Quản lý dự án theo mô hình Agile đang ngày càng thay thế các phương pháp cũ. Thực tế các mô hình quản lý dự án trước đây ngày càng thể hiện rõ sự bất cập của mình trong hoạt động nhất là trong thời kỳ biến động như hiện nay. Và khi mô hình Agile ra đời đã tạo nên một bước ngoặt trong quản lý dự án.
Vậy Agile có những đặc điểm gì nổi bật khiến cho nhiều tập đoàn lớn áp dụng trong quản lý dự án của mình? Tất cả những thắc mắc đó sẽ được giải đáp dưới bài viết sau.
Quản lý dự án truyền thống: là cách tiếp cận dự án và hoạt động bằng cách sử dụng các công cụ, kỹ thuật chính thống nhằm giải quyết các vấn đề khi hoạt động.
Hầu hết phương pháp truyền thống sẽ tập trung một kế hoạch theo định hướng và hoạt động để quản lý dự án. Do vậy dẫn đến đầu vào và đầu ra khác nhau. Người quản lý dự án cần chắc chắn rằng việc bàn giao dự án trung gian phải được lập kế hoạch cụ thể.
Với mô hình quản lý dự án truyền thống sẽ dùng phương pháp dự đoán, nghĩa là ban lãnh đạo sẽ dự đoán kết quả dựa trên các giả thuyết, và xây dựng kế hoạch trước. Kế hoạch này khi đã được chấp thuận sẽ không thay đổi cho đến khi hoàn tất. Vì điều này sẽ gây ra sự rủi ro do ban lãnh đạo không lường hết những tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, và do vậy tính hiệu quả của dự án sẽ không cao.
Quản lý dự án truyền thống thường một chiều, trên ép xuống, điều này khiến sự phản hồi, tương tác không được thông suốt và khi có vấn đề thì việc xử lý chậm trễ do phải theo quy trình từ trên xuống và phải tốn thời gian chờ đợi.
Thực chất quản lý dự án theo mô hình Agile sẽ đưa ra các nhiệm vụ ngắn đảm bảo cho việc phát triển sản phẩm nhanh hơn và có sự phản hồi thường xuyên hơn. Khi quản lý dự án theo mô hình Agile bạn sẽ được hưởng những lợi ích sau:
Đảm bảo ít rủi ro. Với mô hình quản lý Agile tính lặp và phản hồi thường xuyên giúp cho các nhóm phát triển sản phẩm hiệu quả phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của thị trường. Do đó khi sản phẩm cuối cùng được hoàn tất sẽ ít phải thay đổi hơn so với các phương pháp quản lý dự án truyền thống.
Nhờ tính cải tiến liên tục và nhận được phản hồi thường xuyên nên kết quả đảm bảo, chất lượng sản phẩm cao hơn hơn, phù hợp với nhu cầu thị trường.
Khi quản lý dự án theo mô hình Agile sẽ đòi hỏi nâng cao sự làm việc theo nhóm. Do đó tăng khả năng gắn kết nội bộ, hợp tác chặt chẽ với nhau, cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên.
Việc quản lý linh hoạt, nhân viên được trao quyền đảm bảo việc xử lý vấn đề nhanh chóng khi có phát sinh, tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp cũ.
Nếu như quản lý dự án theo truyền thống khiến cho bộ máy cồng kềnh, khó kiểm soát thì với mô hình Agile sẽ tinh gọn bộ máy, phân công công việc rõ ràng và quản lý có thể dễ dàng đánh giá chính xác năng lực của nhân viên.
Lợi ích của quản lý dự án theo mô hình Agile
Khi quản lý dự án theo mô hình Agile, bạn cần thực hiện theo các bước như sau:
Đầu tiên bạn cần có kế hoạch nhất định bao gồm các vấn đề cần giải quyết và các giải pháp để xử lý. Nếu theo phương pháp luận Scrum sẽ có chuyên gia Scrum dẫn dắt trong khi thiết lập lộ trình dự án.
Nếu sử dụng phương pháp Scrum hay Kanban thì bước này cũng cần quan tâm. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ quản lý dự án khác để đảm bảo việc lập lộ trình hiệu quả hơn.
Với bước này, bạn cần thiết lập thời gian đảm bảo chắc chắn việc hoàn thành trong thời gian nào. Trong giai đoạn này bạn có thể sử dụng Scrum board, bảng Kanban, Gantt chart,..Tất cả các công cụ này đều có thể thiết lập thời gian một cách rõ ràng, hiệu quả.
Khi đã có lộ trình và thời gian thực hiện, người quản lý có thể phân công công việc cho các nhân viên trong nhóm. Người quản lý cần phải bao quát nhóm và phân chia phù hợp khối lượng cho mỗi nhân viên để đảm bảo hiệu quả.
Trong khi thực hiện dự án, cần đảm bảo cuộc họp thường xuyên diễn ra, các thành viên có cơ hội trình bày những gì họ đã làm và những gì cần phải thực hiện trong thời gian tới, những việc phát sinh hay những khó khăn gặp phải, cách giải quyết. Các cuộc họp thường ngắn gọn, đơn giản và giải quyết được các vấn đề.
Ở giai đoạn cuối cùng, nên có sự tham gia của khách hàng, thu nhận những phản hồi để thay đổi khi được yêu cầu. Ở giai đoạn này bạn cũng cần có những cải tiến để đảm bảo dự án phát triển tốt nhất.
Các bước quản lý dự án theo mô hình Agile
Mặc dù Agile được xem là phương pháp tối ưu nhưng không phải dự án nào cũng phù hợp. Để có thể quản lý dự án theo mô hình Agile yêu cầu dự án phải có sự linh hoạt, mức độ phức tạp. Ngoài ra tổ chức cần có những đặc điểm sau:
Các nhân viên trong dự án phải có kỹ năng giao tiếp tốt đảm bảo việc hợp tác với nhau, giúp nhóm đạt kết quả cao và làm việc tốt với khách hàng để đảm bảo tiến độ của sản phẩm.
Tiếp theo mỗi thành viên phải có tính chủ động cao đảm bảo việc vận hành thông suốt thay vì chỉ tuân thủ theo sự sắp đặt trong mô hình quản lý truyền thống.
Các hoạt động phải được tiêu chuẩn hóa với những nhóm chức năng. Những nhóm chức năng có khả năng làm việc tốc độ và chất lượng cao, và luôn đòi hỏi phải đặt khách hàng làm trung tâm.
Nhân viên của dự án cần có kiến thức cũng như công cụ thực hiện trong phương pháp Agile. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều và đảm bảo dự án thành công.
Mặc dù Agile được ra đời trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Tuy nhiên với những lợi ích của Agile mang lại đã vượt ra khỏi lĩnh vực truyền thống để có thể áp dụng đa lĩnh vực. Thực chất Agile đã giúp thay đổi cách thức làm việc, quản lý, sản xuất ở bất cứ ngành nào để đảm bảo hiệu quả cao.
Với những lợi ích mang lại và những hiệu quả thực tiễn như vậy Agile đã trở thành phương pháp quản lý dự án hiện đại nhất hiện nay. Để hiểu đúng và áp dụng chuẩn phương pháp quản lý dự án theo mô hình Agile ngay từ đầu, bạn nên tham khảo khóa học Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) của Học viện Agile.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Tham gia khóa học sẽ giúp bạn:
Bài viết liên quan:
