Từ “tấm chiếu mới” trở thành quản lý tự tin

“Lãnh đạo không được sinh ra mà được tạo ra”. Thật vậy, không có lãnh đạo bẩm sinh tài giỏi, điều chúng ta cần làm chính là học cách để trở thành nhà lãnh đạo giỏi thông qua kinh nghiệm và rèn luyện. 

Hãy cùng đến với câu chuyện về chị Phạm Thị Bích Ngọc, Trưởng phòng Tổng hợp của Công ty TNHH IZISolution để khám phá hành trình trở thành một nhà quản lý mới đầy tự tin từ một “tấm chiếu mới” chưa từng trải.

Chị Phạm Thị Bích Ngọc chia sẻ về hành trình trở thành nhà quản lý mới tự tin

Thử thách tại một doanh nghiệp hàng đầu

IZISolution là đơn vị dẫn đầu trong việc thực thi số hóa tại các doanh nghiệp Việt Nam. Doanh nghiệp cung ứng đa dạng các dịch vụ nền tảng về CNTT, đặc biệt là các giải pháp phần mềm liên quan trực tiếp và gián tiếp đến quá trình hoạch định và điều hành doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

IZISolution là đơn vị dẫn đầu trong việc thực thi số hóa tại các doanh nghiệp Việt Nam

Tại IZISolution, chị Ngọc đảm nhận vị trí Trưởng phòng Tổng hợp, phụ trách một số mảng như: Marketing, Sale, Nhân sự, QA. Nhiệm vụ chính của chị là lập kế hoạch, ra quyết định, xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự phù hợp với từng vị trí, quản lý hiệu suất công việc của cá nhân/đội nhóm, xây dựng văn hóa và gắn kết các thành viên trong phòng.

Là một quản lý nhiệt huyết và tận tâm, chị Ngọc hy vọng có thể giúp đỡ các thành viên trong phòng phát huy tối đa năng lực, sở trường và phát triển bản thân, từ đó mang lại nhiều giá trị cho chính mình và cho tập thể IZISolution. 

Chị Ngọc kể lại, khi được đề xuất lên các vị trí cao hơn và phụ trách nhiều mảng hơn, chị đều từ chối vì cảm thấy bản thân là một người trẻ, năng lực chưa đủ. Thời gian đầu khi được giao trọng trách làm quản lý, chị cảm thấy rất áp lực và không hề tự tin khi quản lý đội ngũ nhân sự chuyên môn bên dưới, vì trong một số mảng như kế toán, QA chị hoàn toàn là một tờ giấy trắng. 

Bên cạnh đó, chị cũng chưa nắm bắt được các kỹ năng về quản lý, không biết làm thế nào để trở thành một người quản lý giỏi. Đội nhóm thì mỗi người lại phụ trách chuyên môn riêng, nên việc gắn kết đội nhóm và tạo dựng văn hóa phòng cũng gặp rất nhiều rào cản. 

Đặc biệt, việc phải phụ trách quá nhiều mảng riêng biệt khiến chị không biết phải phân chia quỹ thời gian ra sao và luôn trong trạng thái căng thẳng, mệt mỏi vì làm mãi không hết việc. 

Bước ngoặt quan trọng của nhà quản lý

Nhưng khoảng thời gian đó cũng chính là giai đoạn nền tảng cho sự nghiệp quản lý của chị sau này. Chị đã trưởng thành từng ngày thông qua quá trình tự mày mò tìm hiểu, học hỏi và rút kinh nghiệm từ những thất bại. 

Chị chia sẻ, “Một trong những điều may mắn nhất của mình là nhận được sự ủng hộ và tin tưởng của Ban Giám đốc. Giám đốc hay động viên là em cứ làm đi, có gì anh sẽ hỗ trợ phía sau. Đặc biệt, công ty cũng sẵn sàng trả giá cho những bài học của mình. Việc công ty trao cơ hội thử sức ở vị trí quản lý giúp mình khai phá những tiềm năng khác của bản thân, mở ra hướng phát triển mới tốt hơn. Nếu được chọn lại, mình sẽ không ngần ngại mà gật đầu đồng ý thử thách vì mỗi thử thách lại là một cơ hội để trưởng thành hơn”. 

Thành công của chị Ngọc luôn có sự ủng hộ và tin tưởng của Ban lãnh đạo

Tuy nhiên, hành trình quản lý chuyên nghiệp của chị Ngọc chính thức rẽ sang bước ngoặt quan trọng là sau khóa huấn luyện về OKR tại IZISolution do Học viện Agile tổ chức. Nhận thấy một số vấn đề tồn đọng về quản trị trong nội bộ công ty, Ban Giám đốc của IZISolution đã thảo luận với anh Phạm Anh Đới (Giám đốc Học viện Agile) và đưa ra quyết định cử các trưởng phòng, trong đó có chị Ngọc, tham gia chương trình đào tạo quản lý mới NeoManager. 

Thời gian đầu tham gia khóa học, chị cũng gặp phải khá nhiều khó khăn trong việc sắp xếp thời gian cho việc học, trải nghiệm và làm dự án vì khối lượng công việc tại công ty tương đối nhiều. 

Nhớ lại khoảng thời gian đó, chị Ngọc hóm hỉnh chia sẻ, “Thời gian đầu hầu như mình toàn nước đến chân mới nhảy nên có lần thậm chí còn xếp cuối leaderboard (bảng thành tích). May sao có sự nhắc nhở và động viên nhiệt tình từ bộ phận đào tạo và mentor là chị Phương Anh, mình đã dần làm quen với nhịp điệu lớp học, biết cách phân bổ thời gian học tập khoa học hơn, nhờ đó mà không phải đứng cuối leaderboard nữa”.

Các trải nghiệm học tập thú vị và đa dạng cũng là một trong những điều gây ấn tượng mạnh với chị Ngọc.

Viết reflection để hiểu sâu hơn về các nội dung đã học, đã đọc. Trải nghiệm các kiến thức mới giúp hình thành thói quen tốt, cải thiện công việc và cuộc sống của chính mình. Group “1% Công lực mỗi ngày” là dự án nhóm chị thực hiện để các thành viên chia sẻ trải nghiệm trong quá trình học. 

Một trong những trải nghiệm được chị Ngọc yêu thích nhất là ghi chép nhật ký lòng biết ơn. Mỗi ngày chị dành khoảng 5-15 phút cuối ngày để ghi lại tối thiểu 5 điều khiến mình cảm thấy biết ơn. Hoạt động này rất đơn giản, nhưng lại tiếp thêm năng lượng tích cực, giúp chị duy trì trạng thái lạc quan, vui vẻ sau một ngày dài mệt mỏi và bắt đầu ngày mới khí thế hơn. 

Khi được hỏi về điều gì khiến chị nhớ nhất khi tham gia khóa học, chị Ngọc không ngần ngại chia sẻ: “Cuối cùng và quan trọng nhất chính là những người truyền lửa cho mình, từ các mentor, trợ lý lớp học cho đến các anh chị học viên trong lớp và đội ngũ hỗ trợ NeoManager thầm lặng phía sau. Mình cảm nhận được tình cảm, sự quan tâm chân thành và hỗ trợ hết mình của tất cả mọi người xuyên suốt khóa học. Điều này đã tiếp thêm động lực giúp mình vượt qua giai đoạn khó khăn nhất khi mới làm quen với lớp học. Ban đầu, mình bị ngợp và chưa thực sự bắt kịp với tiến độ của lớp, nhưng dần dần mình đã hòa nhập, gắn bó với lớp lúc nào không hay và còn thu được những kết quả rất tích cực vào cuối Sprint 1”. 

Những thay đổi đã diễn ra

Đặc biệt, chị đã áp dụng một số trải nghiệm, kiến thức của khóa học vào công việc của phòng, bước đầu đã có những tiến triển rõ rệt như: 

  • Áp dụng ma trận Eisenhower trong xác định thứ tự ưu tiên
  • Checklist công việc đầu và cuối ngày làm việc
  • Áp dụng 5W2H trong lập kế hoạch
  • Xác định định nghĩa hoàn thành (DoD) rõ ràng đối với mỗi công việc
  • Hạn chế trì hoãn bằng việc chia nhỏ công việc nhất có thể và bắt đầu ngay các công việc có thời gian thực hiện dưới 5 phút
  • Áp dụng OKR để thiết lập và quản lý mục tiêu nhóm
  • Áp dụng Scrum trong quá trình làm việc nhóm và quản lý dự án
  • Tổ chức các cuộc họp nhóm/phòng hiệu quả hơn

Cụ thể là các thành viên đã chủ động hoàn thành công việc đúng deadline hơn, không ngại thử thách bản thân với những công việc mới có độ khó cao. 

Quá trình triển khai OKRs của phòng cũng thu được những kết quả tích cực nhờ các thành viên hiểu sâu hơn về cách đặt OKRs, từ đó có thể tự tin thử thách với các OKRs khó hơn. 

Chị cũng đặc biệt chú trọng xây dựng lại văn hóa phòng, tạo cơ hội để thành viên ở các đội nhóm khác nhau có thể gắn kết hơn. Mặc dù mới thực hiện chưa đến một Quý, nhưng chị đã cảm nhận được sự khác biệt trong mỗi buổi open talk của phòng. Các thành viên đã cởi mở và sôi nổi hơn, nhiệt tình tham gia các hoạt động chung và chủ động hỗ trợ nhau khi cần. 

Các thành viên trong phòng đã chủ động và gắn kết hơn

Chị hồ hởi chia sẻ, “Điều tuyệt vời nhất là mình thấy bản thân thực sự tốt hơn mỗi ngày từ khi nghiêm túc áp dụng các kiến thức của khóa học”.

Bằng chứng là khả năng quản lý nhân sự, quản lý đội nhóm của chị đã được cải thiện dần theo thời gian. Giờ đây, chị tự tin hơn khi làm việc với các nhóm chuyên môn khác nhau trong phòng. 

Đồng thời, chị cũng đã nắm được cách phân bổ thời gian cá nhân hiệu quả. Thông qua việc huấn luyện, đào tạo và trao quyền cho nhân viên, giờ đây chị có thể yên tâm giao phó nhiệm vụ quan trọng cho các thành viên khác thử thách thay vì phải ôm đồm như trước. Nhờ đó, quỹ thời gian dành cho các công việc chuyên môn cũng được giải phóng trên 50%, chị có thể tập trung tốt hơn vào công việc quản lý. 

Mặc dù tự nhận thấy bản thân vẫn còn nhiều thiếu sót nhưng chị Ngọc đã hoàn toàn tự tin để thực hiện những kỳ vọng khi ở vị trí quản lý. 

Related Posts
Từ Tester đến Scrum Master – Hành trình đầy thách thức nhưng không kém phần thú vị!

Trở thành Scrum Master là một công việc đầy thách thức, nhất là với những người đang đảm nhiệm một Read more

Hành trình thay đổi để thích ứng với thị trường và chinh phục khách hàng của Vua Nệm

Sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh, đặc biệt là tác động của đại dịch Covid-19, đòi Read more

Hành trình bứt phá mạnh mẽ của startup Blockchain Parallel

Cùng với làn sóng công nghệ 4.0, Blockchain hiện đang là một trong những xu hướng công nghệ nổi bật Read more

Hành trình “tay ngang” từ QA Game trở thành Scrum Master chuyên nghiệp

Cùng với làn sóng Agile, Scrum Master hiện đang trở thành một vị trí rất được săn đón tại các Read more