Thế giới đang thay đổi nhanh chóng và kỳ vọng của khách hàng cũng thay đổi nhanh chóng. Tốc độ thay đổi đã thúc đẩy các doanh nghiệp đầu tư mạnh vào chuyển đổi số và chuyển đổi Agile, trong đó lợi ích của các nhóm Agile được mở rộng và nhân rộng trên toàn doanh nghiệp. Nhưng rất ít tổ chức đạt được kết quả mong muốn. Để nhận ra toàn bộ giá trị của chuyển đổi Agile hoặc chuyển đổi số, các nhóm kinh doanh và công nghệ phải liên kết và duy trì liên kết. Một doanh nghiệp có sự kết nối với sự liên kết đầy đủ là chìa khóa để cạnh tranh trong nền kinh tế hiện đại.
Thách thức của việc kết nối các nhóm Agile trở thành một doanh nghiệp Agile là khoảng cách giữa các nhóm thực hiện công việc và các nhóm phân bổ kinh phí. Để thu hẹp khoảng cách này, các nhà lãnh đạo cần có khả năng:
- Tăng tính trực quan – Công việc được hiển thị rõ ràng qua Backlog (đối với kế hoạch) và bản demo (đối với các giải pháp mới)
- Tìm ra những gì hiệu quả – Xem xét đầu ra gia tăng để đánh giá tiến độ hướng tới kết quả
- Tối ưu hóa các khoản đầu tư – Xoay vòng hoặc kiên trì bằng cách phân bổ lại nguồn vốn để tối đa hóa thông lượng giá trị
Khi các doanh nghiệp tìm kiếm sự liên kết và duy trì sự liên kết, họ thường thấy các phương pháp quản lý danh mục đầu tư truyền thống không hiệu quả. Thay vào đó, nhiều người áp dụng các phương pháp Quản lý danh mục đầu tư Lean để thúc đẩy sự liên kết trong toàn bộ tổ chức.
Quản lý danh mục đầu tư Lean là gì?
Quản lý danh mục đầu tư Lean (LPM) mô tả cách lãnh đạo cấp cao áp dụng các nguyên tắc tinh gọn để kết nối chiến lược với việc thực thi. Nhóm quản lý danh mục đầu tư tìm hiểu về chiến lược của doanh nghiệp và phân bổ ngân sách để thực hiện chiến lược đó.
Giống như bất kỳ danh mục đầu tư nào, danh mục đầu tư LPM được xác định một cách sáng tạo và quản lý tích cực trong suốt vòng đời đầu tư. Điểm nhấn chính của LPM là gắn kết sự phát triển Agile với chiến lược kinh doanh, tập trung thúc đẩy việc mang lại giá trị cho khách hàng thông qua việc tạo ra các sản phẩm và giải pháp. Kết hợp LPM với các phương pháp phát triển Agile cung cấp giải pháp để nâng cao tính linh hoạt trong kinh doanh.
Mô hình Quản lý danh mục đầu tư Lean
Mục tiêu của Quản lý danh mục đầu tư Lean:
- Tối đa hóa thông lượng giá trị – Tích cực quản lý Backlog các khoản đầu tư để tìm cơ hội có giá trị cao nhất và tích cực quản lý WIP giữa các tập hợp nhóm (team-of-teams) để tăng tốc độ chuyển giao giá trị ra thị trường.
- Ngăn chặn nút thắt cổ chai – Sử dụng ngân sách danh mục đầu tư để cân bằng nguồn vốn với nhu cầu về các cơ hội có giá trị cao nhất.
- Thể hiện khả năng lãnh đạo phục vụ tốt – Loại bỏ các trở ngại để đảm bảo thời gian của một chu kỳ giao hàng ở mức thấp nhất.
LPM khác với quản lý danh mục dự án truyền thống ở một số điểm, bao gồm:
- Đưa công việc đến với mọi người chứ không phải đưa mọi người đến công việc
- Tập trung vào việc xác định kết quả mong muốn thay vì số lượng đầu ra mong muốn
- Phát triển định nghĩa về “giá trị” và tập trung nhiều hơn vào việc cung cấp giá trị hơn là quản lý chi phí
- Xem lại các quyết định và kế hoạch mỗi quý dựa trên phản hồi mới
- Quản lý ngân sách và tài chính hàng quý thay vì hàng năm
Trong khi Quản lý danh mục dự án (PPM) truyền thống tập trung vào việc tạo ra một bộ kế hoạch dự án có cấu trúc chặt chẽ và xây dựng các nhóm có thời gian hoạt động ngắn để thực hiện các kế hoạch đó thì LPM tập trung vào:
- Việc mang lại các cơ hội giá trị có cấu trúc tự do dành cho các tập hợp nhóm
- Yêu cầu các nhóm xác định công việc cần thiết
- Giám sát các giải pháp mới để lặp lại hướng tới phù hợp với thị trường
Quản lý danh mục đầu tư đã phát triển như thế nào?
Đội ngũ lãnh đạo quản lý danh mục đầu tư kết nối chiến lược của tổ chức với việc thực hiện chiến lược đó. Nhưng danh mục đầu tư bao gồm những gì?
Chúng ta đã thấy thuật ngữ danh mục đầu tư được sử dụng theo nhiều cách khác nhau:
- Danh mục đầu tư kinh doanh – Một tập hợp đa dạng các doanh nghiệp theo đuổi thành công ở các khoảng thời gian khác nhau
- Nguồn tài trợ được phân bổ cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch cho nhóm phát triển của riêng mình
- Danh mục sản phẩm (Dòng sản phẩm) – Bộ sưu tập R&D gồm các sản phẩm hướng tới khách hàng
- Nguồn tài trợ được phân bổ cho các nhà lãnh đạo sản phẩm (Product Leader) để xây dựng kế hoạch thực hiện tầm nhìn của họ
- Danh mục dự án – Một tập hợp các sáng kiến lớn, có quy mô và được tài trợ để mang lại những thay đổi trong dòng sản phẩm
- Kinh phí được phân bổ để thực hiện các kế hoạch cụ thể và dự kiến mang lại kết quả đầu ra cụ thể
- Danh mục dự án CNTT – Một tập hợp các sáng kiến lớn, có quy mô và được tài trợ để mang lại những thay đổi trong hệ thống nội bộ trên toàn doanh nghiệp
- Kinh phí được phân bổ để thực hiện các kế hoạch cụ thể dự kiến sẽ mang lại những cải tiến cụ thể thông qua công nghệ
- Danh mục Lean – Tập hợp các mục tiêu kinh doanh chiến lược được thể hiện trong các sáng kiến
- Kinh phí được phân bổ cho các nhóm phải sử dụng nguồn lực để hoàn thành các sáng kiến của mình
Họ có đặc điểm gì chung? Mỗi người có khả năng phân bổ kinh phí, chuyển chiến lược doanh nghiệp sang bối cảnh địa phương và quản lý việc thực thi và chi tiêu.
Trong thập kỷ qua, một số lãnh đạo doanh nghiệp đã cải thiện khả năng đáp ứng và tốc độ tiếp cận thị trường bằng cách chuyển sang danh mục các sáng kiến chiến lược do các nhóm thực hiện. Những thành công này đã hình thành nên nền tảng của Quản lý danh mục đầu tư Lean.
Tại sao nên chọn Quản lý danh mục đầu tư Lean?
Các tổ chức tập trung vào các dự án kéo dài hơn một năm thường gặp khó khăn trong các tình huống mà trong đó các nhóm được khuyến khích đáp ứng các mục tiêu dự án lỗi thời, thay vì cung cấp giá trị sớm hoặc tìm kiếm phản hồi sớm về mức độ phù hợp với thị trường. Phương pháp Quản lý danh mục đầu tư Lean sẽ giúp các tổ chức:
- Chuyển trọng tâm hoạt động đối với các sáng kiến lớn sang việc mang lại giá trị gia tăng theo một nhịp độ ngắn hơn.
- Tận dụng nhịp điệu để đạt được vòng phản hồi ngắn hơn. Phản hồi được thu thập thông qua các nhóm nội bộ, nhóm tập trung bên ngoài, khách hàng hoặc người dùng cuối giúp đo lường tiến độ hướng tới những mục tiêu mà tổ chức nhắm tới.
- Áp dụng một cách quyết liệt những phản hồi để tái đầu tư vào những ý tưởng tạo ra kết quả tốt và giảm bớt những ý tưởng không hiệu quả.
Quản lý danh mục đầu tư Lean, dựa trên các nguyên tắc tinh gọn và được xây dựng thông qua sự hiểu biết tốt hơn về giá trị của khách hàng (và cách cung cấp giá trị đó một cách nhanh chóng), khắc phục một số điểm yếu phổ biến trong các tổ chức lớn.
Điểm yếu số 1: Thời gian chu kỳ dài đối với các sáng kiến lớn
- Khi các tổ chức xây dựng các nhóm liên chức năng tự chủ, họ sẽ loại bỏ việc chuyển giao và sự phụ thuộc vốn gây thêm trở ngại (và sự chậm trễ) trong việc cung cấp giá trị.
- Khi các tổ chức nâng cao hiểu biết của mình về giá trị khách hàng, giao tiếp sẽ được cải thiện và chuẩn bị cho những ý tưởng tốt nhất.
- Khi các tổ chức nhấn mạnh mô hình lập kế hoạch và thực thi cung cấp giá trị liên tục, tức là họ đang cố gắng cung cấp giá trị đến tay khách hàng thay vì đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Điểm yếu số 2: Công việc đã hoàn thành nhưng mọi thứ vẫn “dậm chân tại chỗ”
- Khi các tổ chức xác định mục tiêu dựa trên mục tiêu kinh doanh được nhắm đến, họ có nhiều khả năng “dịch chuyển” các KPI của mình.
- Khi các tổ chức đánh giá những kết quả đầu ra theo các vòng phản hồi ngắn, họ có thể nhanh chóng điều chỉnh lại các kế hoạch ngắn hạn, dựa trên những gì họ thấy ở hiện tại.
- Khi các tổ chức đặt ra các mục tiêu dựa trên kết quả kinh doanh mong muốn, thì kết quả đầu ra gia tăng có thể được đánh giá dựa trên kết quả kinh doanh mong muốn.
Điểm yếu số 3: Ngân sách khó thay đổi dựa trên thông tin mới
- Khi các tổ chức phải đối mặt với tình trạng không chắc chắn cao của thị trường, họ có thể áp dụng tư duy khởi nghiệp tinh gọn để “nghĩ đến việc đặt cược”. Khi làm như vậy, họ có thể khám phá ra giải pháp tiết kiệm chi phí để tài trợ cho các thử nghiệm nhỏ chứ không phải các sáng kiến lớn với mức độ không chắc chắn đáng kể.
- Khi các tổ chức tài trợ cho các nhóm thông qua việc lập ngân sách linh hoạt, sau đó trao quyền cho họ xây dựng các kế hoạch phù hợp với các mục tiêu chiến lược, mô hình giải trình trách nhiệm phân tán mới sẽ đẩy nhanh quá trình chuyển giao giá trị tổng thể.
Các yếu tố chính của Quản lý danh mục đầu tư Lean
Nhóm lãnh đạo danh mục đầu tư Lean đặt ra mục tiêu dẫn đường cho sứ mệnh, cấp vốn cho các tập hợp nhóm dựa trên nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp, sau đó giám sát các kế hoạch và kết quả để đảm bảo chúng phù hợp với mục đích chiến lược.
Đội ngũ lãnh đạo đưa ra quyết định theo một nhịp độ nhất định. Ngoài ra, cả hoạt động (hoạt động họ thực hiện) và quản trị (các đánh giá mà họ chịu trách nhiệm) đều tuân theo nhịp độ đó để đồng bộ hóa và điều chỉnh các vòng lập kế hoạch và phản hồi.
Hoạt động LPM
Để liên tục kết nối chiến lược với việc thực thi, đội ngũ lãnh đạo liên tục đánh giá các mục tiêu sau:
- Đặt nhiệm vụ: Đặt ra (và điều chỉnh lại mỗi quý) các mục tiêu và chủ đề chiến lược dựa trên kết quả
- Tìm kiếm cơ hội: Biến ý tưởng mới thành ứng cử viên tiềm năng để đầu tư gắn với sứ mệnh chiến lược
- Phân phối giá trị mục tiêu: Xây dựng lộ trình dựa trên nhu cầu thị trường và lượng nỗ lực dự kiến cần được xác định trong quá trình ước tính và lập kế hoạch linh hoạt
- Tối ưu hóa giá trị: Đặt ra các ưu tiên rõ ràng cho các sáng kiến để (1) thúc đẩy việc lập kế hoạch chi tiết cho quý tiếp theo và (2) cân bằng lộ trình với những hạn chế về năng lực
- Kiểm tra độ phù hợp của thị trường “Quan sát thực địa” cách giá trị gia tăng được chuyển giao trong các bản demo của nhóm và xác thực các giả thuyết về giá trị
Quản trị LPM
Để đạt được sự linh hoạt trong doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo tạo điều kiện cho việc đánh giá định kỳ:
- Đánh giá sự liên kết chiến lược: Mỗi quý một lần, hãy xác nhận rằng công việc có đang phù hợp với mục đích chiến lược hay không
- Đánh giá ngân sách danh mục đầu tư: Mỗi quý một lần, hãy xác nhận rằng việc phân bổ ngân sách tài trợ cho các nhóm (và trao quyền cho việc ra quyết định phi tập trung) là sự hỗ trợ tốt nhất cho sứ mệnh
- Cải tiến nhóm danh mục đầu tư: Mỗi quý một lần, tìm cách cải thiện cách thức hoạt động của nhóm lãnh đạo danh mục đầu tư, đưa ra quyết định và đạt được dòng giá trị liên tục
- Đánh giá tài chính của danh mục đầu tư: Mỗi tháng một lần, hãy so sánh khuynh hướng chi tiêu cho các sáng kiến so với các mục tiêu và vòng rào để khép lại vòng lặp lập ngân sách linh hoạt
- Đánh giá lộ trình danh mục đầu tư: Mỗi tháng một lần, chia sẻ lộ trình sáng kiến cập nhật với tất cả các bên liên quan
- Đánh giá cơ hội đầu tư: Mỗi tuần một lần, phê duyệt cấp vốn cho các cơ hội đầu tư mới dựa trên trường hợp kinh doanh của họ (hoặc điều chỉnh lại các quyết định cấp vốn trước đây dựa trên phản hồi mới)
Cách triển khai Quản lý danh mục đầu tư Lean
Việc áp dụng các phương pháp tinh gọn cho các nhóm lãnh đạo danh mục đầu tư là một sự thay đổi đáng kể và đòi hỏi phải thay đổi mạnh mẽ các phương pháp quản lý. Bạn thường sẽ có cảm giác giống như đang tân trang lại một ngôi nhà khi đang sống ở đó. Đây là một số mẹo để cải tạo ngôi nhà tinh gọn của bạn:
- Tìm người chịu trách nhiệm – Nhóm lãnh đạo danh mục đầu tư là các nhóm lãnh đạo phục vụ liên chức năng có hiệu suất cao. Giải phóng sức mạnh của đội ngũ lãnh đạo cũng không kém phần quan trọng so với việc trao quyền cho đội ngũ phát triển. Bước đầu tiên là tìm và thành lập nhóm sẽ kết nối giữa chiến lược với việc thực thi cho một bộ phận cụ thể trong tổ chức. Đó chính là đội ngũ lãnh đạo danh mục đầu tư.
- Tìm nguồn tiền – LPM chuyển chiến lược và mô hình đầu tư từ tài trợ cho các dự án sang tài trợ cho các tập hợp nhóm. Điều này thúc đẩy nhu cầu hiểu biết sâu hơn (và tính trực quan) về mối liên hệ giữa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và cách các nhóm xây dựng kế hoạch.
Dưới đây là một số câu hỏi sẽ cần được trả lời:
- Ai đang cung cấp vốn cho danh mục đầu tư? Họ đang mong đợi điều gì từ nó?
- Ai cung cấp vốn để “tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh” (hoặc điều hành và thay đổi công việc kinh doanh)?
- Có bao nhiêu chiến lược khác nhau được tài trợ độc lập để thúc đẩy danh mục đầu tư?
- Cải tạo – Ngay cả trong cùng một tổ chức, sẽ không có hai nhóm lãnh đạo nào muốn có cùng cách tiếp cận đối với các hoạt động của danh mục đầu tư Lean. Khám phá nhu cầu và mong đợi của nhóm lãnh đạo danh mục đầu tư, bao gồm cả vị trí họ muốn đứng ban đầu giữa trạng thái hiện tại và trạng thái (tinh gọn hơn) tương lai. Xây dựng cơ cấu vận hành thể hiện được các phần chính của LPM, nhưng vẫn tạo ra cảm giác được tùy chỉnh.
- Quay trở lại – Hiệu chỉnh lại công việc đang chạy hoặc được tài trợ để tạo thành các cấu trúc gọn gàng hơn, hỗ trợ tốt hơn dòng giá trị và cân nhắc sử dụng cơ hội này để xem lại lý do căn bản để thực hiện công việc (xoay vòng hay duy trì). Lean khuyến khích tổ chức “tối đa hóa công việc chưa hoàn thành”. Có hoạt động nào có thể tạm dừng hoặc thu hẹp lại không?
- Tái trang bị – LPM đem đến các kỹ thuật ra quyết định mới, ví dụ như nhấn mạnh vào việc trực quan hóa sự liên kết chiến lược của công việc và quản trị “dựa trên rào chắn”. Điều này thúc đẩy nhu cầu “tái trang bị” các hệ thống quản lý công việc hiện có để bổ sung các nguyên tắc mới và gia tăng sự rõ ràng.
- Tổ chức một bữa tiệc – Nhóm lãnh đạo danh mục đầu tư Lean đưa ra quyết định và cải tiến theo một nhịp độ nhất định. Đưa ra những phản hồi tích cực thông qua các hoạt động cải tiến và tổ chức ăn mừng khi dòng giá trị được cải thiện trong tổ chức!
Quản lý danh mục đầu tư Lean mang đến các nguyên tắc tinh gọn đã được thử nghiệm theo thời gian cho các nhóm và nhà lãnh đạo có khả năng thúc đẩy thay đổi tổ chức tốt nhất. Nhìn chung, cách tiếp cận tinh gọn thúc đẩy việc chuyển giao giá trị đáng tin cậy, giảm thời gian tạo ra giá trị cho khách hàng và đảm bảo rằng các nhóm có thể phản ứng nhanh khi thị trường hoặc nhu cầu của khách hàng thay đổi. Quản lý danh mục đầu tư Lean cung cấp một con đường để tối đa hóa các lợi thế này và xây dựng một doanh nghiệp được kết nối tốt hơn.
Nguồn: https://www.atlassian.com/Agile/Agile-at-scale/lean-portfolio-management
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
