Thời gian luôn luôn công bằng với tất cả mọi người. Để mỗi 24h trôi qua được sống trọn vẹn hơn, không bị lãng phí và vô nghĩa hãy đọc ngay 5 bí quyết quản lý thời gian qua bài viết dưới đây.

Bí quyết quản lý thời gian thứ 1: Bắt đầu từ việc dễ

Mỗi ngày chúng ta có rất nhiều công việc phải làm, hãy liệt kê ra một cách chi tiết và đầy đủ, nếu không bạn sẽ không thể nhớ hết được. Phải trả lời được câu hỏi hôm nay mình cần làm những gì? Ưu tiên những công việc có thể hoàn thành nhanh chóng trong thời gian ngắn và giải quyết một cách dễ dàng. 

Hãy lấy những việc nhỏ, việc dễ làm cái gốc chỉ khi hoàn thành việc dễ bạn mới có thể từng bước hoàn thành những việc khó hơn. Sau mỗi việc hoàn thành hãy đánh dấu để tạo động lực cho chính bản thân mình.

Bí quyết quản lý thời gian, bắt đầu từ việc dễ

Bí quyết thứ 2: Kỹ năng nói ” Không “

Mỗi công việc điều tiêu tốn thời gian và không phải công việc nào cũng giúp ích cho bạn. Hãy biết cách phân biệt những công việc cần phải làm và những công việc có thể bỏ qua để có thể sắp xếp thời gian hợp lý nhất. Đừng nên đảm nhận nhiều công việc khác nhau, điều đó chỉ khiến bạn trở nên mệt mỏi, kiệt sức và đầy căng thẳng mà thôi.

Hãy học cách “từ chối”, bạn có quyền từ chối những cuộc hẹn hò, tán chuyện vô nghĩa, cũng không nên giúp đỡ người khác khi công việc của mình chưa hoàn thành. Điều đó không những giúp bạn quản lý thời gian mà còn khẳng định giá trị của bản thân và nhận được sự tôn trọng của mọi người.

Cùng với đó, kỹ năng nói “không” sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về cuộc sống, từ đó đánh giá được sự việc rõ ràng và công tâm hơn.

Hãy học cách từ chối

Bí quyết thứ 3: Áp dụng nguyên tắc Pareto

Nguyên tắc Pareto hay còn gọi là nguyên tắc 80/20. Có thể hiểu nguyên tắc này là ưu tiên xử lý 20% công việc quan trọng nhất, tránh bị ảnh hưởng bởi 80% công việc ít quan trọng còn lại. Nguyên tắc này được áp dụng rất nhiều trong các lĩnh vực khác nhau như sản xuất, quản lý, quản trị nhân lực,… 

Ví dụ, Nếu một ngày bạn có 10 công việc phải làm trong đó có 8 công việc không thực sự quan trọng. Hãy xác định 2 công việc quan trọng còn lại và giành thời gian thực hiện chúng. Đây là 2 công việc cần xử lý ngay và mất nhiều thời gian nhất, nếu không tập trung thực hiện 2 việc đó bạn sẽ bỏ lỡ 80% thời gian của mình.

Sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20

Bí quyết thứ 4: Áp dụng nguyên tắc 40/30/20/10

Nguyên tắc 40/30/20/10 cũng giống như nguyên tắc 80/20 chúng đều là những quy chuẩn ‘‘vàng’’ cho cuộc sống. Nguyên tắc này sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả và khoa học.

Đối với 24 giờ mỗi ngày bạn có thể chia:

• 40% trong ngày sẽ dành cho công việc khoảng 9,6 giờ
• 30% dành cho việc ngủ và lấy lại sức khỏe khoảng 7,2 giờ
• 20% dành cho việc chăm lo các mối quan hệ 4,4 giờ
• 10% dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa khoảng 2,4 giờ

Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc:

• 40% thời gian vào những việc quan trọng được ưu tiên nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng được ưu tiên thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng được ưu tiên thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp 

Dựa vào mức độ thời gian mà bạn có thể sắp xếp những công việc cần được ưu tiên. Bạn có thể loại bỏ 10% thời gian cuối để tập trung hoàn thành 3 công việc quan trọng trước.

Nguyên tắc 40/30/20/10 trong quản lý thời gian

Bí quyết thứ 5: Đừng để thời gian chết

Bạn sử dụng các nguyên tắc để quản lý thời gian nhưng trong trường hợp những công việc hoàn thành sớm hơn dự kiến, thời gian còn lại bạn sẽ làm gì? Đây chính là thời gian chết, hãy tận dụng thời gian này để thử thách mình tại những công việc mới để bổ sung kiến thức chuyên môn. Hay học thêm một kỹ năng mới để hoàn thiện và phát triển bản thân. Bạn cũng có thể quay lại trường học theo đuổi một bằng cấp cao hơn.

Nếu được hãy xây dựng mạng lưới quan hệ trong công việc, đây là tiền đề rất quan trọng cho sự phát triển nghề nghiệp lâu dài. Sử dụng thời gian chết để nạp năng lượng, thư giãn bản thân, giúp giữ tinh thần luôn tập trung vào công việc quan trọng nhất của mình.

Để học thêm bí quyết cũng như các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể tham gia khóa học NeoManager. Đây là khóa đào tạo dành cho các nhà lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp với những kiến thức quản lý thời gian được áp dụng ngay trong công việc và cuộc sống.

=> Xem chi tiết: Chương trình Đào tạo quản lý mới – NeoManager

Dưới sự dẫn dắt và chia sẻ của đội ngũ giảng viên là những nhà quản lý tại các doanh nghiệp lớn, thông qua nội dung giảng dạy toàn diện kết hợp với thực hành thực tế, học viên sẽ có cơ hội trau dồi kiến ​​thức chuyên môn và hiểu rõ các vấn đề họ gặp phải trong quá trình quản lý thời gian.

5 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả trên sẽ giúp bạn phần nào định hình được cách quản lý thời gian của bản thân. Hãy xây dựng và duy trì một thói quen để có thể hoàn thành những mục tiêu trong cuộc sống nhé! 

=> Xem thêm: Bật mí 9 cách quản lý thời gian thông minh, hiệu quả