Tóm tắt từ bài tham luận của diễn giả Ellie Nguyen, Enterprise Agile Coach – Tue Anh Education Corp tại Agile Vietnam Conference 2023.
Bài chia sẻ của diễn giả Ellie Nguyen bao gồm 5 phần: Business Owner, Số liệu thống kê về tình trạng áp dụng Agile, Vòng tròn Business Agility, Vòng tròn Thực hành, Độ trưởng thành về Agile.
Đầu tiên, diễn giả khẳng định rằng Business Owner khác với Product Owner, và cũng khác với Product Sponsor.
Business Owner đóng vai trò chiến lược và không tham gia vào các hoạt động quản lý dịch vụ hàng ngày (không tham gia nhiệm vụ thực thi). Thay vào đó, họ tập trung vào bức tranh lớn. Họ xác định tầm nhìn và lộ trình. Họ có kiến thức và thẩm quyền để đưa ra các quyết định chiến lược và loại bỏ các trở ngại chính trị và tài chính.
Với cương vị là một Agile Coach giàu kinh nghiệm, diễn giả gợi ý rằng Agile Coach cần làm việc với Business Owner trước khi bước vào giai đoạn thực thi. Chúng ta có thể thấy Business Owner trong các công ty có thể là người ra quyết định, CEO, nhà sáng lập, Giám đốc điều hành hay Chủ tịch. Agile Coach cần ý thức được rằng đây là một bên liên quan rất quan trọng.
Tiếp theo, Agile Coach cần hiểu được các giá trị kinh doanh. Agile Coach sẽ gặp Business Owner và hỏi về những giá trị kinh doanh họ muốn đạt được. Nếu bạn không quan tâm đến những giá trị này, bạn sẽ không thể tạo ra lợi ích gì cho họ. Điều này cực kỳ nguy hiểm bởi vì họ chính là người quyết định có đầu tư cho bạn và nhóm của bạn hay không. Các giá trị kinh doanh có thể được đo bằng nhiều hình thức như KPI, OKR, BSC, rủi ro của việc áp dụng hay sự công nhận của khách hàng.
Nói cách khác, họ sẽ là người định nghĩa ra What (Cái gì), còn bạn và nhóm sẽ xác định How (Như thế nào).
| Phương pháp | KPI | OKR | BSC |
| Mục đích | Tập trung vào việc giám sát hiệu suất, xác định các vấn đề và lĩnh vực cần cải thiện | Tập trung vào việc xác định thành tựu ưu tiên chiến lược, cải tiến quy trình và thúc đẩy đổi mới, bao gồm các kết quả then chốt về tăng trưởng kinh doanh và lấy khách hàng làm trung tâm | Tập trung vào việc thiết lập các ưu tiên chiến lược trên 4 khía cạnh riêng biệt (Khách hàng, Tài chính, Quy trình nội bộ và Tăng trưởng học tập) |
| Loại hình | thước đo độ trễ mang tính định lượng | là thước đo chính vừa định tính vừa định lượng | thước đo độ trễ mang tính định tính |
| Thiết lập mục tiêu | Từ trên xuống | Từ trên xuống, từ dưới lên, ngang | Từ trên xuống |
| Nhịp | Phần lớn được thiết lập và xem xét hàng năm. Có thể bổ sung nhịp OKR | Thường là 90 ngày | Thông thường từ 1 năm trở lên |
| Minh bạch | Giữ bí mật giữa người quản lý và nhân viên vì chúng được coi là quy trình nhân sự | Tính minh bạch giữa và trong các nhóm là điều quan trọng – sẵn sàng với tất cả mọi người | Tính minh bạch giữa và trong các nhóm nhưng khó nắm bắt đối với nhân viên |
Ngoài ra, diễn giả cũng chia sẻ về sự khác biệt giữa KPI, OKR và BSC vì nếu không biết được điều này này, thì chúng ta sẽ áp dụng chúng một cách máy móc. Ví dụ, có nhiều người nghĩ rằng nhóm Agile thì phải sử dụng OKR. Nhưng không phải như vậy. Chúng ta cũng có thể tập trung vào KPI hoặc BSC nếu công ty hoặc Business Owner mong muốn.
Diễn giả cũng đưa ra một ví dụ khá thú vị về thước đo khi làm Agile Coach: Thống kê áp dụng Agile. Agile được áp dụng 78% trong các bộ phận Kinh doanh, Nhân sự và Hành chính. Áp dụng Agile không có nghĩa là Scrum, mà là phương pháp Agile được đưa vào áp dụng đến từng bộ phận. Ngày nay, Agile không chỉ được áp dụng cho IT, mà nó còn được áp dụng cho các bộ phận kinh doanh, nhân sự và hành chính.
63% có khả năng quản lý những ưu tiên thay đổi. Agile không chỉ được áp dụng vào các hoạt động hằng ngày như Họp đứng Hằng ngày hay Cải tiến Sprint mà nó còn ảnh hưởng đến cách chúng ta đặt độ ưu tiên và quyết định điều gì là quan trọng. Giờ đây các ưu tiên có thể thay đổi và thay đổi hằng ngày.
9% – Chúng ta hay nói đến việc áp dụng Agile thất bại, tuy nhiên chỉ số thất bại của Agile chỉ là 9%, trong khi chỉ số thất bại của Waterfall là 29%.
Business Agility ngày nay không chỉ tập trung vào Quản trị dự án, Quản lý sản phẩm, Agile, Phát triển phần mềm hay Scrum và Kanban như trước đây. Mà Business Agility là các tổ chức đổi mới Agile và năng nổ sử dụng các phương pháp như Lean, Agile, tư duy hệ thống, tư duy thiết kế, Lean UX, Lean Startup.
Mô hình Business Agility
Diễn giả chia sẻ về năm giá trị của Business Agility:
Dưới đây là hai hình ảnh về hệ thống trong tổ chức: một bên là dạng kim tự tháp và một bên là dạng tròn. Các tổ chức áp dụng Agile sẽ đi từ hệ thống dạng kim tự tháp sang hệ thống hình tròn. Đây là một mục tiêu không chỉ Agile Coach mà cả Business Owner đều mong muốn.
Hệ thống trong tổ chức một bộ máy và một cơ thể sống
Tuy nhiên, sự thay đổi này khá phức tạp. Do đó, Agile Coach nên bắt đầu từ sự thay đổi trong nhóm của mình trước. Mặc dù Business Owner vẫn rất quan trọng, nhưng nhóm là yếu tố tạo ra giá trị trực tiếp.
Diễn giả lấy ví dụ về kinh nghiệm huấn luyện một nhóm Marketing trong quá khứ. Do đặc thù công việc nên Agile Coach không thể dùng các thuật ngữ Scrum như đối với một nhóm IT. Hơn nữa công việc của các thành viên cũng liên quan mật thiết đến nhau, một sự thay đổi nhỏ cần được thông báo cho những khâu trước và sau.
Do đó, diễn giả đã đề xuất lập một nhóm dự án với những thành viên phù hợp, triển khai theo Sprint ngắn 1 tuần và các hoạt động như họp đứng hằng ngày, Lập kế hoạch Sprint, Sơ kết Sprint và Cải tiến Sprint.
Với vai trò là Agile Coach, chúng ta phải cùng nhóm đánh giá định kỳ lộ trình Agile đã trải qua.
Being Agile là một nỗ lực của nhóm. Đạt được sự thành thạo về Agile và các hoạt động liên quan của nó là điều tối quan trọng. Đánh giá Agile Fitness nhằm mục đích giúp các nhóm thông thạo Agile bằng cách đảm bảo thực hiện các hoạt động thường xuyên và trực quan hóa lộ trình học tập. Một nhóm có độ phù hợp tốt về Agile ngay cả khi trong những tình huống căng thẳng, họ vẫn có thể thực hiện theo các phương pháp Agile của mình.
| Thực hành nhận thức | Thực hành tập trung | Thực hành “nhúng” | Thực hành chuyên sâu |
| Nhập môn đào tạo Agile, xác định cơ cấu nhóm, Xác định nhà tài trợ. | Các nhóm học hỏi Agile có chủ đích, tuân theo các sự kiện, tạo ra các tạo tác, chuyển giao giá trị. | Thực hành trở thành cốt lõi trong các hoạt động của nhóm, tối ưu hóa thực hành, chuyển giao giá trị thường xuyên hơn, Tự tổ chức bắt đầu diễn ra. | Các nhóm xác định (lại) các phương pháp thực hành của riêng họ dựa trên bối cảnh; Tự tổ chức là cốt lõi trong cách làm việc của nhóm |
| 1-2 tháng | 3-6 tháng | 3-24 tháng | 1-5 năm |
Lộ trình đưa Agile vào tổ chức trong 2 năm
Bài viết liên quan:
