Tài liệu quản lý dự án là công cụ hỗ trợ để cải thiện và nâng cao kỹ năng của nhân sự ở vị trí này. Với nền tảng kiến thức vững chắc, đội nhóm sẽ nhanh chóng đạt được thành công cho mọi dự án. Cùng tìm hiểu về vai trò, quy trình của việc xây dựng tài liệu quản lý dự án chuẩn trong phần chia sẻ dưới đây!
Tài liệu quản lý dự án được xem là kho dữ liệu chứa đựng thông tin quan trọng.
Tài liệu quản lý dự án sẽ mang đến nguồn kiến thức để hướng dẫn nhân sự thực hiện hoàn thiện công việc trong dự án. Với tài liệu này, nhân sự có thể chủ động học tập về quy trình và kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án.
Qua tài liệu của dự án, nhân sự có thể đưa ra phương hướng giải quyết cho tình huống, vấn đề cụ thể. Theo các hướng dẫn về quy trình, công cụ hỗ trợ thực hiện, nhân sự sẽ biết cách làm thế nào để thực hiện công việc để đảm bảo kết quả và tiến độ. Do đó, tài liệu chính là một cơ sở để nhân sự đưa ra quyết định trong việc định hướng dự án.
Tài liệu dự án là nơi ghi lại thông tin quan trọng của dự án. Đây cũng chính dữ liệu để đội nhóm chia sẻ với nhau để truyền tải thông tin dự án bao gồm: mục tiêu, quy trình thực hiện, những vấn đề có thể sinh, phương hướng giải quyết,…
Xây dựng tài liệu quản lý dự án luôn là vấn đề quan trọng của mỗi dự án. Một sai lầm hay nhầm lẫn của tài liệu có thể khiến dự án chịu thiệt hại nặng nề. Để có tài liệu chính xác và hiệu quả, quy trình xây dựng nên được thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng tài liệu là cần phân tích yêu cầu của dự án. Xác định kết quả mong muốn của dự án sẽ hỗ trợ việc xây dựng tài liệu hiệu quả. Từ các phân tích của yêu cầu, bạn sẽ xây dựng bộ khung nội dung tài liệu cần có.
Tài liệu quản lý dự án được phân tích yêu cầu dựa trên quy trình quản lý dự án
Sau khi đã có khung sườn nội dung của tài liệu dự án, giai đoạn tiếp theo chính là biên soạn. Đây là công đoạn yêu cầu sự tỉ mỉ và chỉn chu của người thực hiện. Để đảm bảo biên soạn tài liệu nhanh gọn và hiệu quả, quy trình nên được thực hiện với chú ý như:
Đánh giá và sửa đổi là giai đoạn cuối cùng trong quá trình xây dựng tài liệu dự án. Việc đánh giá nội dung tài liệu có hiệu quả, phù hợp với nhân sự hay không có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Khi nội dung của tài liệu cung cấp kiến thức hữu ích, nhân sự sẽ hoàn thành dự án nhanh chóng với kết quả tốt nhất. Để đáng giá tính hiệu quả của tài liệu, người xây dựng nội dung cần thực hiện theo quy trình sau:
Thực hiện sửa đổi tài liệu thông qua đánh giá trực tiếp của nhân sự trong dự án
Dưới đây là một số gợi ý về tài liệu quản lý dự án nổi bật cho doanh nghiệp tham khảo.
Kiểm soát tiến độ dự án với Agile là một tài liệu được biên soạn bởi các chuyên gia hàng đầu của Học viện Agile. Nội dung của tài liệu này sẽ mang đến cho người đọc những bí quyết hữu ích để kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả. Bên cạnh đó, Kiểm soát tiến độ dự án với Agile còn giúp bạn hiểu rõ hơn về nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng nhất của một nhà quản lý. Một số nội dung chính của cuốn ebook Kiểm soát tiến độ dự án với Agile:
=> Xem thêm: Ebook Kiểm soát tiến độ dự án với Agile
Đây là tài liệu hay về việc hướng dẫn thực hiện và quản lý dự án có hiệu quả. PMBOK Guide cung cấp các kiến thức từ căn bản đến nâng cao để giúp bạn trở thành một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp. Nội dung kiến thức của PMBOK Guide có thể ứng dụng hiệu quả ở đa dạng lĩnh vực: xây dựng, sản xuất, công nghệ, phần mềm,… Không chỉ vậy, kiến thức trong PMBOK Guide còn là cơ sở của các bài kiểm tra để nhận chứng nhận (Certification) của PMI về quản lý dự án.
Cuốn sách PMBOK Guide
Agile Project Management with Scrum là một tài liệu kinh điển về quản lý dự án theo nguyên tắc Scrum. Cuốn sách này mang đến cho người đọc nhiều hiểu biết sâu sắc về việc áp dụng Scrum trong giải quyết các vấn đề phức tạp của dự án.
Đây cũng là cuốn sách được sử dụng làm tài liệu ôn tập trong kỳ thi chứng nhận (Certification) của PMI về quản lý dự án. Do đó, bạn sẽ dễ dàng tìm được kiến thức về kỹ năng cần thiết của một quản lý dự án trong cuốn sách này.
Tài liệu quản lý dự án sẽ giúp mang đến cho bạn đọc nguồn kiến thức hữu ích. Nếu đang cần tìm hiểu về nguồn tài liệu này, hãy tham gia ngay khóa học Quản trị dự án Agile (Agile Project Management). Tại đây, bạn không chỉ được đọc miễn phí các tài liệu hay, nổi bật về quản lý dự án mà còn nhận sự hỗ trợ của chuyên gia đào tạo trong việc tiếp cận nguồn kiến thức này.
Khóa học đặc biệt phù hợp với các nhà quản lý dự án mong muốn kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm. Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
