Bạn đã từng tự hỏi làm thế nào một số người luôn có đủ thời gian để làm mọi thứ họ muốn, trong khi những người khác lại luôn bận rộn và dường như không bao giờ hoàn thành công việc? Hãy cùng theo dõi bài viết sau để rút ra cho mình những bí kíp quản lý thời gian hiệu quả!

Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Quản lý thời gian hiệu quả đề cập đến khả năng sử dụng thời gian của bạn để hoàn thành một nhiệm vụ hiệu quả. Quản lý thời gian tốt giúp bạn đạt được những mục tiêu lớn hơn, giảm sự trì hoãn và tăng năng suất lao động. 

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn giảm áp lực trong công việc, sắp xếp thời gian hợp lý, làm việc thông minh và đạt được mục tiêu nhanh hơn. Từ đó, bạn có thể làm rõ mục tiêu của mình và phát triển một kế hoạch rõ ràng, ưu tiên sử dụng thời gian hiệu quả.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc

Lợi ích của quản lý thời gian

Giảm căng thẳng

Khi bắt đầu công việc, bạn nên lập kế hoạch chi tiết những việc cần làm, lên kế hoạch thời gian và tuân theo một lịch trình công việc đã đề ra. Theo dõi tiến độ công việc giúp bạn hình dung những việc mình làm. Tiếp đó, sau khi hoàn thành một công việc, bạn nên đánh dấu các mục trong danh sách “việc cần làm”, tránh cảm thấy căng thẳng vì lo lắng về việc liệu bạn có đang hoàn thành công việc hay không.

Tăng thời gian

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn có thêm thời gian để sử dụng trong cuộc sống hàng ngày. Những người quản lý thời gian tốt thường có nhiều thời gian hơn dành cho các sở thích hoặc theo đuổi các mục tiêu cá nhân, cũng như gia đình và các mối quan hệ khác.

Quản lý thời gian tốt giúp bạn cân bằng giữa mục tiêu công việc và sở thích cá nhân

Nhận được nhiều cơ hội

Quản lý thời gian hiệu quả cho bạn nhiều thời gian để trải nghiệm, tránh lãng phí thời gian và có thêm nhiều cơ hội mới. Với kỹ năng này, bạn có thể dễ dàng sắp xếp công việc, lên kế hoạch, bố trí thời gian thực hiện và hoàn thành công việc hiệu quả nhất. 

Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả?

Đặt mục tiêu cụ thể

Đầu tiên, bạn hãy đặt mục tiêu cho bản thân và chọn lọc những công việc cần thực hiện. Hãy đặt mục tiêu sát thực tế, bạn có thể đạt được và đo lường được. Khi nhìn vào mục tiêu của công việc, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về công việc của mình và dễ dàng đề xuất những phương hướng đúng đắn. Bên cạnh đó, bạn có thể nhận biết mức độ quan trọng của các công việc và tạo động lực cho bản thân hoàn thành công việc hiệu quả nhất.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

Quản lý thời gian giúp bạn phân loại công việc nào được xếp ưu tiên theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, được giải quyết sớm hơn. Bạn nên ghi chú lại công việc và tình chất của nó, xác định những công việc nào nên hoàn thành trước và sau. Các nhiệm vụ quan trọng nhất và khẩn cấp nên được ưu tiên thực hiện sớm. Từ đó, bạn có thể sắp xếp công việc hiệu quả và có chủ đích hơn.

Sắp xếp thứ tự công việc giúp bạn ưu tiên hơn những việc quan trọng cần làm

Giám sát tiến độ công việc

Hãy đặt thêm các mốc thời gian hoàn thành công việc và những mục tiêu để hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả nhất. Ngoài ra, chúng cũng giúp bạn xác định rõ hơn những việc cần làm, tránh sai sót, làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cũng cần bám sát bản kế hoạch thực hiện công việc để theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc để tránh sai sót và đạt hiệu quả cao.

Quản lý bản thân

Khi làm nhiều công việc mà không có thời gian nghỉ ngơi, bạn sẽ khó tập trung và dễ bị giảm động lực và năng lượng làm việc. Làm việc cường độ cao trong thời gian dài khiến bạn mất tinh thần, không còn khả năng sáng tạo và tâm trạng thoải mái khi làm việc. Vậy nên, hãy dành cho mình thời gian nghỉ để giải tỏa đầu óc và làm mới bản thân, nạp thêm năng lượng hoàn thành công việc hiệu quả hơn. 

Khi làm việc liên tục với cường độ cao, bạn sẽ dễ mất năng lượng và mất tập trung

Lập kế hoạch công việc

Việc sắp xếp công việc theo các mốc thời gian giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn xuyên suốt dự án, nắm bắt thông tin và giám sát công việc chặt chẽ, hiệu quả hơn. Hãy tạo thói quen lập danh sách công việc hằng ngày để quản lý thời gian hiệu quả.

Loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết

Trong quá trình thực hiện công việc, bạn nên viết chi tiết những công việc cần thực hiện. Tiếp đó, bạn hãy xác định những công việc quan trọng và chắc chắn phải hoàn thành. Việc loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết giúp bạn có thêm nhiều thời gian hơn để dành cho những việc thực sự quan trọng. 

Lập kế hoạch giúp bạn định hướng rõ ràng những việc cần thực hiện

Khóa học NeoManager và quản lý thời gian hiệu quả

Khóa học NeoManager giúp tăng hiệu suất bản thân có gì?

Cá nhân hiệu quả: cải thiện kỹ năng quản lý, nâng cao hình ảnh cá nhân, giúp học viên phát triển cảm xúc, kỹ năng giao tiếp và ra quyết định & giải quyết vấn đề.

Nhóm hiệu quả: học viên được tham gia học quản trị theo mục tiêu, tham gia quản lý dự án, từ đó xây dựng và phát triển đội nhóm.

Tham gia khóa học này, học viên sẽ được tham gia 5 trải nghiệm học thú vị: 

• Chủ động thời gian học module online 
• Tham gia workshop với các chuyên gia qua Zoom
• Trải nghiệm kỹ thuật đã học vào thực tế công việc
• Đọc sách kinh điển và viết Reflection
• Đặt câu hỏi cho giảng viên

=> Xem chi tiết: Chương trình đào tạo quản lý mới – NeoManager

Sau khóa học bạn nhận được gì?

Học viên phát triển được năng lực tự học, tham gia quản lý dự án, học hỏi thêm về quản lý thời gian, giao tiếp, bộc lộ cảm xúc, xây dựng và tham gia quản lý nhân sự, phát triển đội nhóm và giúp mở rộng mối quan hệ với những chuyên gia, lãnh đạo doanh nghiệp.

Sống và làm việc có kế hoạch giúp ta hoàn thành công việc với năng suất cao hơn, giảm căng thẳng và giúp ta có nhiều cơ hội hơn để làm những việc cá nhân. Mong rằng bài viết trên mang đến cho bạn những kiến thức về quản lý thời gian hiệu quả và các bí kíp thực hiện hiệu quả.

=> Xem thêm: 4 nghệ thuật quản lý nhân sự dành cho lãnh đạo doanh nghiệp