Quản lý dự án bằng Microsoft Project là một trong những phương pháp hữu ích, được ứng dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay. Microsft Project giúp người làm quản lý lên kế hoạch, sắp xếp công việc theo tiến độ, đánh giá mức độ hiệu quả công việc tương đối hiệu quả. Tuy vậy, có thể bạn chưa hiểu hết về phần mềm này và liệu có giải pháp thay thế nào phù hợp hơn hay không? Theo dõi chia sẻ sau để có thêm thông tin bổ ích bạn nhé!

Microsoft Project là gì?

Microsoft project được biết đến là một ứng dụng được phát triển bởi ông lớn Microsoft với chức năng hỗ trợ công việc quản lý dự án như tên gọi của nó. Microsoft Project hiện có hai phiên bản tiêu chuẩn Standard và phiên bản cao cấp Professional. Microsoft Office Project là một ứng dụng nằm trong bộ Office chính thức, nhưng được nghiên cứu và phát triển độc lập với những tính năng riêng biệt.

Phần mềm này hỗ trợ các công việc quản lý dự án, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ, xuất báo cáo theo từng dự án khác nhau.

Quản lý dự án bằng Microsoft Project được đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ tối đa. Người dùng lên kế hoạch,lịch làm việc một cách chi tiết, đồng thời có thể phân công nhiệm vụ và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện. Với phần mềm này, người dùng như có thêm sức mạnh, quản lý công việc một cách khoa học, theo dõi trực quan. Từ đó người dùng sẽ tập trung phát triển thêm những giá trị khác, việc đạt mục tiêu dự án đề ra sẽ trở nên mỹ mãn hơn.

Tìm hiểu về tính năng của Microsoft Project

Tính năng cơ bản

Các tính năng cơ bản mà bạn dễ đàng tìm thấy, sử dụng không quá phức tạp trên Microsoft Project có thể kể đến:

• Thực hiện việc lập kế hoạch chi tiết nhằm xác định công việc hằng ngày đi cùng với thời gian hoàn thành tương ứng
• Phân công nhiệm vụ chi tiết, theo thời gian đến từng thành viên dự án
• Phân bố nguồn lực một cách hợp lý, phân bố chi phí công tác dự án khoa học
• Có thể tích hợp, chia sẻ dữ liệu cho thành viên trong cùng dự án để thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc
• Cho phép điều chỉnh mục tiêu, thời gian, chi phí cho phù hợp theo từng giai đoạn
• Hỗ trợ xây dựng, lập các báo cáo một cách chuyên nghiệp để có thể trình bày với các bên liên quan về kết quả, tiến độ của dự án

Các chức hỗ trợ người quản lý các dự án của Microsoft Project hiệu quả 

Đối với các doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động theo dự án thường xuyên như công ty xây dựng, công ty phần mềm thì có thể lựa chọn hai hình thức của Microsoft Project là triển khai theo điện toán đám mây hoặc triển khai tại chỗ.  Bạn sẽ phải trả một mức phí tương ứng với từng hình thức, theo gói để sử dụng trọn vẹn chức năng mà Microsoft Project cung cấp.

Ưu nhược điểm của Microsot Project

Với những tính năng cơ bản đến nâng cao của Micrsoft Project bạn có thể thấy đây là một ứng dụng quản lý dự án đa chức năng, hỗ trợ cho người quản lý rất nhiều tác vụ. Ngoài Micrsoft Project thì bạn còn có thể kết hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office để quản lý công việc của mình một cách tốt nhất.

Nhược điểm của Microsoft Project là bạn phải mất chi phí quản lý hàng tháng. Đây gần như chỉ là một công cụ chứ không phải là một phương pháp quản lý tối ưu nhất. Bạn sẽ cần set up, hoàn thiện nó sao cho phù hợp nhất với công việc của chính mình.

Giải pháp quản lý dự án thay thế Microsoft Project

Có thể thấy Microsoft Project là một giải pháp quản lý các dự án phổ biến và mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Tuy vậy, nó cũng tồn tại những nhược điểm chưa thật sự phù hợp với tính chất nền kinh tế hiện nay. Thay vì quản lý dự án với Microsoft Project bạn đã thử tìm hiểu về mô hình quản lý các dự án với Agile hay Scrum chưa?

Giải pháp quản lý các dự án theo xu hướng hiện đại

Agile là một phương pháp quản lý các dự án phổ biến có thể thay thế việc quản lý dự án Microsoft Project trong giới công nghệ. Agile đang dần trở thành giải pháp không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp công nghệ nào.

Agile hay Scrum được hình thành nhằm hỗ trợ người quản lý trước những vấn đề khó khăn trong công việc. Đó là khối lượng công việc quá tải, thị trường luôn luôn thay đổi, thế giới ngày càng xuất hiện nhiều yếu tố phức tạp hơn bao giờ hết, công nghệ ngày càng lên ngôi và khẳng định giá trị. Agile xuất hiện mang đến cách tiếp cận linh hoạt, hiện đại các vấn đề cần giải quyết của dự án, từ đó đưa ra phương án kết hợp công cụ phù hợp.

Giá trị cốt lõi của Agile mang lại ưu điểm vượt trội so với việc quản lý dự án Microsoft Project có thể kể đến như:

• Đáp ứng một cách linh hoạt các thay đổi do tác động từ môi trường bên ngoài bao gồm khách hàng, thị trường, nguồn lực… một cách linh hoạt. Người có tư duy về Agile luôn trong trạng thái sẵn sàng thích ứng.
• Các cá nhân tương tác thông qua các quy trình và công cụ, con người là yếu tố cốt lõi tạo nên thành công.
• Ứng dụng phần mềm hoạt động dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào số liệu cứng đơn thuần. Tính chính xác cao hơn, dễ dàng sử dụng hơn và không khiến cho người quản lý bị quá tải công việc.

Qua những chia sẻ trên đây, bạn sẽ có được lựa chọn cân nhắc quản lý dự án bằng Microsoft Project, Agile hay các phương pháp hiện đại khác. Điều cốt lõi vẫn là hiểu, phân tích mức độ phù hợp và ứng dụng linh hoạt.

=> Xem chi tiết: Khóa học quản trị dự án Agile