Thật khó khi thực hiện quá trình chuyển đổi từ một nhân viên chỉ tập trung làm tốt công việc trở thành một nhà quản lý vừa phải xử lý công việc vừa dẫn dắt những thành viên khác trong nhóm. Nhiều người lần đầu làm quản lý đã nhận thấy bản thân không thể theo kịp tiến độ trọng trách mới – và họ đã gặp vô vàn khó khăn khi đảm nhận vị trí này, vì thiếu năng lực và kĩ năng phù hợp. Và câu chuyện của anh Nguyễn Tá Tài là một ví dụ như vậy.

Anh Nguyễn Tá Tài chia sẻ về câu chuyện lần đầu làm quản lý của mình

Anh Tài hiện đang làm việc tại công ty DEHA VietNam với vai trò Leader team Product Owner. Gia nhập DEHA từ năm 2019 với vị trí Product Owner, anh chịu trách nhiệm về sản phẩm, chất lượng, chi phí, tính năng phù hợp với người dùng, đảm bảo đúng yêu cầu, deadline và đúng số tiền mà khách hàng mong muốn bỏ ra. Ngoài ra, anh còn nằm trong nhóm ASPO với vị trí Lead team Product Owner gồm 23 thành viên. Mục tiêu của nhóm là kiến tạo tri thức, xây dựng văn hóa học tập cho nhóm, dẫn dắt các thành viên duy trì tinh thần ham học hỏi thông qua các buổi seminar, workshop chia sẻ kiến thức, kỹ năng để cải thiện hiệu suất làm việc của tất cả thành viên. Là một người trẻ giàu khát vọng, anh Tài mong muốn trở thành một nhà quản lý có kiến thức thâm sâu và có thể chèo lái, dẫn dắt đội ngũ đi đúng hướng.  

Song để hoàn thành công việc anh Tài cũng phải đối mặt với không ít khó khăn. Trở ngại đầu tiên liên quan đến việc thiếu kiến thức để đào tạo cho nhóm. Công việc hiện tại của anh cần bốn kỹ năng chính. Thứ nhất là kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Nhật và các kỹ năng mềm liên quan. Anh Tài đánh giá đây là kỹ năng dễ nhất trong 4 kỹ năng nhưng vẫn thiếu các kĩ thuật như đặt câu hỏi, kỹ năng thuyết trình. Thứ hai là kiến thức về quản lý dự án, vì trong nhóm không phải ai cũng là dân kỹ thuật nên sẽ ít tiếp xúc với các công việc liên quan đến mảng này. Thứ ba là kiến thức về lập trình mà anh không phải là dân đào tạo. Cuối cùng là kiến thức về phân tích nghiệp vụ, mà theo anh Tài đánh giá là khó nhất đối với một Product Owner bắt buộc phải đi học thêm để chia sẻ lại. Để giải quyết những khó khăn này, anh Tài đã tìm đến các khóa học từ cơ bản đến chuyên sâu để tham gia, viết Reflection, sau đó trình bày lại cho nhóm. 

Bên cạnh đó, anh Tài cũng không ít lần phải đau đầu giải quyết xung đột trong team do nhóm có nhiều thành viên nên không thể tránh khỏi có nhiều ý kiến trái chiều. Ngoài ra, việc sắp xếp độ ưu tiên trong công việc cũng là một thách thức đối với anh. Có một kỉ niệm khiến anh Tài nhớ mãi, đó là lần nhóm anh cần tổ chức 4 buổi chia sẻ về khách hàng, nhưng do không thu xếp được thời gian nên cuối cùng chỉ tổ chức được một buổi mà còn “suýt fail”. Buổi hôm đó diễn ra trong tình trạng bên trong thì anh Tài đang thuyết trình, còn bên ngoài thì anh em nhóm phát triển “í ới gọi” do nhóm đang chạy deadline delivery. Nguyên nhân là do không biết cách sắp xếp thời gian, quá ôm đồm và không đánh giá được mức độ ưu tiên trong công việc.

Cơ duyên đã đưa anh Tài đến với chương trình NeoManager khi công ty cử anh đi học và anh cảm thấy khóa học giải quyết đúng vấn đề anh gặp phải. Nhìn lại quá trình học tập 2,5 tháng, anh Tài thẳng thắn chia sẻ: “Học hơi vất vả. Anh phải căng mình đấy”. Mỗi ngày trong tuần anh bỏ ra một tiếng để học nhưng cũng chỉ học được khóa online, anh phải dành riêng một buổi cuối tuần để viết Reflection và thử nghiệm.

Sau khi kết thúc khóa học, anh Tài tự tin trang bị cho bản thân “bí kíp 25/5”. Trước đây, anh cũng liệt kê danh sách task theo Todo list nhưng anh thấy đầu việc nào cũng gấp vì không đánh giá độ ưu tiên. Bây giờ, anh vẫn làm theo Todo list nhưng chia ra thành các category, đầu ra công việc của mình, của nhóm hay của nhóm khác. Công việc của mình thì xếp độ ưu tiên cao nhất, ghi deadline, công việc khác có độ ưu tiên thấp hơn thì đưa vào category thấp hơn. Do đó, anh đã biết cách bỏ bớt công việc, việc nào có thể giao cho người khác thì không cần phải làm. 

Đặc biệt, anh còn áp dụng được mô hình THOMAS-KILMANN để xử lý xung đột trong nhóm. Mô hình này đưa ra các mức độ xung đột, từ đó, anh xác định các bạn trong nhóm đang ở mức nào và có cách giải quyết tương ứng. Trong trường hợp mâu thuẫn ở mức rất căng thẳng, anh sẽ dừng lại buổi thảo luận, sau đó gặp riêng nói chuyện, trao đổi với từng bạn, từ từ xử lý mâu thuẫn. 

Anh nhớ có một lần nhóm xung đột rất gay gắt về việc có cần thi chứng chỉ CSPO (Certified Scrum Product Owner) hay không. Một bộ phận trong team phản đối vì cho rằng thi chứng chỉ này là không cần thiết và mọi người vẫn đang làm tốt công việc của mình. Anh Tài đã gặp riêng để lắng nghe ý kiến của những bạn phản đối thi chứng chỉ; sau đó xác nhận có đúng là các bạn không cần chứng chỉ mà vẫn làm tốt công việc hay không. Ngoài ra, anh cũng giải thích thêm về một số lợi ích của việc thi thêm chứng chỉ như: chứng minh được năng lực đối với khách hàng và lợi ích mang lại cho công ty… để mọi người hiểu và đưa ra lựa chọn.

Khi bạn là sếp, thành tích của team mới nói lên năng lực của bạn. Với nền tảng tư duy, kiến thức, kỹ năng được trang bị và những kinh nghiệm về quản lý đã tích lũy, anh Tài càng thêm tự tin trên hành trình chinh phục mục tiêu của bản thân.