Để có một ngày làm việc hiệu quả, việc lập kế hoạch quản lý thời gian là điều không thể bỏ qua. Một kế hoạch quản lý công việc, thời gian thông minh sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành mục tiêu. Cùng theo dõi cách để lên kế hoạch quản trị thời gian khoa học trong ngày ở bài viết bên dưới nhé!
Đầu tiên, việc lập kế hoạch quản lý thời gian trong ngày nên thực hiện vào thời điểm vàng. Đây là thời điểm giúp bản thân xác định, phân loại, sắp xếp công việc một cách thông minh nhất. Trong ngày, bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 khung giờ vàng để lên kế hoạch quản lý thời gian, công việc là: đầu giờ sáng, trước khi đi ngủ và ngay sau khi kết thúc giờ làm:
Đầu giờ sáng là quãng thời gian mà bản thân có nguồn năng lượng và tinh thần tốt nhất.
Chính vì vậy, 5 phút đầu giờ sáng khi bắt đầu công việc sẽ là thời điểm vàng để bạn tập trung lập kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả.
Một kế hoạch công việc đã có sẵn trước khi ngày mới bắt đầu sẽ giúp bản thân chủ động hơn. Sau thời gian nghỉ ngơi buổi tối, đầu óc sẽ đã được giải tỏa. Bạn nên dành ra 5 phút trước khi đi ngủ để lên danh sách, sắp xếp, ấn định thời gian của công việc. Cuối cùng, bạn sẽ có một kế hoạch thời gian công việc tối ưu cho ngày hôm sau.
Thời gian kết thúc giờ làm là thời điểm tốt nhất để đánh giá công việc đã thực hiện trong ngày. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng hình dung công việc cần thực hiện kế tiếp. Chính vì vậy, lên kế hoạch quản lý thời gian ngay khi kết thúc giờ làm việc cũng là lựa chọn thông minh.
=> Xem thêm: 5 bí quyết quản lý thời gian để cuộc sống trọn vẹn hơn
Dưới đây là 6 bước lập kế hoạch quản lý thời gian trong ngày:
Mục tiêu cần đặt là gì? Đây là câu hỏi bạn nên đặt ra để bắt đầu hình thành một kế hoạch công việc cho ngày hôm sau.
Mục tiêu sẽ trở thành định hướng để bạn xác định cụ thể các công việc cần làm. Khi xác định rõ mục tiêu, bạn cũng dễ dàng loại bỏ những công việc không quan trọng. Từ đó, khối lượng công việc được giảm tải. Quỹ thời gian trong ngày nhiều hơn để bạn tập trung vào công việc quan trọng.
Sau khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ cần gạch đầu dòng công việc cần làm. Đây là những công việc cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra. Khi đã liệt kê tất cả những việc cần làm trong một ngày, bạn cần rà soát nhiều lần để tránh bỏ sót công việc quan trọng. Để giúp bạn xác định công việc cần làm, bạn có thể áp dụng quy tắc 4D hay Pareto,…
=> Xem thêm: 3 nguyên tắc quản lý thời gian bạn nên biết
Trong việc lập kế hoạch quản lý thời gian, bước sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc có vai trò then chốt. Khi xác định chính xác thứ tự ưu tiên của công việc, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch thời gian chi tiết và hạn chế tình trạng thay đổi kế hoạch bất ngờ trong ngày. Ma trận Eisenhower là công cụ hiệu quả để giúp sắp xếp mức độ ưu tiên của các công việc.
Sử dụng ma trận Eisenhower để sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc trong todolist
Gắn thời gian thực hiện cho từng công việc là bước quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch quản lý thời gian. Bạn nên dựa vào khối lượng, tính chất công việc để sắp xếp mốc và ước tính khoảng thời gian thích hợp cho công việc. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 có thể giúp bạn gắn mốc thời gian tối ưu nhất cho các công việc.
Sau khi đã lên công việc và thời gian cụ thể, bạn chỉ cần mẫu kế hoạch quản lý thời gian trên giấy note, ghi chú điện thoại hay Excel, Word. Hiện nay, nhiều ứng dụng quản lý thời gian không chỉ có tính năng tạo mẫu kế hoạch mà còn có tính năng chuông báo nhắc nhở. Với giao diện thông minh, bản kế hoạch quản lý thời gian trên ứng dụng sẽ giúp quản lý công chặt chẽ và năng suất hơn.
Trong việc lập kế hoạch, tổng hợp đánh giá là bước cuối cùng. Khi kết thúc ngày làm việc, dựa trên mẫu kế hoạch, bạn thực hiện rà soát và đánh giá mức độ hoàn thành công việc, mục tiêu đề ra.
Nếu mục tiêu chưa được hoàn thành, bạn cần tìm ra nguyên nhân và khắc phục để có kế hoạch quản lý tối ưu hơn cho ngày hôm sau.
Lên kế hoạch quản lý thời gian khoa học là cách giúp đạt mục tiêu trong cả công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch cần nhiều kỹ năng tổng hợp từ xác định mục tiêu đến sử dụng phần mềm, công cụ. Thiếu kỹ năng, bạn rất dễ mắc sai lầm trong việc xây dựng kế hoạch công việc. Để giúp tránh những sai lầm và khắc phục thiếu sót khi lên kế hoạch cho việc quản lý thời gian, khóa học NeoManager là một gợi ý tốt.
NeoManager – Khóa học giúp lên kế hoạch quản lý thời gian thông minh
NeoManager của Học viện Agile là chương trình đào tạo quản lý chuyên nghiệp. Khóa học hướng tới giúp các quản lý nâng cao kỹ năng cần thiết. Trong đó, quản lý thời gian là một trong kỹ năng mà khóa học NeoManager sẽ giúp bạn cải thiện một cách đáng kinh ngạc.
Về kỹ năng quản lý thời gian dành cho mọi cá nhân mong muốn kiểm soát, sử dụng thời gian khoa học và hiệu quả. Không dừng lại ở kỹ năng quản lý thời gian, NeoManager còn giúp học viên mở rộng kiến thức và kỹ năng về:
Ưu điểm của chương trình đào tạo NeoManager là sự kết hợp hài hòa giữa phần lý thuyết và thực hành về kỹ năng quản lý thời gian qua các chủ đề thực tế:
Quỹ thời gian trong ngày của mỗi người đều giống nhau. Điểm khác biệt duy nhất là bạn sử dụng và phân bố thời gian như thế nào? Khóa đào tạo NeoManager sẽ là nơi giúp bạn nắm vững bí quyết kế hoạch quản lý thời gian thông minh, hiệu quả.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
