Hệ thống quản lý nhân sự là nền tảng cơ bản và cần thiết để vận hành hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Không chỉ xác định được tầm quan trọng, một nhà quản lý nhân sự còn cần phải nắm rõ cụ thể chức năng và cách vận hành hệ thống này. Trong nội dung bài viết, chúng tôi xin phân tích đến vai trò và mô tả chi tiết của hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự là một hoạt động tổng hợp bao gồm nhiều công việc từ tuyển dụng đến đãi ngộ cho nhân viên. Do đó, hệ thống quản lý nhân sự giữ một vai trò quan trọng giúp đảm bảo tính hiệu quả trong các công tác liên quan đến nhân sự.
Trên thực tế, quản lý nhân viên theo kiểu thủ công không có hệ thống khoa học, không nguyên tắc sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Một hệ thống quản lý nhân sự tiêu chuẩn, khoa học sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể là:
Hệ thống quản lý nhân sự thường được xây dựng dựa trên sự liên quan giữa người lao động với công việc, nhiệm vụ họ đảm nhận. Mỗi nhân sự đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau sẽ được phân bổ về các phòng ban tương ứng.
Do đó, mô tả hệ thống quản lý nhân sự qua chức năng của từng phòng ban là mô hình tại đa số doanh nghiệp. Theo mô hình này, phòng nhân sự là đầu não để điều hành hoạt động của hệ thống nhân viên trong toàn doanh nghiệp.
Việc phân chia nhân sự theo phòng ban sẽ hỗ trợ các hoạt động quản lý đơn giản và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bộ phận quản lý nhân sự vẫn trực tiếp điều hành, quản lý các hoạt động ngoài chuyên môn của nhân viên, cụ thể là:
Lưu trữ thông tin của nhân viên đã và đang làm việc tại công ty là phần công việc trong hệ thống quản lý nhân sự của bộ phận nhân sự. Bên cạnh đó, bộ phận này còn cần lưu trữ sẵn hồ sơ ứng viên trong trường hợp cần thiết.
Cách quản lý theo hệ thống phòng ban sẽ giúp việc quản lý dữ liệu nhân sự khoa học hơn. Khi lưu trữ hồ sơ, thông tin của nhân viên sẽ được phân chia theo từng phòng ban cụ thể.
Tuyển dụng là nhiệm vụ quan trọng của phòng nhân sự. Để đảm bảo hoạt động tuyển dụng hiệu quả, nhân viên bộ phận nhân sự cần xây dựng kế hoạch dựa trên:
Quản lý việc đào tạo hội nhập cho nhân sự mới là nhiệm vụ của phòng quản lý nhân sự. Thông qua hoạt động đào tạo, nhà quản lý cần giúp cho nhân viên mới hiểu về văn hóa, quy trình công việc cơ bản của doanh nghiệp.
Không chỉ dừng lại ở đào tạo hội nhập, bộ phận nhân sự cần lên kế hoạch, tổ chức hoạt động đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên cũ, giúp phát triển năng lực, tư duy, sáng tạo cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Trong hệ thống quản lý nhân sự, hoạt động chấm công được thực hiện hằng ngày. Hiện nay, thay vì việc tính thủ công số ngày công, số giờ tăng ca, sự hỗ trợ của máy chấm công khiến công việc này trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
Một số hoạt động chi tiết trên hệ thống quản lý nhân sự
Ngoài việc chấm công, tính lương, quản lý phúc lợi xã hội cho nhân viên cũng là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự. Hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp nhân viên được hưởng đầy đủ, công bằng các chế độ nghỉ phép, bảo hiểm, thai sản,…
Ngoài ra, các tiêu chí về chính sách tăng lương thưởng hằng năm cũng sẽ được quy định trên hệ thống quản lý nhân sự. Điều này sẽ là căn cứ để phòng nhân sự có xét duyệt tăng lương đúng thời hạn. Đây cũng được xem nhân tố quan trọng giúp giữ chân nhân viên.
Đánh giá nhân sự là một cơ sở để khen thưởng, xử phạt hay thậm chí là đưa ra quyết định có hay không tiếp tục sử dụng nhân sự. Ngoài đánh giá chuyên môn được thực hiện bởi lãnh đạo phòng ban chuyên trách, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra đánh giá về thái độ làm việc, năng lực chung.
Để vận hành hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả, lãnh đạo hay nhân viên bộ phận nhân sự cần trang bị kỹ năng cần thiết từ xây dựng kế hoạch đến kỹ năng lãnh đạo. NeoManager hiện đang là khóa học đào tạo kỹ năng dành cho các nhà quản lý uy tín nhất Việt Nam . Trong khóa học này, bạn sẽ được đào tạo kỹ năng quản lý và huấn luyện sử dụng công cụ hữu ích cho công việc quản lý tại doanh nghiệp.
Trên đây là những mô tả chi tiết về tầm quan trọng và hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự. Một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ giúp quy trình vận hành của doanh nghiệp trơn tru và phát triển bền vững trong tương lai.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
