Ai cũng có 24 giờ để sống, để làm việc…nhưng có những người làm được rất nhiều việc và có những người chẳng làm được việc gì. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn cần hiểu được vai trò của quản lý thời gian và có những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Vai trò của quản lý thời gian trong công việc và cuộc sống

Rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất 

Quản lý thời gian sẽ giúp bạn rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc. Theo đó, cùng là một việc trước đây bạn làm hết hai giờ nhưng khi biết sắp xếp thời gian hợp lý bạn có thể chỉ phải làm trong một giờ đã hoàn thành. Điều này cũng có nghĩa là bạn sẽ làm được nhiều việc hơn trong ngày tương đương với năng suất lao động cao hơn.

Vai trò của quản lý thời gian là tạo ra sự đột phá năng suất lao động

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Bạn cần có sự sắp xếp hợp lý thời gian dành cho công việc và thời gian dành cho bản thân, gia đình. 

Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống tránh được những áp lực, căng thẳng nhất là với những người có công việc bận rộn.

Thực hiện mục tiêu nhanh hơn

Quản lý thời gian giúp bạn phân định rõ việc mình cần làm trong từng thời điểm để hoàn thành mục tiêu. Việc này sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu nhanh hơn. 

Quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành mục tiêu nhanh hơn

Những kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu chính là việc xác định rõ những việc cần làm. Bạn cần đưa ra danh sách những công việc cần làm trong thời gian cụ thể, ví dụ trong ngày, trong tuần, trong tháng.

Bạn nên bắt đầu từ mục tiêu chung, từ đó chia ra các mục tiêu cụ thể để đạt được mục tiêu chung đó. Ví dụ, bạn muốn có mức lương 5 triệu/tháng thì bạn cần hoàn thành bao nhiêu sản phẩm mỗi ngày. Mục tiêu càng rõ ràng thì khả năng hoàn thành càng cao. Và nhất thiết phải luôn giữ danh sách này bên mình để ghi nhớ và thực hiện mục tiêu.

Mục tiêu rõ ràng tăng khả năng hoàn thành

Lập kế hoạch

Để hoàn thành các mục tiêu đề ra bạn phải lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc. Kế hoạch cần gắn với những công việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng. Bạn làm công việc này khi nào, trong thời gian bao lâu, làm như thế nào, kết quả là gì? Tất cả những thông tin này cần được đưa vào kế hoạch.

Kế hoạch đã lập ra cần được tuân thủ nghiêm ngặt vì chỉ cần một công việc không thực hiện theo đúng kế hoạch sẽ có thể ảnh hưởng tới tiến độ và kết quả của nhiều công việc khác. Vì vậy, cần hạn chế việc trì hoãn thực hiện kế hoạch.

Bên cạnh việc lập kế hoạch, bạn cần có bước đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo từng giai đoạn tùy tính chất công việc để thấy được hiệu quả công việc, khả năng hoàn thành mục tiêu và điều chỉnh kế hoạch (nếu cần).

Nếu không lập kế hoạch bạn sẽ quay cuồng trong công việc

Phân cấp mức độ ưu tiên

Phân cấp mức độ ưu tiên là một bước cần thiết giúp bạn hoàn thành mục tiêu. Sau khi xác định được những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nào đó, bạn có thể sắp xếp những công việc này theo thứ tự ưu tiên. Cần ưu tiên xử lý những việc cấp bách, việc sắp đến hạn hoàn thành hay những việc có thể ảnh hưởng tới nhiều người khác.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn tránh được áp lực căng thẳng và đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

=> Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với 6 “bí kíp”

Tránh xây dựng kế hoạch đa nhiệm

Đa nhiệm tức là thực hiện nhiều nhiệm vụ trong cùng một thời điểm. Ví dụ như bạn vừa họp vừa làm việc trên máy tính hay vừa tư vấn online cho khách hàng vừa làm báo cáo công việc.

Đa nhiệm không mang lại hiệu quả cao

Trên thực tế, chỉ một số cá nhân có khả năng làm việc đa nhiệm mà vẫn đạt hiệu quả tốt. Thông thường, mỗi lần thay đổi nhiệm vụ, não bộ cần thời gian và tài nguyên để sắp xếp lại thông tin. Việc chuyển qua chuyển lại sẽ gây mất tập trung và tiêu tốn thời gian. Chính vì thế, làm nhiều việc một lúc thường không hiệu quả và tốn nhiều thời gian hơn làm từng việc.

Mặt khác, theo nhiều nghiên cứu, làm việc đa nhiệm có thể gây tổn thương cho não bộ vì não bộ vốn không được thiết kế để làm việc đa nhiệm.

Do vậy, bạn cần tránh việc xây dựng kế hoạch đa nhiệm nếu như muốn đảm bảo chất lượng và hiệu suất công việc và sức khỏe.

Điều chỉnh tâm lý và tư duy logic

Tâm lý và tư duy là hai yếu tố quan trọng giúp bạn quản lý tốt thời gian.

Căng thẳng làm giảm khả năng đưa ra quyết định

Bạn cần kiểm soát được cảm giác căng thẳng vì khi căng thẳng, áp lực gia tăng, bạn sẽ mất đi khả năng đưa ra những kế hoạch hay quyết định đúng đắn, công việc vì thế mà cũng kém hiệu quả. Một số cách dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát căng thẳng và giảm áp lực cho bản thân:

+ Dù bận đến mấy cũng cần sắp xếp một khoảng thời gian nhất định trong ngày dành cho gia đình và bản thân.  

+ Không cố gắng kiểm soát mọi việc, không lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết, biết việc gì cần ưu tiên, việc gì có thể làm sau.

+ Theo đuổi sở thích của bạn hoặc làm những việc thiện nguyện

+ Tăng cường tập luyện để nâng cao sức khỏe, thư giãn tinh thần.

Bên cạnh việc điều chỉnh tâm lý, hình thành tư duy logic cũng giúp bạn kiểm soát tốt thời gian. Tư duy logic giúp bạn có thể đặt ra những mục tiêu rõ ràng và những quyết định quan trọng để thực hiện mục tiêu. Tư duy logic có thể rèn luyện qua sách báo, tranh luận, những trải nghiệm trong cuộc sống hàng ngày và nỗ lực học tập không ngừng.

Chương trình đào tạo quản lý NeoManager là lựa chọn tối ưu giúp bạn cải thiện toàn diện kỹ năng quản lý nhân sự. 

Tham gia khóa học, bạn có thể được đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian để nâng cao hiệu suất cá nhân. Bắt đầu từ việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch tới cách thức hoàn thành mục tiêu hiệu quả nhất trong thời gian ngắn nhất.  Với việc nâng cao hiệu suất cá nhân, bạn sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của tập thể. 

Có thể thấy vai trò của quản lý thời gian rất quan trọng đối với sự thành công của mỗi cá nhân hay doanh nghiệp. Vì vậy, việc đầu tư vào các khóa học để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian là cần thiết. Chương trình đào tạo quản lý NeoManager chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho mục tiêu này. 

=> Xem chi tiết: Chương trình Đào tạo quản lý mới – NeoManager