Hành trình vượt “sốc văn hóa” trở thành trợ lý Sub-Project Manager dự án CNTT

,

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và môi trường làm việc đòi hỏi chúng ta phải liên tục bổ sung kỹ năng mới và khả năng thích nghi với yêu cầu thay đổi của công việc. Đặc biệt trong các dự án CNTT, khó tránh khỏi những “cú sốc” vì sự thay đổi diễn ra hàng ngày.

Vậy chúng ta cần chuẩn bị những gì, kỹ năng nào là cần thiết và cách tiếp cận với sự thay đổi ra sao để có thể vượt qua nó và đạt được thành công? Hãy cùng đến với câu chuyện của Diệu Hà, người có hành trình đặc biệt, vượt qua “sốc văn hóa” để trở thành trợ lý cho Sub-Manager của dự án CNTT.

Chị Diệu Hà chia sẻ hành trình trở thành trợ lý cho Sub-Manager của dự án CNTT

Diệu Hà có khởi đầu sự nghiệp của mình ở lĩnh vực CNTT. Năm 2019, Hà có quyết định quan trọng là đầu quân cho Công ty Cổ phần Logistics Hàng không – ALS, một công ty tiên phong trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp Aviation Logistics theo tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam.

Ở công ty mới, Hà đảm nhận vị trí QA, với các nhiệm vụ như: Quản lý và đảm bảo chất lượng dịch vụ CNTT; Xây dựng và cải tiến tiêu chuẩn, đo lường, đánh giá giám sát chất lượng dịch vụ; Xây dựng và cải tiến hệ thống quy trình vận hành và phát triển phần mềm; Giám sát, đảm bảo tính tuân thủ quy trình, quy định và phòng ngừa các điểm không phù hợp phát sinh trong quá trình thực hiện.

Diệu Hà tham gia ALS với mong muốn xây dựng được các tiêu chuẩn chất lượng và liên tục cải tiến để đem lại sự hài lòng nhất cho khách hàng. Hà cũng kỳ vọng, với những trải nghiệm ở đây, cô sẽ sớm trở thành chuyên gia tư vấn chất lượng trong tương lai.

Nhưng hành trình đi đến thành công không hề dễ dàng. Chuyển đổi văn hóa làm việc từ môi trường CNTT sang môi trường Logistics với thủ tục hành chính, văn hóa làm việc, duyệt lấy ý kiến bị chậm và làm đi làm lại nhiều vòng là thử thách đầu tiên và lớn nhất mà Hà phải đối mặt.

Không những thế, trung tâm mới xây dựng, chưa có sự tin tưởng của các thành viên, trong khi hiểu biết về lĩnh vực Logistics rất hạn chế khiến Hà nhiều khi muốn dừng lại.

Kỷ niệm đáng nhớ nhất của Hà tại ALS đó là khi mới vào thử việc, được giao xây dựng SLA (Service Level Agreement – tạm dịch là thỏa thuận mức độ dịch vụ) dịch vụ CNTT và Bảng giá dịch vụ CNTT cho trung tâm CNTT mới thành lập. 

Khi đó, do mới nên rất hào hứng, Hà tìm hiểu mọi thứ từ đầu, cái gì cũng mới mẻ và bắt tay vào làm ngày đêm. Nhưng khi trình phê duyệt, do chưa hiểu ý sếp trên, rồi sếp trên nữa… và bản chất là chưa thực sự hiểu rõ nên khi bảo vệ không đủ thuyết phục. Tài liệu Hà xây dựng bị trả lại rất nhiều lần.

Hà phải làm đi làm lại, một vòng lặp bảo vệ – trả lại – làm lại – bảo vệ cứ diễn ra liên tục trong 1,5 tháng. Nhiều khi rất stress và muốn bỏ cuộc, nhưng qua mỗi lần bảo vệ, Hà lại hiểu thêm được nhiều điều và ngày càng hoàn thiện nên cô tiếp tục bám đuổi mục tiêu. Làm lại cho đến version 52, đến vòng họp cùng Ban lãnh đạo, cô đã tự tin phản biện khi nắm được bản chất và bảo vệ được kết quả. Cuối cùng các sếp đã đồng ý chốt. 

Hà chia sẻ: “Mình chưa bao giờ phải làm đi làm lại một việc suốt gần 2 tháng đến tận version 52 mới chốt được. Nhưng qua đây, mình đã rút ra được bài học, đó là khi bước vào môi trường mới, hay dự án mới cũng vậy, cần hiểu rõ bản chất vấn đề, nắm được văn hóa và cách thức làm việc, trao đổi phối hợp thông tin giữa các bên, cách thức trình phê duyệt của công ty theo nhiều cấp. Và đặc biệt là nắm bắt được ý của các sếp với tinh thần cầu thị và học hỏi.”

Vượt qua những thử thách như vậy, cùng với quá trình làm việc nghiêm túc và liên tục quan sát tính cách, văn hóa làm việc của công ty, của các sếp và các bộ phận phối hợp, việc trao đổi thông tin dần dễ dàng hơn. Hà cũng chủ động học hỏi và tìm hiểu cách thức vận hành của Logistics để xây dựng các SLA và cải tiến cho phù hợp. Nhờ vậy mà sau 2 năm cô đã làm quen được với văn hóa làm việc tại đây.

Cùng với đà khích lệ từ những thành công bước đầu, khi trung tâm chuẩn bị có kế hoạch chiến lược triển khai nhiều dự án CNTT, Hà được giao làm thư ký của tất cả 12 dự án, cả phần mềm và hạ tầng phần cứng.

Trước thử thách mới, ngoài việc tiếp tục giải quyết khó khăn về chuyển đổi môi trường, chưa có sự tin tưởng của các thành viên, thiếu kiến thức về lĩnh vực mới, Hà còn muốn nắm được các kỹ năng quản lý dự án để hỗ trợ cho sếp làm Sub-Project Manager.

Làm việc cùng lúc với nhiều dự án cả phần mềm và phần cứng, đòi hỏi vừa phải có kiến thức bao quát, vừa có khả năng thích nghi với những thay đổi liên tục ở các dự án khác nhau. Cô tự học hỏi từ quá trình làm việc trực tiếp với các sếp, với các cộng sự ở dự án. Cô cũng tham gia khóa đào tạo Quản lý dự án Agile để có cách tiếp cận linh hoạt trong quản lý dự án và trang bị tư duy và công cụ hữu hiệu cho các dự án phức tạp.

Hà không gặp nhiều khó khăn khi tham gia các khóa học, nhưng quan điểm của cô là học phải áp dụng được vào công việc, giải quyết các vấn đề cụ thể của dự án.

Những khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework, cách lập và thực thi kế hoạch, cách quản lý dự án phức tạp, cách quản lý rủi ro và thích ứng với tính bất định… được Hà áp dụng nhiều vào công việc thực tế của mình.

Nhờ vậy mà, các công việc cần có sự phối hợp với khách hàng và liên phòng ban đã tăng tương tác hơn, trao đổi các vấn đề dứt khoát rõ ràng khi vướng mắc, khi được làm rõ mới đi tiếp các nội dung tiếp theo. Việc trình ký hay để sếp ra quyết định không bị mất thời gian và vòng lại từ đầu như trước nữa.

Đối với nhóm công nghệ, cũng áp dụng được GladSadMad và triển khai thành công các ý kiến cần cải tiến của trung tâm. Việc tăng cường chia sẻ tri thức về kinh nghiệm kỹ năng trong trung tâm IT, có tool quản lý lưu trữ chia sẻ cho anh em khi cần.

Tri thức rộng vô biên, càng học càng thấy mình thiếu và cần phải cầu thị hơn nữa. Nhưng đối với Hà, thái độ tích cực học hỏi và không bỏ cuộc, sau 2 năm ở ALS ít nhất cô đã vượt qua được 2 thử thách lớn nhất về chuyển đổi môi trường làm việc và có được sự tin tưởng của đồng nghiệp và lãnh đạo. Đó cũng là cơ sở để cô tiếp tục tự tin theo đuổi mục tiêu trở thành chuyên gia tư vấn chất lượng trong tương lai gần.