Quản lý thời gian cá nhân là kỹ năng sắp xếp, phân chia và thực hiện các công việc một cách khoa học nhằm giải quyết các vấn đề nhanh chóng và đạt năng suất cao nhất. Vì vậy, khi bạn biết cách quản lý thời gian cá nhân hiệu quả thì bạn sẽ cân đối giữa công việc và cuộc sống. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cách quản lý hiệu quả quỹ thời gian của cá nhân.

1. Nguyên tắc trong quản lý thời gian cá nhân

Để áp dụng các nguyên tắc quản lý thời gian cá nhân hiệu quả nhất, chúng ta cần hiểu:

1.1 Chia mức độ ưu tiên trong công việc có phải là điều bắt buộc không?

Chia mức độ ưu tiên trong công việc là điều hết sức cần thiết. Nếu bạn là quản lý thì bạn nên ưu tiên các công việc quan trọng và khẩn cấp giải quyết trước, các công việc khác bạn có thể bàn giao lại cho cấp dưới.

Nếu bạn là nhân viên thì bạn cũng cần phải ưu tiên các công việc có deadline gần rồi đến các công việc có deadline xa hơn. Khi đó, bạn sẽ sắp xếp logic các công việc vào những thời điểm trong tuần để đáp ứng đúng tiến độ công việc được giao.

Bạn cần chia mức độ ưu tiên trong công việc

1.2 Làm sao để giải quyết các công việc đột xuất

Bất cứ công việc nào cũng có khả năng xảy ra rủi ro, bao gồm phát sinh đột xuất, công việc không đạt yêu cầu, tình hình vấn đề sức khỏe,… Liên hệ bản thân về quản lý thời gian, bạn sẽ thấy rằng trong một ngày làm việc 8 tiếng, bạn cần dự trù 1-2 tiếng để giải quyết rủi ro, tùy vào tính chất công việc mà thời gian dự trù thay đổi linh hoạt ít hay nhiều. 

Nếu thời gian dự trù không phát sinh việc gì thì bạn đẩy nhanh tiến độ công việc sắp tới. Nếu phát sinh quá nhiều công việc đột xuất thì bạn đẩy bớt công việc dự định làm sang thời gian dự trù cho ngày hôm sau.

Cần dự trù thời gian giải quyết các công việc phát sinh

1.3 Quản lý thời gian cá nhân nên chọn mô hình nào?

Sau đây là 3 mô hình quản lý thời gian cá nhân dễ áp dụng đạt hiệu quả cao:

1.3.1 Mô hình bốn góc phần tư (ma trận Eisenhower)

Đây là mô hình bao gồm 4 tiêu chí: khẩn cấp và không khẩn cấp; quan trọng và không quan trọng. Sau đó, chúng ta xác định được công việc nào vừa mang tính quan trọng và khẩn cấp chúng ta ưu tiên giải quyết trước.

Mô hình này giúp chúng ta ra quyết định và tận dụng thời gian hiệu quả nhất.

• Góc phần tư thứ nhất việc quan trọng và khẩn cấp: Chúng ta sẽ ưu tiên giải quyết và hoàn thành những công việc này trước tiên.

• Góc phần tư thứ hai việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc quan trọng và bạn cần lên lịch cụ thể để hoàn thành tốt công việc này. Mức độ ưu tiên hoàn thành công việc ở góc phần tư thứ hai nhỏ hơn góc phần tư thứ nhất.

• Góc phần tư thứ ba việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Hãy sắp xếp những công việc phát sinh khẩn cấp nhưng kém quan trọng vào góc này. Bạn cần giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt.

• Góc phần tư cuối cùng việc không quan trọng không khẩn cấp: Nó chiếm rất ít trong quỹ thời gian của bạn. Những công việc ở góc phần tư này chủ yếu giải trí, tán gẫu với bạn bè và một số công việc khác không mang lợi ích gì cho bạn.

Mô hình ma trận Eisenhower

1.3.2 Mô hình quả cà chua ( mô hình Pomodoro)

Nguyên tắc quản lý và sử dụng thời gian như sau:

1. Tập trung cao độ làm việc trong 25 phút mỗi lần (Pomodoro)
2. Chỉ giải quyết 1 việc duy nhất trong 1 Pomodoro
3. Nếu bị ngắt đoạn trong Pomodoro thì Pomodoro được tính lại từ đầu
4. Nếu công việc hoàn thành trước khi hết giờ, bạn nên kiểm tra lại và tối ưu kết quả

Cách làm việc theo phương pháp Pomodoro:

1. Xác định công việc sẽ làm
2. Thiết lập đồng hồ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro (thường là 25 phút)
3. Tập trung cao độ hoàn thành một việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ hết 1 Pomodoro
4. Nghỉ ngắn tầm 3-5 phút giữa các Pomodoro
5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài từ 15-30 phút

=> Xem thêm: Bật mí 9 cách quản lý thời gian thông minh, hiệu quả

Mô hình Pomodoro

1.3.3 Mô hình 4D

4D là viết tắt của Do – Dump – Delegate – Defer.

Trong đó:

Do: giải quyết ngay công việc quan trọng trước tiên. Đảm bảo hoàn thành công việc tối ưu nhất trước khi chuyển sang công việc tiếp theo.

Dump: loại bỏ công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian.

Delegate: giao việc cho người khác có khả năng làm tốt hơn bạn.

Defer: nếu không làm công việc ngay, hãy note lại vào sổ tay hay trên điện thoại, máy tính và xác định thời gian sẽ làm việc này.

Mô hình 4D

2. Làm thế nào để bản thân quản lý thời gian hiệu quả?

Một ngày, mọi người đều có 24 tiếng đồng hồ như nhau. Nếu bạn biết sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ làm việc đạt năng suất cao và tận hưởng cuộc sống trọn vẹn. Liên hệ bản thân về quản lý thời gian, chúng tôi sẽ tiết lộ đến bạn ba mẹo nhỏ để bạn quản lý thời gian cá nhân hiệu quả:

2.1 Lập thời gian biểu mỗi ngày

Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn cần liệt kê các công việc cần làm cho ngày mai theo mức độ giảm dần từ quan trọng và khẩn cấp nhất để hoàn thành tốt nhất các công việc được giao.

Lập thời gian biểu mỗi ngày để tối ưu hiệu quả công việc

2.2 Đảm bảo tiến độ công việc, nói “không” với trì hoãn

Châm ngôn có câu: “ một tuần lễ với người chăm chỉ có 7 ngày, còn với kẻ lười biếng có 7 ngày mai”. Vì vậy, khi bạn lười biếng trì hoãn công việc thì hiệu quả công việc giảm sút. Như vậy, bạn đã đánh mất lòng tin của cấp trên và mất cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Trong khi đó, nếu bạn hoàn thành tốt công việc đúng tiến độ thì bạn tạo được lòng tin ở sếp và thúc đẩy lộ trình thăng tiến của bạn nhanh hơn.

2.3 Loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung

Không ai có thể tập trung cao độ hoàn thành tốt công việc khi thỉnh thoảng tiếng ting ting của tin nhắn từ Facebook, điện thoại hay cuộc gọi tán gẫu từ bạn bè, người thân.

Tập trung cao độ làm việc

Vì vậy, để quản lý thời gian cá nhân hiệu quả nhất, bạn nên làm việc tại một không gian yên tĩnh, tắt hết chuông điện thoại và các thông báo hiển thị từ mạng xã hội. Hãy nghiêm khắc với bản thân mình, thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và chú tâm hoàn thành tốt công việc.

Nếu bạn là một người có mục tiêu rõ ràng, biết sắp xếp công việc khoa học và biết tận dụng quỹ thời gian hiệu quả thì bạn sẽ sớm đạt được thành công.

Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm điểm nghiêm khắc để biết rằng bạn đã thực sự biết cách quản lý thời gian hiệu quả chưa và bạn đã lãng phí thời gian vì những lý do gì… Nếu bạn còn chưa biết cách quản lý thời gian cá nhân tối ưu, hãy tham khảo khóa học NeoManager. 

Khóa học NeoManager đào tạo bạn những kỹ năng quản lý thời gian cá nhân, giúp bạn lập thời gian biểu rõ ràng, sắp xếp công việc hằng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp, tập trung cao độ làm việc. Ngoài ra, NeoManager còn cung cấp công cụ giúp bạn ra quyết định và giải quyết vấn đề hiệu quả nhất như ma trận eisenhower, mô hình pomodoro và mô hình 4D.

Để biết thêm thông tin chi tiết về khóa học NeoManager hãy liên hệ ngay với Học viện Agile.

=> Xem chi tiết: Chương trình Đào tạo quản lý mới – NeoManager