Quản trị dự án là một trong những công việc quan trọng, quyết định tới chất lượng và tiến độ dự án. Quản lý dự án với Microsoft Project là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình lên kế hoạch, phát triển dự án. Vậy công cụ này có tính năng gì và phù hợp với những đối tượng nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quản lý dự án với Microsoft Project dành cho đối tượng nào?

Quản lý dư án Microsoft Project là công cụ do Microsoft phát triển nhằm hỗ trợ người dùng trong suốt quá trình xây dựng và phát triển dự án. Tất cả những ai tham gia dự án đều có thể sử dụng Microsoft Project để theo dõi và thực hiện công việc của mình. Tùy thuộc vào vai trò trong dự án có thể sử dụng Microsoft Project với các mục đích khác nhau:

Đối với cấp quản lý

Với cấp quản lý, cần có cái nhìn tổng quan về các đầu việc chính, phân bổ nguồn lực, thời gian hoàn thành và tiến độ dự án. Với quản lý dự án Microsoft Project, thông tin được trình bày logic và rõ ràng sẽ giúp các cấp quản lý nắm bắt thông tin một cách trực quan, hỗ trợ ra quyết định quản trị trong các trường hợp cần thiết.

Microsoft project là công cụ hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả

Đối với người quản lý dự án

Người quản lý dự án là người đứng đầu, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dự án. Quản lý các hạng mục công việc, tiến độ, phân bổ các nguồn lực tài chính, nhân sự trong dự án khá vất vả và khó khăn. Đòi hỏi cần có công cụ giúp người quản lý theo dõi sát sao, nắm bắt mọi vấn đề liên quan tới dự án một cách dễ dàng và thuận tiện, từ đó có những quyết định, phương án xử lý kịp thời.

Đối với các thành viên dự án

Với các thành viên dự án, cần có một công cụ để theo dõi các đầu việc được phân công trong dự án, thời gian hoàn thành, các công việc của mình phụ thuộc hay ảnh hưởng tới những ai trong dự án, từ đó chủ động hơn trong công việc. Ngoài ra, quản lý dự án Microsoft Project giúp các thành viên có cái nhìn tổng quan về dự án và vai trò của từng bộ phận.

=> Xem thêm: Mô tả công việc của quản lý dự án tại Việt Nam

Quản lý dự án Microsoft Project hỗ trợ nhân sự dự án quản lý deadline dễ dàng

Các tính năng nổi bật của quản lý dự án Microsoft Project?

Thân thiện, dễ sử dụng

Giống như những công cụ khác của Microsoft, Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và quen thuộc như MS Excel.

Thanh công cụ được tổ chức thành các tab chức năng riêng biệt và sắp xếp hợp lý:

• File: quản lý file, project như các phần mềm Microsoft thông thường
• Task: Quản lý các task công việc của dự án
• Resource: Quản lý nguồn lực của dự án
• Report: Thiết lập các báo cáo theo nhu cầu của dự án
• Project: Quản lý các thông tin dự án
• View: Cấu hình view theo tùy chọn của người dùng
• Format: Bao gồm các tính năng, thuộc tính để cấu hình màu sắc, định dạng theo nhu cầu người dùng sao cho tiện theo dõi nhất

Giao diện Microsoft Project đơn giản và dễ sử dụng

Theo dõi tiến độ dự án dễ dàng, trực quan

Các đầu việc của dự án được sắp xếp theo các mục rõ ràng, logic, có thể phân cấp chi tiết. Quản trị dự án dễ dàng phân công tới từng thành viên dự án, thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành và phân bổ nhân sự phù hợp với tiến độ dự án. Kế hoạch tổng thể có thể được xem ở dạng bar chart hoặc gantt chart trực quan, có cảnh báo bằng màu sắc nếu có hạng mục công việc bị chậm trễ so với kế hoạch ban đầu.

Ngoài ra, trong quá trình thực hiện dự án nếu có nhu cầu điều chỉnh kế hoạch thì thao tác khá dễ dàng và hỗ trợ lưu trữ các version để theo dõi và đánh giá.

Linh động, có thể sử dụng được nhiều thiết bị

Quản lý dự án Microsoft Project linh hoạt  có thể dùng trên nhiều loại thiết bị: PC, laptop, iPad. Vì vậy, không cần phải đầu tư thiết bị mới khi sử dụng phần mềm này. 

Microsoft Project có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị

Tối ưu hóa nguồn lực cho dự án

Trong quá trình lập và quản trị dự án công nghệ thông tin, người lập kế hoạch dễ dàng sắp xếp được các đầu việc nối tiếp hoặc song song. Đồng thời có công cụ check nếu phát hiện trùng lặp. Tính năng này giúp sắp xếp công việc, nguồn lực một cách tối ưu mà không ảnh hưởng tới kế hoạch tổng thể của dự án.

Ngoài ra, công cụ này còn giúp nhà quản lý dự án kiểm soát nhiều dự án khác nhau có sử dụng chung tài nguyên, nhân sự. Do đó, việc phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Người mới bắt đầu quản lý dự án Microsoft Project như thế nào?

Đối với những người mới, việc sử dụng một công cụ mới thường mất thời gian tìm hiểu và thực hành. Kiến thức có thể tìm ở nhiều kênh thông tin miễn phí trên Internet thường rời rạc và không đồng nhất. Do đó, để nắm được những thông tin tổng quan và tiết kiệm thời gian, người mới có thể chọn những khóa học quản lý dự án Microsoft Project để bắt đầu.

=> Xem chi tiết: Khóa học quản trị dự án Agile – APM

Người mới bắt đầu nên tham gia khóa học quản lý dự án Microsoft Project

Quản lý dự án Microsoft Project là công cụ phổ biến, đang được ưa chuộng ở nhiều doanh nghiệp. Hi vọng những thông tin chia sẻ ở trên của Học viện Agile giúp bạn có thêm căn cứ để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp với doanh nghiệp của mình.

=> Xem thêm: Ưu và nhược điểm của quản lý dự án Microsoft Project