Công cụ quản lý thời gian không còn là khái niệm xa lạ trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn không ít các nhà quản lý băn khoăn trong việc lựa chọn công cụ quản lý thời gian phù hợp với đặc thù và tính chất của doanh nghiệp. Bài chia sẻ dưới đây sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn đúng đắn hơn và lựa chọn cho mình “trợ thủ đắc lực” nhất.
Phân tích POSEC (là viết tắt của từ Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing) được hiểu là công cụ hỗ trợ các nhà quản lý trong việc phân định được mức độ ưu tiên trong công việc và tách nhỏ công việc, đơn giản hóa, tạm gác lại và đóng góp. Cụ thể là:
Công cụ đầu tiên được nhắc đến nhiều nhất là phân tích Pareto hay còn được gọi với cái tên phổ biến hơn là nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này nhấn mạnh ý nghĩa, 20% nguyên nhân sẽ tạo thành 80% kết quả.
Một ví dụ điển hình cho nguyên tắc 80/20 là: Doanh nghiệp của bạn đang cố gắng phục vụ 80% khách hàng, nhưng trên thực tế chỉ thu về 20% lợi nhuận. Ngược lại, nếu nỗ lực làm hài lòng 20% khách hàng, sẽ giúp doanh nghiệp thu về 80% lợi nhuận. Qua đó, chúng ta thấy được rằng điều quan trọng hơn cả là cần phân biệt đâu là khách hàng tiềm năng, mang lại giá trị và lợi nhuận cho doanh nghiệp và cần tập trung vào tệp khách hàng này.
Và trong công việc cũng tương tự như vậy, cần xác định đâu là nhóm công việc quan trọng và mang lại hiệu quả nên ưu tiên và tập trung hoàn thiện trước.
Eisenhower là công cụ quản lý thời gian giúp bạn tập trung vào những nhóm công việc quan trọng và loại bỏ những việc không thực sự cần thiết trong một khoảng thời gian ngắn.
Căn cứ vào tính chất của công việc mà phương pháp Eisenhower chia thành 4 nhóm chính sau:
Đây được xem là công cụ quản lý thời gian tối ưu, bằng cách phân loại công việc thành 3 nhóm chính như sau:
Theo đó, mỗi nhóm tiếp tục chia nhỏ thành A1, A2, B1, B2,…Và căn cứ vào tính chất công việc, nên sắp xếp công việc của từng nhóm theo mức độ ưu tiên giảm dần và lần lượt hoàn thiện chúng.
Phân tích ABC là công cụ quản lý thời gian tối ưu bằng cách phân loại công việc thành 3 nhóm
Công cụ quản lý thời gian giúp bạn hoàn toàn tập trung vào giải quyết một công việc đó là Pomodoro. Hay nói cách khác, Pomodoro là phương pháp chia nhỏ thời gian làm việc thành những khoảng ngắn – 25 phút. Cứ sau 25 phút tập trung cao độ để làm việc, bạn sẽ nghỉ ngơi 5 phút. Theo nghiên cứu, 25 phút là khoảng thời gian lý tưởng để não bộ tập trung cao độ vào công việc và gia tăng hiệu suất làm việc.
Khi áp dụng phương pháp Pomodoro vào quá trình làm việc sẽ mang lại những lợi ích tuyệt vời như:
Notion được ví là công cụ quản lý thời gian tích hợp nhiều chức năng hữu ích, cụ thể là: quản lý kế hoạch, ghi chú, danh sách công việc cần làm,…Một ưu điểm nổi bật của Notion được người dùng yêu thích là thiết kế tiện lợi theo chiều hướng có khả năng tạo được nhiều thư mục lớn và thư mục nhỏ. Từ đó, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ dữ liệu hơn cũng như việc sắp xếp và tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng, tiện lợi hơn.
Công cụ Trello được dùng để hỗ trợ người dùng trong việc phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm. Cụ thể đó là các công việc như: mô phỏng công việc cách chi tiết, cụ thể; thời gian hoàn thành công việc; tình trạng công việc; các thành viên trong nhóm có thể hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau.
Các thành phần cơ bản của công cụ Trello gồm có:
Công cụ Trello hỗ trợ phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm
Đây là công cụ lưu trữ dữ liệu cụ thể là: ghi chú, hoạt động, lịch trình,…và hỗ trợ người dùng quản lý thời gian cách hiệu quả nhất, thông qua các tính năng như:
“Stay focused, Be present” (luôn tập trung, có mặt trong thời điểm hiện tại) là thông điệp mà công cụ quản lý thời gian Forest muốn nhắn gửi tới người dùng. Cụ thể Forest nhấn mạnh vào sự tập trung và muốn người dùng trân trọng từng giây phút trôi qua.
Nói một cách khác, đây là công cụ vừa làm vừa chơi với nhiệm vụ chính là chỉ cần gieo hạt giống và trồng cây. Theo đó, nếu bạn ít tiếp xúc với điện thoại, cây trồng sẽ phát triển nhanh hơn. Từ đó, giúp bạn tránh bị xao nhãng hoặc mất tập trung khi làm việc. Tuy nhiên, công cụ Forest lại không phù hợp với những công việc có tính chất cần sử dụng điện thoại.
Khi nhắc đến công cụ quản lý thời gian được sử dụng phổ biến nhất, chắc hẳn không thể bỏ qua Google Calendar – ứng dụng cơ bản giúp theo dõi công việc mỗi ngày.
Ưu điểm nổi bật của công cụ này là có tính năng đồng bộ với Gmail, tạo lập thông tin, sự kiện trên Gmail sẽ được thêm vào Google Calendar. Bên cạnh đó, người dùng hoàn toàn có thể tự tạo, chỉnh sửa và sắp xếp các thông tin, sự kiện một cách phù hợp nhất.
Để vận dụng thành thạo những công cụ quản lý thời gian trên đây, các nhà quản lý, lãnh đạo có thể tham gia chương trình đào tạo quản lý NeoManager. Tại đây, các nhà quản lý sẽ được trau dồi kiến thức và kỹ năng liên quan đến các công cụ quản lý thời gian và gia tăng hiệu suất làm việc.
Chương trình đào tạo NeoManager dành cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp diễn ra trong vòng 3 tháng
Chương trình đào tạo được xây dựng bài bản, chuyên sâu với bộ 22 công cụ, kỹ thuật quản lý giúp học viên được thực hành và trải nghiệm thực tế. Theo đó, học viên sẽ được khám phá các chủ đề như:
Như vậy, qua bài chia sẻ trên đây, ắt hẳn chúng ta đã hiểu rõ và hiểu sâu hơn những công cụ quản lý thời gian hiệu quả được áp dụng phổ biến hiện nay. Những công cụ trên không chỉ giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả hơn mà còn giúp bạn cân bằng công việc và cuộc sống, gặt hái được nhiều thành tựu lớn. Tùy thuộc vào tính chất công việc của bản thân hãy lựa chọn người bạn đồng hành phù hợp nhé!
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
