Triển khai và kiểm soát dự án mang đến chất lượng tốt là điều không hề đơn giản. Một mô hình quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp, lãnh đạo dễ dàng kiểm soát công việc và hoàn thành dự án theo đúng thời hạn. Hiện nay, sơ đồ Gantt và WBS đang là hai mô hình được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án. Mời bạn đọc cùng tìm hiểu hai mô hình này trong bài viết bên dưới nhé!
Mô hình quản lý dự án được hiểu đơn giản là cách thức mà doanh nghiệp thực hiện dự án. Mô hình này là tập hợp của những phương pháp, quy tắc, kỹ thuật và công cụ sẽ được cá nhân sử dụng trong công việc với mục đích hoàn thành dự án đúng thời gian, đúng yêu cầu, đúng chất lượng. Việc áp dụng mô hình quản lý vào quy trình dự án sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm nguồn lực.
Sơ đồ Gantt là một mô hình quản lý dự án có tính chuyên nghiệp. Thực tế, sơ đồ Gantt trong quản lý dự án là một công cụ cổ điển đã được áp dụng từ rất lâu trong quản lý kinh doanh, sản xuất.
Trong quản lý dự án, sơ đồ Gantt có dạng biểu đồ thanh ngang được hiển thị đi kèm với thời gian. Thời gian được biểu thị trong sơ đồ này có ngày bắt đầu, ngày kết thúc, quãng thời gian của dự án. Mỗi thanh ngang tương ứng với một nhiệm vụ, một công việc. Với cách mô tả này, sơ đồ Gantt sẽ thể hiện mức độ hoàn thiện công việc trong dự án tương ứng với thời gian cụ thể. Điều này sẽ cho phép người xây dựng sơ đồ quản lý tiến độ của dự án theo cách trực quan nhất.
Sơ đồ Gantt được đánh giá là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quản lý dự án. Mô hình này mang đến nhiều ưu điểm nổi bật cho người dùng:
Quản lý nhiều công việc cùng lúc: Các thông tin biểu thị cho sơ đồ sẽ giúp người dùng nắm rõ được nhiều công việc, mục tiêu cần thực hiện của dự án. Những công việc này còn được biểu thị về cả mặt thời gian. Do đó, người dùng sẽ dễ dàng kiểm soát tiến độ, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, công việc đúng hạn.
Sử dụng hiệu quả nguồn lực: Sơ đồ Gantt cho phép người lập có cái nhìn tổng quát về công việc trong dự án. Từ đó, nhà quản lý sẽ thực hiện phân công, sử dụng các nguồn lực có hiệu quả và tối ưu nhất.
Tối ưu hiệu suất công việc: Công việc, mục tiêu được thể hiện dưới dạng biểu đồ giúp xác định công việc cần phải hoàn thiện. Từ đó, người lập sơ đồ sẽ biết cụ thể việc cần làm và thời gian cần hoàn thành.
Tuy nhiên, mô hình quản lý dự án theo sơ đồ Gantt cũng vẫn có một số khó khăn với người sử dụng như:
Tính phụ thuộc cao: Trong trường hợp ước tính sai thời gian hoặc bỏ sót công việc, sơ đồ sẽ cần phải thiết lập lại toàn bộ.
Bị giới hạn: Khi số lượng công việc nhiều, thời gian kéo dài, việc theo dõi sơ đồ một cách bao quát sẽ bị giới hạn.
Khó thiết lập những mối quan hệ trong công việc: Yếu tố ràng buộc giữa các công việc trong dự án sẽ không được thể hiện trên sơ đồ Gantt. Bên cạnh đó, nhiều công việc liên tiếp đan xen nhau. Điều này gây khó khăn cho người dùng vì không thể xác định đâu là công việc quan trọng cần ưu tiên.
Mục đích của sơ đồ Gantt là hỗ trợ người quản lý dự án đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ không bị chậm trễ. Do đó, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng Gantt để lập kế hoạch và lập lịch trình công việc cho dự án.
Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn được sử dụng như một công cụ theo dõi tiến độ dự án. Dựa vào thời gian thiết lập cho các nhiệm vụ, người quản lý kịp thời xử lý các vấn đề chậm trễ để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn sẽ thiết lập.
Hiện nay, việc vẽ sơ đồ Gantt đã trở nên đơn giản hơn với sự hỗ trợ của phần mềm. Trong đó, Excel là một công cụ giúp thiết lập Gantt chart phổ biến và đơn giản nhất. Ngoài ra, các quản lý có thể sử dụng ứng dụng chuyên nghiệp hơn như: Gantto, Microsft Project,…
Một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án sẽ được thiết lập theo 4 bước cơ bản như sau:
=> Xem thêm: Quản lý dự án bằng Microsoft Project
Sơ đồ Gantt được sử dụng như công cụ theo dõi tiến độ hoàn thiện công việc trong dự án
WBS là ký tự viết tắt của work breakdown structure. Cùng với Gantt, WBS cũng là một mô hình quản lý dự án có hiệu quả rất cao.
Mô hình WBS trong quản lý dự án là phân chia công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ. Từ đó, người quản lý sẽ xây dựng danh sách chi tiết những việc cần triển khai trong dự án.
Cách thức phân chia công việc của WBS là chi tiết, cụ thể hóa từng công việc cần làm để hoàn thành công việc lớn. Theo đó, mô hình quản lý dự án này sẽ giảm bớt sự phức tạp của dự án. Với sự mức độ chi tiết tăng dần, người quản lý sẽ kiểm soát, triển khai dự án dễ dàng hơn.
Chi tiết mục tiêu, công việc lớn thành công việc cụ thể: Mô hình WBS cho phép phân rã từng nhiệm vụ, công việc thành phần nhỏ hơn. Sau đó, công việc này được trực quan hóa thành công việc, thời gian, kết quả cụ thể. Từ đó, công việc trong dự án không bị chồng chéo hay bỏ sót.
Kiểm soát thời gian: Khi công việc được trực quan hóa, người quản lý chỉ định, ước tính thời gian và chi phí. Sau đó dựa theo mô hình WBS, nhà quản lý có thể theo dõi tiến bộ và mức chi phí để đánh giá hiệu quả của dự án.
Tăng cường sự chủ động, trách nhiệm: Với mô hình WBS, mỗi cá nhân sẽ thấy rõ được vai trò của bản thân trong dự án. Mọi người sẽ luôn chủ động và có trách nhiệm với công việc đã được phân chia.
Việc sử dụng khó khăn: Việc sử dụng mô hình WBS trong quản lý dự án đòi hỏi nhiều kỹ năng. Người quản lý áp dụng WBS không chỉ cần kỹ năng làm việc cá nhân mà còn đòi hỏi kỹ năng tổ chức đội nhóm.
Khó thay đổi: Mô hình quản lý WBS đã phân chia cụ thể hóa công việc, thời gian, chi phí trong từng mục tiêu lớn. Do đó, bất kỳ sự thay đổi nào cũng kéo theo sửa đổi toàn bộ mô hình từ đầu.
Mô hình WBS có thế được áp dụng vào dự án từ quá trình khởi động thiết lập mục tiêu đến kiểm soát và đánh giá. Với việc chia nhỏ từng phần dự án, WBS phù hợp với nhiều lĩnh vực.
Để sử dụng tối ưu, bạn có thể thực hiện xây dựng một hình WBS theo 6 bước dưới đây:
Sơ đồ thiết lập mô hình quản lý dự án WBS
Sơ đồ Gantt hay WBS đều là những mô hình quản lý dự án hiệu quả. Thực tế, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm kiến thức liên quan đến hai mô hình này dễ dàng. Tuy nhiên, đọc sách chỉ giúp bạn có được kiến thức cơ bản. Bạn vẫn cần được thực hành sử dụng mô hình vào quản lý, điều phối dự án thực tiễn. Điều này sẽ giúp bản thân quản lý biết chính xác nên chọn áp dụng mô hình nào, nên làm để thiết lập công việc phù hợp với dự án.
Thêm vào đó để áp dụng hiệu quả, nhà quản lý dự án cần tổng hợp của nhiều kỹ năng. Vậy nên, khóa học Quản trị dự án Agile sẽ là gợi ý tuyệt vời cho nhà quản lý. Khóa học được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Đến với khóa học, bạn sẽ được cung cấp kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về các mô hình quản lý dự án. Đặc biệt trong suốt thời gian huấn luyện, bạn sẽ được áp dụng kiến thức vào trong công việc thực tế dưới sự giám sát, tư vấn của giảng viên hàng đầu.
Khóa học sẽ giúp bạn:
Trên đây là những kiến thức về mô hình quản lý dự án WBS và Gantt được trích xuất từ khóa luyện thi chứng chỉ PMP của PMA. Hi vọng những nội dung này sẽ giúp ích cho bạn trong quản lý dự án.
Bài viết liên quan:
