Thông thường “chấp nhận rủi ro” là phương án ít được lựa chọn. Nhưng nếu nó có tác động nhỏ và ít xảy ra, trong khi các điều kiện không cho phép thì bạn vẫn có thể lựa chọn phương án này. Loại bỏ triệt để rủi ro là một chiến lược khó, đòi hỏi nhiều nỗ lực. Đối với một số tình huống, chỉ những rủi ro mang tính sống còn mới cần phải tiếp cận theo cách này.
Hai chiến lược còn lại dễ tiếp cận hơn. Ví dụ, đối với rủi ro “không tuyển dụng kịp”, bạn có thể lựa chọn phương án giảm thiểu rủi ro bằng cách ký hợp đồng với một đơn vị tuyển dụng chuyên nghiệp. Với rủi ro “chất lượng không đảm bảo”, bạn có thể lựa chọn phương án chuyển dịch bằng cách chuyển phần đào tạo sang một công ty đào tạo chuyên nghiệp, từ đó có thời gian để kiểm soát các phần khác của dự án.
Cuối cùng, bạn cần lên một kế hoạch quản lý rủi ro, với chiến lược kiểm soát rủi ro rõ ràng, và chỉ định rõ người chịu trách nhiệm đối với từng công việc. Hãy luôn giao tiếp thật chất lượng với các bên và bám sát để quản lý rủi ro một cách có hệ thống, thúc đẩy dự án thành công.
Lập kế hoạch truyền thống thực hiện quản lý rủi ro ngay từ đầu. Tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng phán đoán chính xác về những rủi ro của dự án bởi vì nhiều dự án có độ bất định cao cản trở khả năng phán đoán của bạn. Trong khi đó, lập kế hoạch theo Agile tìm kiếm rủi ro trong suốt quá trình triển khai dự án.
Agile với các nguyên tắc giúp giải quyết rủi ro thông qua:
Các bước quản lý rủi ro theo Agile
Các thực hành Agile giúp phát hiện và xử lý rủi ro kịp thời:
Dự án: Workbench cho người quản lý quan hệ khách hàng ở một ngân hàng
Bối cảnh: Hiện nay, các chuyên viên quan hệ khách hàng thường nhận chỉ tiêu và nguồn khách hàng từ trưởng phòng gửi về, đa phần là nguồn khách hàng liên quan đến các dịch vụ tín dụng, trong khi đó, các nguồn khách hàng phi tín dụng đang rất ít. Ngân hàng muốn đẩy mạnh nguồn doanh thu từ các sản phẩm tín dụng.
Thời điểm tiếp nhận huấn luyện sản phẩm: nhóm gồm 3 nghiệp vụ (BU) đang làm việc cùng với các chức năng phòng ban khác bên trong, bao gồm 2 phân tích kỹ thuật (BA), 0 kiểm thử (Tester), 2 thiết kế (Design), hơn 13 Developer thuê ngoài, số lượng tăng lên theo yêu cầu của ngân hàng.
Nhóm đã nỗ lực làm việc ngày đêm trong nhiều tuần để chuyển giao được sản phẩm MVP 1. Sau phần chuyển giao MVP, giữa ngân hàng và đối tác bên ngoài không ký tiếp hợp đồng làm các phần mới mà chỉ kí với nhau về khoản giữ 1-2 Developer để fix bug phát sinh trong quá trình triển khai MVP 1 đến người dùng cuối. Sản phẩm được sự hỗ trợ rất lớn từ lãnh đạo.
Một số rủi ro:
Cách triển khai xử lý rủi ro:
Kết quả sau 3 tháng triển khai:
Các mục tiêu đã hoàn thành:
Cập nhật chức năng mới để quản trị rủi ro trong ngân hàng
Quản lý rủi ro là một nhiệm vụ khó khăn đối với Project Manager. Agile với bản chất lặp đi lặp lại, giúp chủ động xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Bằng cách giao tiếp, hợp tác minh bạch, giám sát liên tục và cam kết học hỏi kinh nghiệm, các nhóm Agile có thể ứng phó với các thách thức và đảm bảo dự án thành công. Có thể nói rằng việc nắm vững nghệ thuật quản lý rủi ro là điều không thể thiếu với Project Manager để đạt được sự ổn định, khả năng thích ứng và thành công của dự án.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
