Phần mềm quản lý công việc Trello trở thành “trợ thủ đắc lực” giúp cấp quản lý chủ động kiểm soát tiến độ làm việc của đội ngũ cấp dưới, cho dù nhân sự đang có mặt ở văn phòng hay làm việc từ xa. Vậy, Trello ẩn chứa những bí mật gì có thể giúp vận hành công việc hiệu quả đến như vậy? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu chi tiết về công cụ này thông qua bài viết dưới đây nhé.
Phần mềm quản lý công việc Trello là công cụ trực quan hóa công việc, hỗ trợ người dùng quản lý dự án, công việc cá nhân và vận hành nhóm một cách hiệu quả. Trello sắp xếp từng công việc vào các cột phân loại, giúp các cá nhân liên quan dễ dàng theo dõi quy trình làm việc.
Khác với các phần mềm quản lý công việc được thiết kế dành riêng cho cấp quản lý cần nhiều kỹ thuật chuyên sâu mới có thể sử dụng. Trello được người dùng ưa chuộng vì thiết kế tối giản, thông tin hướng dẫn dễ hiểu và có thể áp dụng nhanh chóng vào công việc.
Năm 2010, Fog Creek Software tiến hành các cuộc thử nghiệm nội bộ để khám phá sáng tạo dòng sản phẩm tiềm năng có thể giải quyết vấn đề nội bộ. Sau thời gian nghiên cứu, thử nghiệm đến tháng 9 năm 2011, sản phẩm Trello (tên khai sinh Trellis) được Fog giới thiệu ra bên ngoài dưới hình thức là công cụ cung cấp giải pháp tối ưu, giúp cấp quản lý có thể giải quyết một số vấn đề nội bộ và hỗ trợ trong việc lập kế hoạch.
Để sử dụng Trello hiệu quả, người dùng cần hiểu rõ một số thuật ngữ của phần mềm:
5 tính năng nổi bật giúp phần mềm quản lý công việc Trello thu hút hàng triệu người sử dụng:
Trello được ví như một bảng kanban miễn phí, người dùng có thể thiết lập bảng công việc và sắp xếp tình trạng công việc (đang thực hiện, đã làm và chưa làm) ở những cột khác nhau. Nhìn vào bảng công việc, người dùng sẽ biết được nên ưu tiên thực hiện công việc nào trước hoặc sau khi hoàn thành công việc này sẽ tiếp tục thực hiện những công việc nào. Người dùng có thể hoàn toàn chủ động thực hiện công việc mà không bị phụ thuộc hay giới hạn bởi những yếu tố khác.
Trello được ví như bảng kanban quản lý công việc
Phần mềm quản lý công việc Trello không gò bó, rập khuôn trong cách sử dụng. Người dùng có thể thoải mái sáng tạo theo sở thích của bản thân. Tùy thuộc vào từng dự án có mục đích, quy mô, tiến trình thực hiện khác nhau, người dùng có thể điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp với nhịp làm việc của cá nhân.
Chỉ với vài thao tác đơn giản trên thiết bị thông minh, người dùng có thể chia sẻ tệp, hình ảnh, link công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng tránh tình trạng đánh mất dữ liệu, chậm trễ tiến độ dự án.
Trello không chỉ ứng dụng làm việc dành cho cá nhân, mà còn xây dựng nên cộng đồng làm việc chuyên nghiệp với nhiều nhóm làm việc. Mọi người có thể thảo luận, đưa ra ý kiến cá nhân thông qua tính năng bình luận, chia sẻ thông tin giúp công việc phát triển nhanh chóng, diễn ra trôi chảy. Đặc biệt tính năng bảo mật thông tin cao sẽ tạo cảm giác an tâm cho người dùng khi chia sẻ những tài liệu quan trọng, hồ sơ “mật” của công ty.
Với quy trình truyền thống, cấp quản lý phân chia công việc, lên lịch họp và đợi mọi người tham gia đầy đủ mới bắt đầu trao đổi công việc, tiến trình hoạt động “cũ” dẫn đến mất thời gian và công sức. Thay vào đó, Trello sẽ hỗ trợ người dùng trong việc phân công công việc nhanh chóng, minh bạch chỉ với 2 bước: tạo bảng công việc và mời những nhân sự liên quan thông qua email đã đăng ký Trello. Dù nhân sự đang làm việc tại công ty hoặc đang tham gia dự án từ xa vẫn có thể tiếp nhận công việc trực tuyến kịp thời.
Tính năng phân công công việc rõ ràng, minh bạch giúp tiến trình thực hiện nhanh chóng hơn
Google Drive và Dropbox là những “kho tàng” lưu trữ tài liệu không còn quá xa lạ đối với mọi người. Trello tích hợp Google Drive và Dropbox, người dùng có thể đính kèm tập tin từ hai nền tảng lưu trữ nhanh chóng giúp chủ động quản lý tài liệu dễ dàng.
Phần mềm quản lý công việc Trello cũng được ví như “đồng hồ báo thức” trong công việc thông qua thao tác thêm thời gian hoàn thành công việc và lập thông báo nhắc nhở khi đến thời hạn, giúp người dùng người dùng hạn chế tình trạng trễ deadline, chủ động hơn trong việc kiểm soát tiến trình công việc.
Trello vẫn hoạt động trong khi thiết bị của bạn không có kết nối mạng. Với tính năng tự đồng bộ hóa những thông tin mà người dùng đã thêm vào khi làm việc ngoại tuyến, sẽ giúp cho nhịp làm việc diễn ra trôi chảy, không bị tắc nghẽn ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc đã đề ra.
Phần mềm quản lý công việc Trello được phân loại thành 4 gói dịch vụ. Tùy vào nhu cầu sử dụng, người dùng có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp tài chính bản thân.
Bàng giá 4 gói dịch vụ phần mềm quản lý công việc Trello
5 bước đơn giản giúp bạn sở hữu ngay tài khoản làm việc tại Trello:
Bước 1: Truy cập vào Website: https://trello.com/
Bước 2: Đăng ký bằng tài khoản Email cá nhân hoặc tổ chức
Bước 3: Điền tên và không gian làm việc của bạn
Bước 4: Xác nhận email
Bước 5: Nhập mật khẩu và nhấn “đăng ký” để hoàn thành quy trình
Dù bạn đang làm việc tự do, trưởng nhóm hay chủ doanh nghiệp thì hãy cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý công việc Trello vào công việc của bạn. Với những lợi ích “vàng”, Trello sẽ giúp bạn lên kế hoạch, sắp xếp công việc dễ dàng, hiệu quả và nhanh chóng. Bạn có thể thử trải nghiệm Trello và 22 công cụ quản lý công việc khác: Pomodoro, Eisenhower, Kanban,… tại khóa học NeoManager. Chương trình giáo án chuẩn Quốc tế, ứng dụng thực tiễn vào công việc cuộc sống sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian hiệu quả, cân bằng công việc và cuộc sống, gia tăng hiệu suất làm việc, tự tin và làm chủ bản thân trong mọi tình huống.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
