Quản lý dự án Microsoft Project là một phần mềm được phát triển bởi Microsoft. Đây là công cụ hỗ trợ các công việc trong quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch, phân chia công việc, kiểm soát tiến độ, quản lý ngân sách,… Để sử dụng hiệu quả công cụ quản lý dự án Microsoft Project, cùng tìm hiểu thêm về tính năng, ưu nhược điểm của phần mềm này nhé!

Tính năng của quản lý dự án Microsoft Project

Quản lý dự án Microsoft Project là phần mềm nằm trong bộ công cụ Office. Tuy nhiên, phần mềm này được xây dựng và phát triển độc lập để tạo ra những tính năng riêng biệt nhằm hỗ trợ tối đa trong việc quản lý dự án. Những tính năng cơ bản của Microsoft Project phải kể đến bao gồm:

• Lập kế hoạch công việc cần thực hiện trong dự án theo ngày, theo tuần, theo tháng.
• Lên thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành tương ứng với các công việc trong kế hoạch.
• Phân chia công việc cho từng thành viên, nhân sự trong dự án.
• Phân bổ, kiểm soát các khoản chi phí của dự án.
• Thiết lập mục tiêu, giới hạn thời gian, chi phí cho từng giai đoạn cụ thể trong dự án.
• Đưa ra mối quan hệ giữa các công việc trong dự án.
• Chia sẻ dữ liệu dự án cho các thành viên trong nhóm dễ dàng.
• Hỗ trợ tạo lập báo cáo kết quả, tiến độ dự án chuyên nghiệp cho các bên liên quan (khách hàng, chủ đầu tư,…).

Ưu, nhược điểm của quản lý dự án Microsoft Project

Ưu điểm của quản lý dự án Microsoft Project

Dễ dàng theo sát tiến độ dự án

Với Microsoft Project, người quản lý có thể chủ động nắm bắt tiến độ thực hiện công việc của từng hạng mục, từng cá nhân trong toàn dự án. Như vậy, quản lý sẽ biết được chính xác tiến độ dự án. Đặc biệt, phần công việc nào đã đến hạn mà chưa hoàn thành để hỗ trợ kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến công việc khác và làm chậm tiến độ.

Cải thiện kết quả dự án

Nhờ các tính năng hữu ích như quản lý luồng công việc, quản lý tiến độ, quản lý nguồn lực…, phần mềm Microsoft Project giúp cải thiện kết quả dự án, đảm bảo thành công của dự án. Những tính năng này cho phép người quản lý giám sát chặt chẽ kết quả, thời gian hoàn thành dự án.

Quản lý thu chi dự án hiệu quả

Phần mềm Microsoft Project cho phép người dùng khởi tạo dữ liệu về nguồn thu và nguồn chi một cách chi tiết, cụ thể. Việc này giúp nhà quản lý giám sát chặt chẽ tổng thu chi của toàn dự án. Không chỉ vậy, Microsoft Project còn hỗ trợ thiết lập các báo cáo để so sánh chênh lệch nguồn ngân sách dự kiến và tổng chi thực tế. Từ đó, nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp đảm bảo được dòng tiền cho dự án và tránh được khoản phát sinh ngoài dự kiến.

Phần mềm Microsoft Project hỗ trợ quản lý nguồn thu chi của dự án

Nhược điểm của quản lý dự án Microsoft Project

Là công cụ quản lý nên không có sự linh hoạt

Trên thực tế, quản lý dự án Microsoft Project là công cụ hỗ trợ cho việc kiểm soát và điều hành công việc trong dự án. Công cụ sẽ có những nguyên tắc không thể thay đổi, không thể sửa chữa. Điều này có thể khiến việc quản lý kém linh hoạt và bị máy móc.

Nhân sự bị phụ thuộc vào kế hoạch ban đầu, khi xảy ra thay đổi khó giải quyết

Phần mềm quản lý Microsoft Project được sử dụng để xây dựng kế hoạch cho toàn dự án. Mỗi nhân sự sẽ được phân chia thực hiện một công việc, một nhiệm vụ khác nhau và hoàn toàn thực hiện theo đúng kế hoạch.

Phần mềm Microsoft Project quản lý công việc theo kế hoạch ban đầu khó thay đổi

Tuy nhiên, nhược điểm của điều này chính là khi có thay đổi do tác động bên ngoài, nhân sự sẽ bị động, không thể giải quyết được vấn đề. Thậm chí, một vướng mắc rất nhỏ cũng kéo theo thay đổi hoàn toàn kế hoạch ban đầu. Kế hoạch ban đầu thay đổi, nhân sự sẽ không biết phải làm gì tiếp theo, kéo theo việc trì hoãn và chậm hoàn thành dự án.

Mất chi phí hàng tháng để sử dụng công cụ

Để sử dụng phần mềm Microsoft Project, doanh nghiệp sẽ phải chi trả phí cố định hàng tháng. Hiện nay, mức giá sử dụng Microsoft Project đang dao động khoảng 7 đến 55$/user.

Giải pháp quản lý dự án tối ưu cho doanh nghiệp với quản lý dự án Microsoft Project

Quản lý dự án Microsoft Project có thể hỗ trợ doanh nghiệp, các nhà quản lý điều hành và kiểm soát dự án. Tuy nhiên, phần mềm này vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Những nhược điểm này khiến việc quản lý dự án kém linh hoạt trước tính chất biến động, không chắc chắn của nền kinh tế hiện nay.

Để khắc phục nhược điểm của Microsoft Project, doanh nghiệp có thể tìm đến giải pháp quản lý dự án Agile của Học viện Agile. Đây là một phương pháp quản lý dự án được đánh giá tối ưu hơn Microsoft Project. Giải pháp này sẽ giúp người quản lý tiếp cận và giải quyết công việc trong dự án một cách linh hoạt và  hiệu quả  hơn.

=> Xem chi tiết: Chương trình Tư vấn huấn luyện Agile – Agile Coaching

So với quản lý dự án Microsoft Project, giải pháp Agile mang đến cho doanh  nghiệp nhiều giá trị vượt trội hơn:

• Luôn sẵn sàng và linh hoạt cách tiếp cận và xử lý với những biến động làm thay đổi kế hoạch đã đề ra.
• Thích hợp với các dự án có quy mô lớn và phức tạp.
• Giảm áp lực quá tải công việc cho người quản lý, phân chia công việc đồng đều cho các thành viên dựa trên năng lực của bản thân.

Quản lý dự án Microsoft Project là công cụ hỗ trợ truyền thống. Tuy nhiên với sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh, công cụ này có lẽ không còn thích hợp. Nếu đang gặp vấn đề quá tải công việc, dự án chậm tiến độ, bạn có thể tham khảo chương trình quản trị dự án Agile để tìm ra giải pháp quản lý dự án hiệu quả nhất.

=> Xem chi tiết: Khóa học Quản trị dự án Agile – APM