Sự bùng nổ công nghệ thông tin trong hơn hai thập kỷ qua chưa hề hết nóng, nhân sự ngành khó tìm, đặc biệt là vị trí quản lý. Việc bổ nhiệm từ chuyên môn kỹ thuật là rất phổ biến. Chúng ta hãy cùng đến với câu chuyện của anh Phạm Ngọc Hoài – Trưởng phòng Phòng giải pháp thu phí, Công ty thu phí tự động VETC để lắng nghe những chia sẻ thực tế thú vị của một quản lý nhưng sợ việc quản lý. 

Anh Phạm Ngọc Hoài chia sẻ câu chuyện của một quản lý nhưng sợ việc quản lý

Với cương vị Trưởng phòng giải pháp thu phí của VETC chịu trách nhiệm phát triển tính năng mới, vận hành hệ thống thu phí không dừng (ETC) là nền tảng của giao thông quốc gia hàng triệu người dùng, hàng triệu giao dịch mỗi ngày. 

Anh Hoài chia sẻ, cách đây 2 năm khi mới được bổ nhiệm lên làm quản lý, định nghĩa “hoàn thành nhiệm vụ” của anh chỉ là hoàn thành những yêu cầu và đưa ra sản phẩm cho phòng ban trong công ty. Còn bây giờ, “hoàn thành nhiệm vụ” không chỉ đơn giản là có sản phẩm mà còn phải giải quyết khối lượng công việc nhiều hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, làm việc hiệu quả và năng suất hơn, có thêm thời gian rảnh để luôn sẵn sàng tiếp nhận những thử thách mới.

Tuy nhiên, để thực hiện lý tưởng trở thành một nhà quản lý trong mơ, anh Hoài đã vấp phải khá nhiều khó khăn, mà theo anh chủ yếu đến từ chính bản thân mình: sợ việc quản lý. 

Anh tâm sự: bản thân hơn chục năm đi từ kỹ thuật, lập trình, phân tích thiết kế, kiến trúc phần mềm… mình khá tự tin về việc giải quyết các bài toán kỹ thuật. Tuy nhiên, khi làm quản lý thì như “fresher” mới vào nghề. Anh còn nhớ ngày đầu tiên đi họp ban lãnh đạo còn không hiểu mọi người đang nói chuyện gì. Làm quản lý có rất nhiều kiến thức và kỹ năng, việc thiếu những điều này gây ra rất nhiều khó khăn. Từ việc bản thân mình với nội bộ trong phòng, cũng như việc của phòng và ban lãnh đạo, các phòng khác, đối tác, khách hàng… dẫn đến dần dần đâm ra sợ việc quản lý, sợ thêm các trách nhiệm. Ví dụ như kỹ năng giao tiếp, tưởng mình chỉ cần viết một email thuyết phục các bên liên quan một giải pháp nào đó là mọi sẽ hiểu như mình đang hiểu. Trong module “Giao tiếp hiệu quả” làm mình ngộ ra rất nhiều, thế giới vận hành không đơn giản như vậy.

Hay như trong việc tiếp nhận yêu cầu và sắp xếp độ ưu tiên trong công việc. Hồi ấy, anh mang trong mình suy nghĩ của một nhân viên là phải làm nhiều việc nhất có thể, nên khi nhận được yêu cầu từ những phòng ban khác, thậm chí chỉ là qua tin nhắn chat hay khi nói chuyện cà phê bên ngoài anh đều nhận hết, rồi cố gắng suy nghĩ, phân tích yêu cầu của họ, sau đó giao việc cho cấp dưới. Điều này dẫn tới công việc của anh không tập trung, bản thân và anh em trong team cũng bị quá tải.

Sau một thời gian được tiếp cận và trau dồi những kiến thức về quản lý trong NeoManager, anh nhận ra: “Là nhà quản lý, không được làm những gì mình thích, mà phải quan tâm tới những gì mình cần làm và mang lại giá trị cho tổ chức”. Hay 50 – 70% công việc quản lý, nhất là quản lý cấp cao, liên quan đến giao tiếp, chứ không phải là ngồi lì một chỗ, lên kế hoạch trừu tượng như mình nghĩ. Vì vậy, từ tiềm thức “sợ và trốn tránh việc họp”, anh đã tích cực “vận động hành lang”, chủ động đặt lịch họp để công việc được trôi chảy và thống nhất dễ dàng hơn. Thực tế cho thấy, từ khi anh Hoài chủ động giao tiếp như vậy, những phiên họp đã được tối ưu và đạt được kết quả như anh mong muốn. 

Anh Hoài cùng team xây dựng mục tiêu chung tập trung vào các công việc quan trọng nhất

Anh cũng thay đổi suy nghĩ: “Đặt mục tiêu tốt còn quan trọng hơn là làm nhiều việc, làm đúng còn hơn làm nhiều”. Trước đây, anh bận túi bụi mà công việc không được suôn sẻ, vì anh không nhận ra mục tiêu gì quan trọng nên cái gì cũng ôm vào và cố gắng hoàn thành với 120% nỗ lực của bản thân và đội nhóm. Chính vì vậy, anh Hoài đã cùng team xây dựng mục tiêu chung dựa trên nguyên tắc Pareto 80/20, đào sâu và lập kế hoạch cho 20% công việc quan trọng nhất mang lại hiệu quả nhiều nhất. 

Về quản lý công việc, đối với những việc không nằm trong kế hoạch, anh yêu cầu mọi người gửi mô tả công việc qua email, nêu rõ yêu cầu đó đem lại giá trị như thế nào. Sau đó, anh sẽ gửi email phản hồi đã ghi nhận, rồi mới xem xét, đánh giá tầm quan trọng của yêu cầu và lên kế hoạch nếu yêu cầu đó phù hợp với mục tiêu và mang đến nhiều giá trị cho tổ chức. Với cách làm như vậy, anh đã loại bỏ được 30-40% khối lượng công việc, bản thân anh và team đều hướng về mục tiêu chung và không còn tình trạng overload nữa. 

Liên quan đến phần xây dựng và phát triển đội nhóm, anh cũng học được bài học rằng cần phân tích team xem đã có nhiều kinh nghiệm, có ý thức hay không. Ngày xưa anh không biết nên quản lý team nào cũng giống nhau, theo sát từng li từng tí. Giờ anh đã biết cách phân loại nhóm, trao quyền cho thành viên trong nhóm để nhóm tự chạy, anh không cần giao việc, các bạn sẽ chủ động, anh chỉ tập trung vào team mới thôi nên có thể build được team chỉ trong 1 tháng. 

Như vậy, từ tâm thế của một nhà quản lý thuần kỹ thuật “sợ việc quản lý”, giờ đây anh Hoài đã tự tin chia sẻ: “Nhờ có NeoManager mà anh đã học áp dụng được rất nhiều, khóa học đã cung cấp lượng kiến thức nền tảng khổng lồ, nhưng cũng lại có những kỹ năng có thể thực hành được ngay, rồi rất nhiều thực tế từ những học viên và thầy cô đầy kinh nghiệm thực chiến để sau này mình vững bước hơn trên con đường quản lý. Đặc biệt, anh ấn tượng và tâm đắc nhất về mô tả của chị Trần Thị Thu Hà (GVCN) về hành trình của nhà quản lý là hành trình từ con sâu biến thành con bướm, anh nghĩ hiện giờ mình vẫn là con sâu thôi, nhưng đã biết được con đường để biến thành con bướm”.

Dẫu biết chặng đường phía trước còn nhiều thử thách, nhưng anh Hoài tự tin sẽ vượt qua tất cả để thực hiện lý tưởng trở thành một nhà quản lý trong mơ. Chúc anh luôn vững vàng, nhiệt huyết để thực hiện ước mơ của mình!