Nếu như không biết rèn luyện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng quá tải, cạn kiệt sức lực, tinh thần chán nản và ảnh hưởng đến tiến độ công việc hiện tại và tương lai. Vậy phương pháp nào giúp nâng trình kỹ năng quản lý công việc lên mức độ tốt hơn? Bạn đọc đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé.
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả giúp cho cá nhân có thể sắp xếp công việc khoa học hợp lý, theo dõi tiến độ hoàn thành để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Nếu sử dụng kỹ năng quản lý công việc một cách thành thục và chuyên nghiệp, bạn có thể làm chủ thời gian và hành động bản thân, đủ bản lĩnh vượt qua những thách thức, khó khăn trong cuộc sống.
Kỹ năng quản lý công việc là đặc tính cần thiết mà mỗi cá nhân cần trang bị nhằm hỗ trợ công việc. 3 lợi ích tuyệt vời những kỹ năng “vàng” mang lại hiệu quả cho công việc của bạn:
Để rèn luyện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, mỗi cá nhân cần xây dựng kế hoạch tạo thành thói quen cọ xát với mọi công việc hằng ngày.
Phân loại công việc là bước đầu tiên quan trọng trong hành trình rèn luyện kỹ năng quản lý công việc. Để hoàn thành công việc đúng tiến độ và đạt hiệu suất cao, cá nhân nên biết cách phân loại công việc theo tính chất quan trọng và khẩn cấp của công việc. Bạn có thể tham khảo thêm kiến thức về nguyên lý pareto 80/20, ma trận Eisenhower,… hỗ trợ phân loại công việc một cách hợp lý nhất.
=> Xem thêm: Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower. Bạn đã biết?
Sau khi có bảng danh sách công việc cần làm và thứ tự ưu tiên từng đầu việc, bước tiếp theo bạn cần lên kế hoạch cụ thể thông qua việc lập bảng làm việc chi tiết bao gồm: tên công việc, mức độ ưu tiên, thời gian dự kiến bắt đầu, thời gian dự kiến kết thúc, ghi chú đính kèm, những vấn đề có thể phát sinh,…
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn, chồng chéo, nhiễu loạn thông tin, dễ dàng kiểm soát tình trạng công việc.
Khi bạn đã ước lượng thời gian thực hiện công việc, bạn cần cố gắng nỗ lực hoàn thành công việc trong thời hạn đã đề ra, tránh tình trạng trễ deadline, kéo dài thời gian thực hiện công việc, ảnh hưởng đến các danh sách công việc phía sau cần thực hiện.
Tuy nhiên, cũng có những trường hợp bạn đã nỗ lực hết khả năng nhưng vẫn không kịp hoàn thành trước thời gian kết thúc hoặc bạn đã hoàn tất công việc trước thời hạn một cách dễ dàng nhanh chóng. Lúc này, bạn cần xem lại việc đặt deadline có hợp lý không? Bạn đã ước lượng thời gian quá ít hoặc quá nhiều?
Một tips nhỏ giúp bạn hạn chế tình trạng đặt deadline không hợp lý đó là chuẩn bị thời gian và công việc dự phòng.
Trong thời đại phát triển công nghệ thông minh, trên thị trường có rất nhiều ứng dụng thông báo, nhắc nhở công việc tồn tại trở thành “trợ lý cá nhân” giúp chúng ta hạn chế tình trạng bỏ lỡ công việc. Một số phần mềm thông báo công việc miễn phí bạn có thể tham khảo cài đặt vào thiết bị làm việc của mình: Sticky Notes, Google Keep, Evernote, Trello,…
Sử dụng phần mềm trello để sắp xếp công việc, thông báo nhắc nhở
=> Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho dân văn phòng
Bạn cần biết phân chia công việc hợp lý cho nhóm làm việc và cá nhân.
Là một trưởng nhóm, cấp quản lý, nhà lãnh đạo cần nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu từng thành viên trong đội ngũ nhằm phân công công việc phù hợp với năng lực từng cá nhân. Trong quá trình giao việc, cấp trên cần lắng nghe ý kiến, chia sẻ từ những thành viên trong nhóm, tránh tình trạng tương tác “một chiều”, áp đặt công việc, không có sự minh bạch, rõ ràng gây nên tình trạng hiểu lầm, mất tinh thần đoàn kết ảnh hưởng đến quá trình làm việc đội ngũ nhân viên cấp dưới.
Phân chia công việc của bản thân sao cho hợp lý cũng là một trong những vấn đề quan trọng ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất làm việc. Tránh tình trạng ôm việc, làm quá sức dẫn đến tình trạng “burnt out”, năng lượng làm việc bị tụt dốc, chán nản dẫn đến không đạt được kết quả mong muốn và ảnh hưởng đến nhịp làm việc của đồng nghiệp, đội nhóm.
Để rà soát công việc chặt chẽ nhất, sau mỗi giai đoạn làm việc cá nhân cần tổng kết đánh giá hiệu quả công việc dựa vào bảng kế hoạch làm việc. Kỹ năng này hỗ trợ cá nhân có thể chủ động quản lý tiến độ làm việc, lường trước những vấn đề phát sinh (không kịp tiến độ, kết quả làm việc không chất lượng,…) nhằm kịp thời đưa ra những giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Khi kết thúc công việc, việc tổng kết đánh giá sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn vì đã có dữ liệu chi tiết từng giai đoạn, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức của bản thân.
Kỹ năng quản lý công việc, đánh giá theo từng giai đoạn và tổng thể
Một kỹ năng quản lý công việc quan trọng không kém đó chính là quản lý thời gian nghỉ ngơi của cá nhân. Làm việc liên tiếp không ngừng nghỉ cũng sẽ đến lúc sức lực của bản thân bị “sập nguồn” chắc chắn sẽ không đạt hiệu quả công việc tối ưu. Hãy lập kế hoạch nghỉ ngơi giúp tái tạo năng lượng cho bản thân bằng cách: tham gia hoạt động vui chơi, đọc sách, nghỉ ngơi, dọn dẹp bàn làm việc hoặc tham gia khóa học nâng trình kỹ năng.
Chương trình đào tạo quản lý Neo Manager sẽ giúp học viên trau dồi và rèn luyện kỹ năng quản lý công việc một cách bài bản. Những giá trị mà khóa học mang lại cho học viên: Rèn luyện năng lực tự học, cải thiện hiệu suất làm việc, lãnh đạo nhóm làm việc hiệu suất cao, vận hành dự án linh hoạt, có cơ hội giao lưu học hỏi với giảng viên có trình độ chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm thực tế khi điều hành tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn.
Trải qua hơn 25 khóa học, Chương trình đào tạo quản lý mới NeoManager đã được rất nhiều học viên tích cực chia sẻ câu chuyện của mình cho những nhà quản lý khác. Cụ thể:
Chị Lê Châu – Giám đốc Đào tạo CodeGym Hà Nội: “Chuyển sang con đường quản lý đối với mình đó là thách thức lớn, vì trước đó với vai trò là giảng viên đào tạo chỉ tập trung vào phát triển chuyên môn mà chưa có nhiều kiến thức và kỹ năng về quản lý. Khi trở thành Giám đốc đào tạo, mình mong muốn xây dựng phát triển đội ngũ đào tạo của hệ thống CodeGym mạnh mẽ và vượt trội hơn. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, Châu quyết định dành thời gian tham gia khóa học NeoManager với kỳ vọng nâng cao năng lực quản lý, vận dụng những kiến thức học vào công việc thực tế, mở rộng networking tăng cơ hội kết nối phát triển mối quan hệ. Trong thời gian tham gia khóa học, mình luôn sắp xếp thời gian ưu tiên việc học, nghe video bài giảng bất cứ khi nào có thể, chủ động kết nối anh em trong nhóm thông qua gọi video vào mỗi tối trao đổi dự án tạo nên sự khởi đầu tốt và cởi mở hơn. Qua những kiến thức và kỹ năng mà khóa học Neo Manager mang lại giúp Châu có động lực chinh phục bài toán mục tiêu, kỳ vọng giúp bản thân tự tin hơn, tạo tiền đề để chinh phục những kết quả khác với những thách thức mở. Châu cảm thấy việc học luôn luôn cần thiết, đặc biệt công việc quản lý cần chủ động tìm những khóa học phù hợp để phát triển năng lực bản thân, khi tham gia khóa học nên thực sự nghiêm túc, sắp xếp thời gian như vậy thúc đẩy việc học trở nên tốt hơn, gặt hái nhiều thành công hơn.”
Anh Hoàng Giang Biển – Founder NETKO Solution: “Mình đã từng theo học rất nhiều khóa học bên ngoài và các chương trình đào tạo khác, nhưng chưa thấy nơi nào có thể cung cấp kiến thức chuyên sâu được cho đội ngũ cấp trung. Sau khi tham gia khóa học NeoManager, mình cảm nhận được những giá trị chương trình mang lại đã đáp ứng được mong mỏi ngay từ đầu của bản thân bổ sung thêm phương pháp luận và hệ thống kiến thức để trở thành nhà quản lý tốt . Trong quá trình tham gia học tập, mình cảm thấy hay và thú vị nhất là những buổi Workshop nơi mà chúng mình có thể chia sẻ những quan điểm quản lý với nhau.”
Muốn rèn luyện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, bạn cần xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể, tạo môi trường trau dồi cọ sát với công việc thực tế hàng ngày. Đặc biệt, mỗi cá nhân cần có tinh thần kiên nhẫn và kỷ luật cao để giúp hành động của bản thân hướng về mục tiêu, gặt hái nhiều thành công trong tương lai.
Bài viết liên quan:
