24h là quỹ thời gian chung của mỗi người trong ngày. Vậy nên, nắm vững các cách quản lý thời gian sẽ giúp sắp xếp cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nội dung của bài viết này sẽ tiết lộ đến cho bạn top những cách quản lý thời gian hiệu quả tối ưu nhất nhé!
Một trong những cách để quản lý thời gian hiệu quả là ghi nhớ các quy tắc kiểm soát thời gian. Những quy tắc này sẽ giúp bạn biết cách phân chia quỹ thời gian và sắp xếp công việc một cách hiệu quả:
80/20 – Pareto là nguyên tắc quản lý thời gian đơn giản. Theo quy tắc này, bạn sẽ sử dụng 80% quỹ thời gian để thực hiện giải quyết 20% công việc. Nghe có vẻ vô lý nhưng nếu 80% quỹ thời gian để đổi lấy kết quả của công việc chủ chốt sẽ hữu ích hơn là kết quả công việc không quan trọng khác. Bản chất của quy tắc 80/20 là tập trung quỹ thời gian thực hiện công việc quan trọng nhất.
40 – 30 – 20 – 10 là một quy tắc phân chia quỹ thời gian. Tùy vào mức độ quan trọng của công việc, quỹ thời gian được sắp xếp nhiều hay ít. Neeys quỹ thời gian cố định trong này là 100%, quy tắc này sẽ thực hiện phân bổ thời gian cho công việc như sau:
4D là quy tắc nhằm xác định mức độ ưu tiên cho công việc. Nếu đang không biết giải quyết công việc nào trước công việc nào sau, bạn nên sử dụng 4D để sắp xếp thứ tự công việc:
Do: Những công việc quan trọng sẽ được xếp vào mức độ này. Đây là công việc phải được hoàn thiện để đảm bảo đúng hạn hay không ảnh hưởng công việc tiếp theo sau.
Delegate: Những công việc có thể phân công cho người khác thực hiện.
Defer: Những công không cấp thiết phải hoàn thành ngay. Bạn có thể sắp xếp để thực hiện công việc vào khoảng thời gian khác.
Dump: Những công việc không cần thiết, có thể loại bỏ để tiết kiệm quỹ thời gian.
Quy tắc 4D trong quản lý thời gian
Chia nhỏ công việc là một cách quản lý thời gian đơn giản. Thay vì hoang mang không biết nên làm gì, phương pháp này sẽ giúp vạch ra quy trình thực hiện công việc theo từng bước để hoàn thành mục tiêu. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi quản lý theo cách chia nhỏ này.
Ví dụ, bạn đang cần làm báo cáo hình ảnh thị trường của sản phẩm cạnh tranh. Vậy để hoàn thành mục tiêu này, bạn có thể chia nhỏ thành những công việc cụ thể:
Không có kế hoạch, bạn sẽ rất dễ bỏ lỡ hay không đủ thời gian hoàn thành công việc quan trọng. Do đó, luôn thiết lập trước kế hoạch công việc của ngày hôm sau chính là phần công việc quan trọng cần được thực hiện cuối ngày.
Thay vì lãng phí thời gian khi ngày mới bắt đầu để nghĩ xem mình sẽ làm gì, cần làm, kế hoạch công việc sẽ giúp bạn chủ động bắt tay vào công việc sớm nhất. Không chỉ vậy, một kế hoạch công việc giúp xác định công việc ưu tiên và giảm thiểu sự thay đổi phút cuối gây lãng phí thời gian. Kế hoạch cụ thể sẽ là cách bắt đầu ngày mới đầy tích cực, vui vẻ.
Mỗi khoảng thời gian trong ngày, năng lượng và tinh thân của con người. Việc xếp công việc thành thời gian biểu sẽ giúp điều chỉnh thời gian thực hiện công việc quan trọng vào khoảng thời gian mà bản thân cảm thấy có tinh thần và năng lượng tốt nhất. Ví dụ, những công việc quan trọng nên sắp xếp vào thời gian biểu buổi sáng khi bản thân có nhiều năng lượng và tinh thần tích cực.
Ấn định thời gian hoàn thành cho công việc là cách quản lý thời gian theo cách thúc ép, gia hạn. Tuy nhiên, đây cũng sẽ trở thành động lực để bản thân hoàn thành công việc với thời gian tối ưu nhất.
Cách quản lý thời gian hiệu quả là tạo thời hạn hoàn thành cụ thể cho mọi công việc
Với phương pháp này, bạn hãy luôn ghi chú và tạo chuông báo nhắc nhở thời gian cho từng công việc cụ. Khi cài đặt, bạn nên đặt chuông báo trước 5 – 10 phút để nhắc nhở thời gian bắt đầu và kết thúc cho công việc.
Kiểm tra thời gian biểu là thói quen rất tốt. Theo đó, bạn sẽ luôn biết chính xác thời gian cho công việc đang dang dở còn bao nhiêu hay biết tiếp theo sẽ cần làm gì. Bên cạnh đó khi kiểm tra thời gian biểu, bạn sẽ tự đánh giá về tốc độ làm việc. Từ đó, bạn sẽ nhận ra bản thân cần thay đổi, cải thiện kỹ năng gì trong công việc để nâng cao năng suất làm việc trong tương lai.
Làm ít mà chất lượng hay làm nhiều mà không có kết quả, bạn sẽ chọn theo cách nào? Một nghiên cứu của Đại học Stanford đã chỉ ra rằng làm quá nhiều việc trong một lúc sẽ làm giảm sự tập trung. Không chỉ thời gian xử lý các công việc đó sẽ tăng, kết quả chất lượng công việc cũng không đảm bảo. Do đó, tập trung vào công việc cụ thể trong thời gian cố định là cách quản lý thời gian khoa học.
“Dậy sớm để thành công” có lẽ là cụm từ mà bạn đã nghe quá nhiều. Thực chất, điều này không hoàn toàn vô lý. Thói quen dậy sớm mang đến nhiều lợi ích cho sức khỏe. Không chỉ vậy, thức dậy sớm vào khung giờ cố định sẽ khiến quỹ thời gian trong ngày của bạn nhiều hơn. Bạn sẽ có thêm thời gian cho cả công việc và hoạt động cá nhân.
=> Xem thêm: Quản lý thời gian cá nhân – Cân bằng công việc và cuộc sống
Một cách quản lý thời gian của người thành công là không lao đầu vào công việc cả ngày liên tục. Những khoảng nghỉ trong ngày là điều cần thiết cho não bộ thư giãn. Với thời gian nghỉ sau khi tập trung cao độ, đầu óc sẽ minh mẫn hơn cho công việc tiếp theo.
Phần mềm quản lý thời gian là công cụ hỗ trợ sắp xếp, nhắc nhở công việc, tạo ghi chú,…
Với nhiều tính năng hữu ích, sử dụng phần mềm luôn là cách quản lý thời gian đơn giản, hiệu quả cao. Thêm vào đó, phần mềm có thể cài đặt sử dụng đồng bộ trên nhiều thiết bị (điện thoại, máy tính). Dù ở đâu khi nào, tính năng nhắc nhở sẽ luôn giúp bạn đảm bảo vấn đề deadline.
Quản lý thời gian bằng cách ứng dụng phần mềm
Quản lý thời gian là một kỹ năng cần có để trở thành người thành công. Khóa học NeoManager của Học viện Agile được xem là nơi sẽ giúp bạn trau dồi, năng cao kỹ năng về cách quản lý thời gian tối ưu. Với các chủ đề tập trung vào nâng cao kỹ năng, hướng dẫn sử dụng công cụ quản lý thời gian, các học viên sẽ nhanh chóng tìm được giải pháp kiểm soát thời gian hữu hiệu cho bản thân.
Khóa học NeoManager là sự kết hợp của cả lý thuyết và thực hành. Do đó, học viên sẽ nhanh chóng nắm bắt và vận dụng hiệu quả kỹ thuật, công cụ, kỹ năng quản lý thời gian vào công việc thực tiễn.
Những cách quản lý thời gian khoa học sẽ giúp gia tăng hiệu suất và kết quả công việc. Thêm vào đó, quản lý thời gian khoa học, hiệu quả sẽ giúp bản thân hình thành thói quen tốt trong cách làm việc. Nếu đang tìm kiếm những kỹ thuật, công cụ để quản lý thời gian tối ưu hơn, hãy liên hệ với Khóa học NeoManager để được tư vấn miễn phí nhé!
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
