Xin chào mọi người, Mình là Linh sinh năm 1996 hiện đang là founder một startup công nghệ tại Hà Nội.
Xuất phát điểm của mình là một Developer và sau đó chuyển lên làm quản lý một cách khá đột ngột. Vì vậy, mình thấu hiểu những khó khăn mà một người quản lý mới phải trải qua. Đặc biệt là việc phải làm thay nhân viên rất nhiều vì nhóm chuyên môn kém mà lại thiếu chủ động.
Mình mong rằng câu chuyện của mình có thể giúp một phần nào đó cho những bạn quản lý đi lên từ chuyên môn như mình.
Năm 2021, mình bị chuyển từ vị trí tech leader sang Project Manager một cách bị động. Để thực hiện những nhiệm vụ cơ bản của một PM, thời điểm đó mình gặp 3 thách thức chính cần giải quyết, đó là:
Nhóm của mình có chuyên môn kém. Dự án mình làm về Blockchain một mảng mới mà công ty chưa từng tham gia. Nhóm mình làm R&D về Blockchain nhưng mới dừng ở mức research và có một số demo nhỏ. Những thành viên mới trong nhóm không có hiểu biết nhiều về mảng này và khả năng tự học của các bạn vẫn còn hạn chế.
Các thành viên lại thiếu chủ động, hầu hết chỉ đợi mình giao việc thì mới làm, không biểu rõ ý nghĩa, mục tiêu chung của dự án nên chỉ làm xong việc, không hướng tới kết quả cuối cùng. Các thành viên thường xuyên không hiểu chính xác nhiệm vụ được giao, có người thì rất bận, có người thì rất rảnh.
Vì vậy mình phải làm thay nhân viên rất nhiều. Điều này một phần xuất phát từ bản thân mình thiếu kỹ năng quản lý, chưa thoát khỏi tư duy của một Technical Leader, thường xuyên phải giải đáp thắc mắc cho mọi người. Phần do mọi người chưa hiểu mà lại thiếu chủ động tìm hiểu. Vì thế mình thường xuyên mệt mỏi do làm việc quá nhiều và thiếu ngủ. Mình phải tham gia code cùng mọi người vì có nhiều thứ chỉ mình và bạn Tech Lead mới hiểu, cộng thêm những cuộc họp với khách hàng diễn ra thường xuyên vào ban đêm khiến cuộc sống của mình thực sự bị đảo lộn.
Thức đêm code với mình là chuyện như cơm bữa
Thất vọng đỉnh điểm là khi kết thúc dự án, mình có hỏi lại ban lãnh đạo công ty là đánh giá hiệu quả dự án đó thế nào, và câu trả lời mình nhận được là “suýt lỗ em ạ”.
Lúc đó mình thực sự buồn, đó là một thất bại, thất bại không phải do mình không cố gắng, mà là do cố gắng không đúng cách. Sau đó mình đã tự tìm tòi rất nhiều kiến thức về quản lý từ rất nhiều nguồn nhưng kiến thức rời rạc, mất rất nhiều thời gian và không hề hiệu quả. Mình biết là mình cần một chương trình giúp mình đi nhanh hơn và đi đúng đường, mình nhớ tới chương trình NeoManager của Học viện Agile và quyết định đăng ký học.
Điều thật tuyệt vời là chỉ sau 2,5 tháng học, kết quả đạt được có vẻ hơn cả mình kỳ vọng.
Về cá nhân, mình thấy công việc trôi chảy hơn rất nhiều, những dự án tiếp sau đó mình nhàn hơn hẳn vì các thành viên đã có thể tự chủ động trong công việc. Trước đây mình phải dành tới 80% thời gian để làm việc với nhóm, giờ chỉ cần 20%.
Tuyệt hơn là 100% các thành viên tự lập kế hoạch công việc mỗi sprint. Mình không còn phải ngồi chia nhỏ công việc cho từng cá nhân và hỏi xem liệu họ có thể hoàn thành trong bao lâu nữa.
Khác biệt rất lớn là các đầu việc được hoàn thành đúng hạn tăng từ 40% lên trên 80% mỗi sprint. Mình để các thành viên tự bàn luận, lên kế hoạch, đứng ra nhận trách nhiệm về phần công việc của mình, tự phối hợp và tự tìm kiếm sự trợ giúp, mình chỉ theo dõi, động viên và đưa ra lời khuyên, hướng dẫn mọi người làm sao để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, làm sao để tăng hiệu suất cá nhân.
Mình đã tự tin hơn khi trao quyền, chia sẻ các kỹ năng mềm, giúp mọi người chủ động học hỏi, tìm và phát huy điểm mạnh của mỗi người, đặt ra lộ trình học tập và phát triển mang tính thách thức cho mỗi cá nhân trong team. Team tự xây dựng “luật chơi” để ganh đua nhau về học tập, mỗi tuần đều có 1 giờ học tập trung, mỗi thành viên có ít nhất 2 lần tự tổ chức seminar chia sẻ kiến thức mà mình nghiên cứu và áp dụng được.
NeoManager đã giúp mình tổng hợp được rất nhiều kiến thức và kỹ năng mà nếu tự tìm hiểu thì có lẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức mới có thể đạt được. Và hiện tại khi đã hoàn thành chương trình, mình tự tin phấn đấu tới những mục tiêu lớn hơn.
Để đạt được những kết quả này, theo mình có mấy việc quan trọng cần thực hiện đó là:
Mình đã học được từ NeoManager để cải thiện hiệu quả của bản thân rất nhiều ở các chuyên đề về quản lý công việc, quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất cá nhân như:
Eisenhower là một phương pháp cụ thể có thể áp dụng, nó có một khả năng phi thường để duy trì năng suất làm việc của mình không chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng.
Chúng ta sẽ dùng một ma trận tổ hợp hai yếu tố Quan trọng và Khẩn cấp để phân loại công việc.
Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu. Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng. Phàm phải việc nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng thì bạn phải trực tiếp làm luôn. Đây là nhóm công việc có độ ưu tiên cao nhất. Với các công việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp, mình đặt hạn chót, và tự mình làm dần căn cứ trên thời gian chủ động dành cho công việc đó.
Cố gắng lập kế hoạch thật tốt để công việc không có nhiều việc khẩn cấp. Vì như vậy sẽ bớt stress, luôn kiểm soát được tiến độ, và luôn có được kết quả tốt nhất vì tập trung vào những việc quan trọng.
Với công việc ít quan trọng, nhưng khẩn cấp, mình không cần phải tự làm lấy mà giao phó cho cấp dưới. Lưu ý phải theo dõi để đảm bảo nó được hoàn thành trong thời gian sớm nhất. Việc khẩn cấp mà. Nếu công việc ít khẩn cấp mà lại ít quan trọng, mình cân nhắc bỏ nó đi. Nếu không bỏ đi được, thì tìm cách giao phó cho người khác.
Dùng Pomodoro để quản lý thời gian là một gợi ý thú vị. Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian ưu việt do Francesco Cirillo phát minh ra vào đầu những năm 90.
Ý tưởng của Pomodoro rất đơn giản: Khi phải đối mặt với nhiệm vụ lớn hoặc chuỗi nhiệm vụ thì chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong một khoảng thời gian ngắn, xen giữa các khoảng làm việc ngắn sẽ là những “kì nghỉ” ngắn. Phương pháp này sẽ huấn luyện bộ não tập trung làm việc trong một thời gian ngắn, khiến mình rơi vào tình thế luôn có những hạn chót để hoàn thành công việc và cũng thường xuyên được nạp lại năng lượng.
ĐỂ BẮT ĐẦU VỚI KĨ THUẬT POMODORO, mình sử dụng một cái đồng hồ đếm giờ pomodoro. Cũng có thể thay thế đồng hồ Pomodoro bằng 1 ứng dụng trên điện thoại như Focus booster, PomoDoneApp hay Pomotodo. Những ứng dụng kiểu này có rất nhiều trên Google Play Store hoặc Apple Appstore.
Nhiều lập trình viên đang làm cho các công ty phần mềm biết rằng nếu học được tiếng Nhật thì có thể có công việc thuận lợi hơn, lương cao hơn nhiều lần. Nhưng phần lớn trong số họ không bắt đầu học tiếng Nhật. Nhiều người hiểu rằng tập thể dục thì rất tốt cho sức khỏe, nhưng rất nhiều trong số đó không có thói quen tập thể dục.
Chúng ta còn biết một thứ có tên là “Hội chứng sinh viên” để mô tả về tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Dưới đây là những gợi ý mà mình thấy hữu hiệu nhất để loại bỏ hội chứng này:
Tôi đã áp dụng 6 vũ khí gây ảnh hưởng và thuyết phục, xin được kể lại gồm:
2. Để mọi người chủ động, đầu tiên cần thiết lập được mục tiêu chung mà tất cả cùng hướng đến.
Gợi ý đó là sử dụng quản trị mục tiêu theo OKR, đặc biệt nhấn mạnh ở việc đồng bộ mục tiêu OKR theo chiều dọc.
Đồng bộ hoá mục tiêu đóng một vai trò quan trọng trong OKR, để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong cùng một tổ chức đang cùng nhau làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
Công ty sẽ được hưởng lợi từ việc đồng bộ hoá mục tiêu trong OKR. Đầu tiên là việc giao tiếp trở nên tốt hơn, do OKR là công khai, mọi cá nhân đều nhìn rõ mục tiêu của bản thân và những người xung quanh. Bất cứ ai cũng có thể nhận thấy mục tiêu của những người xung quanh bổ sung cho mình như thế nào, và mình đóng góp như thế nào trong việc đạt được mục tiêu của nhóm và công ty. Các thành viên sẽ buộc phải làm việc với đồng đội để đảm bảo các nỗ lực được tập trung.
Đồng bộ hoá mục tiêu cũng sẽ giúp mọi người nhìn thấy bức tranh lớn hơn, giúp nhân viên hiểu rõ mục đích việc mình đang làm. Khả năng trùng lặp giữa các mục tiêu của các cá nhân, bộ phận sẽ ít diễn ra hoặc không có.
3. Có cấu trúc phân chia công việc rõ ràng ngay từ đầu
Trong lập kế hoạch, cấu trúc phân chia công việc WBS (viết tắt của work breakdown structure) là một công cụ rất hữu ích. Đây là danh sách các hạng mục then chốt trong dự án và các thành tố của từng hạng mục để hoàn thành được dự án.
Nói cách khác, nó là một hệ thống phân cấp các hạng mục then chốt trong dự án và các thành tố của chúng. Sau khi lập được WBS, chúng ta có sắp lại thứ tự công việc, giao việc cho thành viên đội nhóm, đặt các mốc thời gian để lên được kế hoạch hành động chi tiết.
WBS sau khi hoàn tất, sẽ trở thành đầu vào để lập lịch biểu cho dự án, hoặc là danh sách công việc được đưa lên bảng Kanban của nhóm dự án.
4. Thiết lập những nền tảng cơ bản cho nhóm chủ động
Một nhóm chủ động là nhóm có hiệu năng cao với các đặc điểm mà mình cần cố gắng thiết lập được cho nhóm, đó là:
Thiết lập nền tảng cho nhóm làm việc với 9 yếu tố sau:
5. Tìm cách chuyển giao kỹ năng hiệu quả cho nhân viên để họ có thể làm thay mình
Hãy lấy trường hợp bạn chuyển giao kỹ năng cho nhân viên của mình làm ví dụ. Sau đây là 4 bước để chuyển giao kỹ năng.
Bạn có thể sử dụng các bước này trong việc chuyển giao bất kỳ kỹ năng nào từ gọi điện cho khách hàng, thuyết trình báo cáo đến xây dựng hội thoại hiệu quả, vân vân.
Và nó không chỉ giới hạn với quản lý và nhân viên mà có thể ngay chính các đồng nghiệp giúp đỡ nhau nâng cao các kỹ năng.
6. Quan trọng là tự học, và học tới đâu áp dụng cho nhóm tới đó
Có lẽ đây chính là bí quyết quan trọng nhất. Vì tham gia một chương trình đào tạo chỉ giúp bạn trang bị một số kiến thức nhất định. Trong khi nhiệm vụ quản lý đòi hỏi bạn phải học liên tục. Có phương pháp và thói quen tự học chính là chìa khóa giúp mình giải quyết vấn đề này.
Tiếp đến là học phải đi đôi với thực hành, áp dụng. Các kiến thức học được từ NeoManager được mình áp dụng ngay vào trong công việc hàng ngày để quản lý nhân sự, quản lý và phát triển đội nhóm, quản lý dự án một cách hiệu quả.
7. Cuối cùng, làm sao để học trong khi đang vô cùng bận?
Không có nhiều thời gian để học, vì phải học với cường độ cao và thời gian mình học trùng với thời điểm nhân sự của công ty nhảy việc nhiều nên mình phải tham gia phát triển dự án cùng team và support những team khác cần mình hỗ trợ.
Đầu tiên mình phải xác định học là khoản đầu tư cho bản thân không bao giờ lỗ.
May mắn là từ những module đầu tiên của khóa học đã đề cập tới việc làm sao để học hiệu quả, làm sao để nâng cao hiệu suất cá nhân, và làm sao để ra quyết định và giải quyết vấn đề. Mình đã áp dụng ngay vào bản thân và truyền lại cho các thành viên trong team, từ đó mình và các thành viên trong team cải thiện hiệu suất một cách rõ rệt và mình có thêm nhiều thời gian để học hơn.
Sau khóa học thì mindset của mình đã thay đổi rất nhiều dẫn đến hành vi và thói quen của mình cũng thay đổi tích cực theo. Ví dự như cách ra quyết định và giải quyết vấn đề, cách giao tiếp đạt hiệu quả, phát triển trí tuệ cảm xúc. Ngoài ra còn rất nhiều nguyên tắc và công cụ mà mình áp dụng thường xuyên để tăng hiệu suất cá nhân. Cách quản lý dự án, quản lý đội nhóm sao cho hiệu quả, cách áp dụng agile vào dự án, cách huấn luyện và phát triển con người trong team và tổ chức.
Mình ưu tiên kinh nghiệm và kiến thức thực tế hơn. Mình đã thấy nhiều người tham gia các khóa học đào tạo để lấy chứng chỉ nhưng cuối cùng không áp dụng được nhiều vào thực tế.
Và mình có cảm giác như những khoá học như vậy nó bị khô cứng và không tạo được phong cách quản lý/lãnh đạo cho riêng mình. Khi mình tham khảo chương trình NeoManager thì mình thấy đội ngũ giảng viên là những anh chị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý thay vì là những anh chị có kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo thi lấy chứng chỉ. Và theo sau đó là nội dung học tập có thể mang lại nhiều giá trị cho bản thân và tổ chức của mình trong tương lai chứ không chỉ dừng lại sau khi kết thúc khoá học.
Trên đây là câu chuyện ngắn về hành trình của mình từ một dev trở thành một nhà quản lý và hiện đang tiếp tục khởi nghiệp. Hy vọng rằng câu chuyện nhỏ này có thể giúp các bạn có được hình dung tốt hơn và tự tin hơn trên hành trình phát triển của bản thân.
