Cân đối chi phí quản lý dự án sao cho thích hợp là một bài toán khó mà cấp quản lý cần nỗ lực đưa ra đáp án phù hợp. Chi phí quản lý được xác định bằng những yếu tố nào và nên quản lý chi phí ra sao để tối ưu hiệu quả dự án? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết hơn nhé.
4 nguyên tắc vàng trong quản lý chi phí mang lại sự thành công cho dự án:
Gắn kết chặt chẽ quản lý chi phí với tính hiệu quả mục tiêu dự án. Dự án đạt hiệu quả tối ưu khi đảm bảo ba tiêu chí đúng yêu cầu, đúng thời gian và đúng ngân sách. Trong từng giai đoạn, cần kiểm soát giới hạn chi phí tránh vượt mức của ngân sách đã phân bổ.
Phân biệt giữa chi phí tốt tăng hiệu suất cho dự án và chi phí xấu cần được cắt giảm tối ưu lợi nhuận cho dự án. Không phải bất kỳ loại chi phí nào cũng ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ dự án và phải loại bỏ. Ban quản lý cần phân tích dựa vào giá trị gia tăng chi phí để phân loại chính xác. Ví dụ doanh nghiệp sử dụng công nghệ để quản lý vận hành dự án, trong đó chi phí sử dụng công nghệ thấp hơn nhiều so với chi phí quản lý theo phương thức truyền thống, mang lại giá trị hiệu suất cao hơn cho dự án. Do đó, chi phí sử dụng công nghệ được đánh giá là chi phí tốt.
Điều chỉnh cắt giảm chi phí phù hợp, không làm ảnh hưởng đến hoạt động dự án. Một số giải pháp tối ưu chi phí bằng cách giảm tải chi phí, ban quản lý có thể cân nhắc: Cắt giảm chi phí Marketing, cắt giảm chi phí nhân sự làm việc hiệu suất thấp, cắt giảm chi phí vật tư văn phòng,…
Thiết lập quy trình, điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chi phí: giảm tải những thủ tục rắc rối, quy trình chồng chéo tăng chi phí vận hành cho dự án, sử dụng công nghệ hiện đại giúp dòng chảy dự án diễn ra trôi chảy, nhanh chóng, rút ngắn thời gian hoàn thành, tiết kiệm chi phí quản lý.
Theo dõi chặt chẽ từng hạng mục chi tiêu từ khi dự án bắt đầu đến khi kết thúc đảm bảo chi phí quản lý vẫn nằm trong giới hạn ngân sách đã được chấp thuận. Để chi phí quản lý dự án không vượt quá giới hạn cần thực hiện 3 bước sau đây:
=> Xem thêm: Top 3+ công cụ quản lý dự án giúp tối ưu hóa hiệu suất
Hiện nay, có rất nhiều phương pháp quản lý chi phí mang lại hiệu quả cho dự án, tùy thuộc vào tính chất và quy mô dự án mà ứng dụng phương pháp phù hợp. Trong đó, 3 phương pháp được các nhà quản lý sử dụng nhiều nhất hiện nay,
Ví dụ thực tiễn: Dựa vào số liệu và công thức tính diện tích xây dựng, chi phí móng, đơn giá theo m2, công ty kiến trúc Trắng Kim đã ước tính chi phí dự án xây dựng ngôi nhà cấp 4 với 97,5m2 là 438.750.000 đồng
Ví dụ: FECON đặt mục tiêu doanh thu 3.800 tỷ để đạt được con số khủng, FECON đã cho ra mắt các dự án lớn: Nhiệt điện Vũng Áng 2 (Hà Tĩnh), Dự án Nhiêu Lộc – Thị Nghè (TP HCM); Dự án cảng Lạch Huyện 5-6 (Hải Phòng); Dự án Nhiệt điện Nhơn Trạch 3-4 (Đồng Nai); dự án Tổ hợp thép Hòa Phát Dung Quất giai đoạn 2 tại Quảng Ngãi,…Phân bổ doanh thu từ mảng Hạ tầng và Công trình ngầm là 1.000 tỷ đồng; mảng Nền móng và Xây dựng là 2.800 tỷ đồng.
Ví dụ: Năm 2022, khi Dự án Vlasta – Sầm Sơn khởi công, Văn Phú – Invest dự kiến mang về 1000 tỷ đồng doanh thu. Kết thúc dự án theo luỹ kế 6 tháng đầu năm 2022, Văn Phú – Invest ghi nhận doanh thu ở mức 1.100,4 tỷ đồng, tăng 252% so với cùng giai đoạn năm trước.
Ví dụ tính chi phí quản lý dự án bằng phương pháp dựa trên hoạt động
Chi phí quản lý dự án là tất cả kinh phí được chi ra từ khi dự án bắt đầu đến khi nghiệm thu bàn giao dự án. Chi phí quản lý dự án được xác định bởi những yếu tố: lương của nhân sự tham gia dự án, phí sử dụng công cụ, chi phí đào tạo, và các chi phí phát sinh từ các hoạt động liên quan.
Nhân viên quản lý dự án chịu trách nhiệm triển khai dự án, đảm bảo hoàn thành công việc trong phạm vi đã được phân công, báo cáo tiến độ và những vấn đề liên quan cho cấp trên.
Theo khảo sát VietnamSalary, mức lương của nhân viên quản lý dự án trung bình 19,6 triệu đồng/ tháng. Trong đó, với những nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 4 năm mức lương nhận được khoảng 16 triệu , đối với những nhân viên có thâm niên cao hơn từ 5 – 9 năm mức thu nhập đạt đến 22,7 triệu/ tháng. Đây là mức thu nhập khá cao so với thị trường nhân lực các ngành nghề hiện nay.
Công cụ quản lý dự án giúp kiểm soát dự án hiệu quả từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, cho phép nhân viên theo dõi tiến trình hoạt động và nắm bắt hoàn thành công việc đúng thời hạn. Những công cụ được nâng cấp hiện đại, tiện ích hơn sẽ tốn một khoản chi phí để mua bản quyền, cài đặt sử dụng.
Top 3 phần mềm quản lý dự án thịnh hành nhất hiện nay:
Chi phí quản lý đào tạo là một trong những yếu tố quan trọng cần được xác định chi phí quản lý dự án. Chi phí đào tạo nhằm mục đích hỗ trợ cho đội ngũ nhân sự dự án nâng cấp kiến thức, phát triển kỹ năng, thêm việc ứng dụng phần mềm hiện đại mang lại hiệu quả tốt hơn cho công việc.
Doanh nghiệp đang tìm kiếm phương pháp đột phá trong triển khai dự án, Trưởng ban quản lý dự án mong muốn áp dụng Agile để kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn, Team Leader cần gắn kết thành viên tăng năng suất làm việc đội nhóm, hãy tham khảo khóa học Quản trị dự án Agile của Học viện Agile.
Khóa học diễn ra trong 3 ngày với 24 giờ học tập trung, 12 giờ học trực tuyến qua Zoom và làm bài tập áp dụng. Trong quá trình học tập, học viên sẽ được tiếp cận những phương pháp tổ chức đội nhóm, lập kế hoạch linh hoạt, chuẩn bị những phương án dự phòng ngăn ngừa rủi ro, thử sức bản thân vào các vị trí dự án để hiểu rõ hơn chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong dự án. Bên cạnh đó, đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm quản lý dự án cho các công ty lớn sẽ mang đến những chia sẻ, câu chuyện thực tế hỗ trợ học viên hiểu sâu hơn về những ngóc ngách của quản lý dự án.
Sau khóa học học viên sẽ:
=> Xem thêm: Khóa học Quản trị dự án Agile
Hình ảnh về khóa học Quản trị dự án Agile
Ngoài những chi phí chính đã liệt kê phía trên, để vận hành dự án hiệu quả cần ước tính thêm một số chi phí tổ chức các hoạt động liên quan: Phí công cộng (điện, nước,…), phí truyền thông, tổ chức cuộc họp, phí sửa chữa, bảo hành các trang thiết bị, phí dự phòng cho các vấn đề rủi ro khác,…
Chi phí quản lý dự án được dự tính tổng toàn bộ chi phí quản lý nhân với hệ số chi phí quản lý dự án
Chi phí quản lý = (chi phí thi công + chi phí mua sắm trang thiết bị) * hệ số K
Hệ số K phụ thuộc vào mức độ hỗ trợ chi phí của nhà nước và địa điểm thực hiện dự án. Cụ thể như sau:
Dự toán chi phí quản lý dự án là bước đi đầu tiên vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công cuối cùng của dự án. Số liệu dự toán chi phí được sử dụng cho tất cả các hoạt động liên đới phía sau: lập ngân sách, lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực và nhân sự,…
Các bước lập dự toán chi phí quản lý dự án cơ bản
Dự toán chi phí tập hợp tất cả các loại chi phí cần thiết để hoàn thành dự án, nhà quản lý có thể sử dụng hoặc thay thế những loại chi phí khác phù hợp mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho dự án. Có 7 phương án hướng dẫn chi phí quản lý dự án cơ bản, ban quản lý dự án có thể tham khảo:
Qua bài viết trên, bức tranh chi phí quản lý dự án được mô tả rõ nét hơn thông qua những nguyên tắc, quy trình, phương pháp quản lý, cách tính chi phí,…Hy vọng với những thông tin hữu ích sẽ giúp bạn đọc có góc nhìn đa chiều, yêu thích hơn về ngành quản lý dự án.
Bài viết liên quan:
