Phê duyệt dự án là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý dự án, đánh dấu sự ủng hộ của các bên liên quan và cung cấp nguồn lực cần thiết để bắt đầu dự án. Hãy cùng khám phá mọi khía cạnh của quy trình phê duyệt dự án, từ việc xác định phê duyệt đến một số mẫu quyết định phê duyệt, trong bài viết sau đây nhé!
Phê duyệt dự án là quy trình quyết định một dự án có nên tiến hành hay không, bao gồm việc đánh giá kế hoạch, mục tiêu, nguồn lực và khả năng thực hiện của dự án trước khi quyết định dự án đáp ứng được các yêu cầu và mục tiêu cụ thể. Phê duyệt dự án thường được thực hiện tại các cấp quản lý cao hơn trong tổ chức hoặc các cơ quan quản lý chính phủ đối với dự án công cộng.
Quyết định phê duyệt dự án có thể dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm phạm vi dự án, lợi ích dự kiến, nguồn lực cần thiết, khả năng thực hiện và rủi ro tiềm ẩn cũng như dự án có phù hợp hay sai lệch với chiến lược tổng thể của tổ chức hay không.
Phê duyệt dự án không chỉ là việc quyết định dự án có nên tiến hành hay không, mà còn là việc xác định sự ủng hộ của các bên liên quan và tạo ra cơ sở pháp lý để triển khai dự án, đảm bảo mọi người trong tổ chức hiểu rõ về mục tiêu và kế hoạch của dự án.
– Ngành xây dựng: Việc phê duyệt dự án đảm bảo tính khả thi của các dự án xây dựng như công trình xây dựng hoặc dự án hạ tầng.
– Ngành công nghệ thông tin: Phê duyệt dự án đặc biệt quan trọng để các dự án phần mềm hoặc triển khai hệ thống được thực hiện suôn sẻ.
– Ngành Y tế và dược phẩm: Việc phê duyệt dự án đảm bảo cho việc phát triển và triển khai các dự án liên quan đến chăm sóc sức khỏe được thực hiện hiệu quả và an toàn.
– Ngành năng lượng và môi trường: Phê duyệt dự án quyết định việc triển khai các dự án liên quan đến năng lượng tái tạo, xử lý nước thải và bảo vệ môi trường.
– Ngành tài chính – ngân hàng: Ngành tài chính và ngân hàng sử dụng quy trình phê duyệt dự án để quyết định việc đầu tư các dự án hoặc sản phẩm mới.
– Ngành giáo dục: Phê duyệt dự án liên quan đến việc phát triển chương trình học hoặc cải tiến hệ thống học tập.
– Ngành sản xuất và công nghiệp: Ngành sản xuất và công nghiệp sử dụng phê duyệt dự án để quyết định việc mở rộng hoặc cải tiến quy trình sản xuất.
– Ngành giao thông vận tải: Phê duyệt dự án liên quan đến việc xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông hoặc triển khai dự án vận tải công cộng.
Tờ trình phê duyệt dự án là tài liệu chứa thông tin liên quan đến dự án và được trình bày cho các bên liên quan để xem xét và quyết định.
Một số thông tin cơ bản của tờ trình phê duyệt dự án:
– Mục đích chính: xác định mục tiêu và lý do của dự án, giúp các bên liên quan hiểu rõ về tầm quan trọng của dự án.
– Phạm vi dự án: mô tả phạm vi dự án, bao gồm những gì sẽ thực hiện và những gì không thực hiện.
– Lợi ích dự kiến: mô tả những lợi ích dự kiến khi hoàn thành dự án, có thể là tài chính, thời gian hoặc lợi ích xã hội.
– Kế hoạch thực hiện: cung cấp cái nhìn tổng quan về kế hoạch thực hiện dự án, bao gồm thời gian, nguồn lực và các bước cụ thể.
– Người thực hiện: những người hoặc đội ngũ sẽ thực hiện dự án và vai trò của họ.
– Ngân sách: xác định nguồn tài chính cần thiết cho dự án và mô tả chi tiết về ngân sách.
– Rủi ro và biện pháp đối phó: xác định các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và biện pháp đối phó.
– Yêu cầu phê duyệt: tờ trình phải chứa yêu cầu cụ thể cho quyết định phê duyệt.
Mẫu tờ trình phê duyệt dự án thiết kế thi công công trình
Đối với tiêu chí này bắt buộc người quản lý phải xác định mục tiêu, phạm vi dự án rõ ràng và cụ thể bằng một số câu hỏi như:
– Dự án này thực hiện những công việc gì?
– Phạm vi của dự án bao gồm những yếu tố nào?
– Dự án giải quyết vấn đề hoặc cung cấp giá trị gì cho tổ chức hoặc cộng đồng?
– Các yêu cầu cụ thể của dự án đã được xác định và hiểu rõ?
– Các yếu tố nào không thuộc phạm vi của dự án?
Xác định phạm vi dự án giúp hạn chế tình trạng mơ hồ và những thay đổi không cần thiết trong quá trình triển khai kế hoạch và phân bổ nguồn lực, tránh dự án vượt khỏi tầm kiểm soát, dẫn đến tăng chi phí và trễ hạn.
Phạm vi dự án cũng là cơ sở để đánh giá hiệu suất của dự án thông qua so sánh phạm vi với thực tế khối lượng công việc đã thực hiện dựa trên mục tiêu đề ra ban đầu.
Trong quyết định phê duyệt dự án, tiêu chí phạm vi dự án là một công cụ để triển khai dự án hiệu quả và đạt những kết quả mong đợi.
Tiêu chí này dùng để đánh giá tính hợp lý và giá trị của một dự án, dự án có đáp ứng được mục tiêu của tổ chức và mang lại giá trị cho các bên liên quan hay không. Dưới đây là một số điểm quan trọng trong phân tích lợi ích dự kiến:
– Xác định giá trị: dựa trên câu hỏi: “Dự án này sẽ mang lại giá trị gì cho tổ chức?”. Những lợi ích cụ thể của dự án như: tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc cơ hội mở rộng thị trường.
– Xác định thời hạn: bao gồm lợi ích ngắn hạn và lợi ích dài hạn hay những tác động trực tiếp và gián tiếp.
– Đánh giá tài chính: Lợi ích thường đi kèm với các yếu tố tài chính. Việc dự án mang lại lợi nhuận, giảm thiểu chi phí, hoặc tạo ra cơ hội tài chính là một phần quan trọng trong việc đánh giá lợi ích dự kiến. Phân tích chi phí-lợi ích sẽ giúp xác định rõ giá trị tài chính của dự án.
– Xác định các bên liên quan: Lợi ích dự kiến không chỉ ảnh hưởng đến tổ chức mà còn với các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, cộng đồng và nhân viên. Phân tích cụ thể những lợi ích dành cho các bên liên quan sẽ giúp nhận được sự ủng hộ và hỗ trợ từ phía họ.
– Tiêu chí đánh giá: Việc đặt ra các chỉ số cụ thể để đo lường và đánh giá giúp theo dõi tiến độ và xác định liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không.
Khi phê duyệt dự án cần xem xét kỹ lưỡng tiêu chí lợi ích dự kiến để dự án có giá trị và đạt được mục tiêu của tổ chức.
a) Nguồn lực tài chính
– Vốn đầu tư: xác định rõ ràng về mức đầu tư cần thiết cho dự án, bao gồm cả việc dự đoán chi phí vận hành, bảo dưỡng và mở rộng sau khi dự án hoàn thành.
– Ngân sách hiện có: tình hình tài chính thực tế của tổ chức quyết định tính khả thi của dự án. Quyết định phê duyệt dự án sẽ cần xem xét liệu tổ chức có nguồn tài chính đủ để hỗ trợ dự án hay không.
– Xác định ROI: phê duyệt dự án cũng đòi hỏi phân tích kỹ thuật về kỳ vọng thu về từ dự án để việc đầu tư có thể mang lại lợi nhuận hoặc hoàn vốn cho tổ chức.
Mô hình xác định ROI
b) Nguồn nhân lực
– Đội ngũ nhân sự: để thực hiện dự án, cần có đội ngũ nhân sự phù hợp với năng lực và kỹ năng cần thiết.
– Phân công công việc: xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án để tận dụng nhân lực tốt nhất.
– Xác định rủi ro nhân lực: xem xét những vấn đề như sự ra đi của nhân viên trong quá trình triển khai dự án.
c) Vật lực
– Tài sản: liệt kê xem doanh nghiệp có đủ các loại tài sản như thiết bị, máy móc để hỗ trợ cho dự án hay không.
– Cơ sở hạ tầng: các yếu tố như điện, nước, mạng lưới và giao thông. Một dự án lớn có thể cần cải thiện cơ sở hạ tầng hiện có để triển khai dự án hiệu quả.
Trước khi quyết định phê duyệt dự án, cần xác định rõ tất cả rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án, bao gồm rủi ro chung và cụ thể. Rủi ro chung là các thay đổi trong môi trường kinh doanh, quy định pháp lý hoặc biến động thị trường. Rủi ro cụ thể liên quan đến từng dự án, ví dụ như việc mất một nhà cung cấp quan trọng, sự cố về kỹ thuật hoặc thay đổi về tài chính.
Sau khi xác định rủi ro, cần phân loại dựa trên mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra, sau đó phát triển các biện pháp đối phó cụ thể. Biện pháp có thể bao gồm thiết lập kế hoạch thay thế, sử dụng bảo hiểm hoặc thay đổi quy trình làm việc để giảm thiểu tác động của rủi ro. Bên cạnh đó, cần liên tục theo dõi và đánh giá rủi ro trong suốt quá trình thực thi dự án và điều chỉnh nếu cần thiết.
Trong quyết định phê duyệt dự án, cần thông báo và thảo luận về rủi ro với các bên liên quan, như ban lãnh đạo, đối tác và các thành viên trong nhóm dự án để mọi người có thể tham gia vào quá trình ra quyết định và đạt được sự đồng thuận.
Rủi ro và biện pháp đối phó là một phần quan trọng của quyết định phê duyệt dự án và đảm bảo tính khả thi của dự án, giúp tổ chức và nhóm dự án nhận biết và ứng phó với những thách thức có thể xảy ra và đạt được mục tiêu của dự án.
=> Xem thêm: Quản lý rủi ro – Những điều cần biết
Một quyết định quan trọng trong quá trình phê duyệt dự án là xác định xem dự án có phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức hay không, để tránh đầu tư vào các dự án không liên quan hoặc xung đột với mục tiêu chung.
Dự án phù hợp với chiến lược tổng thể phải đóng góp vào mục tiêu chiến lược và tạo ra giá trị cho tổ chức. Đây cũng là cách để sử dụng các nguồn lực như ngân sách, nhân lực và thời gian một cách hiệu quả và đúng hướng, tránh lãng phí nguồn lực vào các dự án không cần thiết.
Mỗi dự án đều có rất nhiều bên liên quan, bao gồm bên trong nội bộ tổ chức như các bộ phận chịu trách nhiệm triển khai dự án cũng như các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, đối tác, các cơ quan quản lý.
Trong quá trình quyết định phê duyệt dự án, sự đồng thuận của tất cả các bên liên quan về mục tiêu, phạm vi và kế hoạch của dự án rất quan trọng, để dự án tiến triển suôn sẻ.
Trong tình huống thực tế, việc quản lý sự đồng thuận của các bên liên quan có thể phức tạp, đòi hỏi kỹ năng giao tiếp, đàm phán và quản lý các mối quan hệ. Tuy nhiên, đây là một phần quan trọng quyết định khả năng thành công của dự án.
Tiêu chí này không phải lúc nào cũng là điều bất lợi. Trái lại, sự không đồng thuận có thể tạo nên sự đa dạng trong ý kiến, có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm khả năng thực hiện dự án, phạm vi, nguồn lực và lợi ích dự kiến. Các bên liên quan có thể có góc nhìn riêng về dự án dựa trên sự quan tâm và vai trò của họ trong tổ chức.
Trong quyết định phê duyệt dự án, các ý kiến không đồng thuận cần được xem xét cẩn thận về tính khả thi của dự án và cân nhắc giải quyết dựa trên tinh thần sẵn sàng lắng nghe và đánh giá tất cả quan điểm.
Sự không đồng thuận cũng có thể thúc đẩy quá trình nghiên cứu, tìm tòi sâu hơn về các khía cạnh của dự án, giúp người quản lý ra quyết định tốt hơn, cải thiện quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án.
Sự không đồng thuận không nên bị xem như một khía cạnh tiêu cực, mà là một phần quan trọng của quá trình phê duyệt và quản lý dự án hiệu quả.
Nhóm dự án là những người tham gia trực tiếp vào quá trình thực hiện dự án nên phản hồi của họ là một nguồn thông tin quý báu để đánh giá hiệu suất và tính khả thi của dự án.
Trong quyết định phê duyệt dự án, phản hồi từ nhóm dự án bao gồm việc xem xét các thành tựu, thách thức và vấn đề trong tương lai cũng như đánh giá về việc thực hiện kế hoạch và các điểm mạnh, điểm cần cải thiện.
Mục tiêu của việc thu thập phản hồi từ nhóm dự án là để xác định những điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội cải tiến trong quá trình thực hiện dự án.
Để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả của phản hồi từ nhóm dự án, quá trình thu thập phản hồi cần được thực hiện một cách có cấu trúc và bảo mật, giúp nhà quản lý dự án và các bên liên quan đưa ra các quyết định phê duyệt dự án dựa trên thông tin toàn vẹn và đáng tin cậy.
Trên đây là tổng hợp thông tin chi tiết về phê duyệt dự án. Quy trình phê duyệt dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được triển khai thành công và đáp ứng các kỳ vọng. Việc xác định mục tiêu dự án, tạo tờ trình phê duyệt và sử dụng các tiêu chí quyết định là những yếu tố quan trọng trong quy trình này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích!
Ngoài ra, để giúp các nhà quản lý dự án nâng cao năng lực quản lý dự án, quản lý các nguồn lực, quản trị rủi ro và làm việc với các bên liên quan hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
