Thẩm định dự án đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý dự án, quyết định dự án có được triển khai hiệu quả, phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức và mang lại giá trị cho tổ chức và cộng đồng hay không. Hãy cùng Học viện Agile tìm hiểu chi tiết về những điều cần biết liên quan đến thẩm định dự án trong bài viết dưới đây nhé!
Thẩm định dự án là quá trình tổ chức và thực hiện các hoạt động đánh giá, kiểm tra, và xác nhận về mức độ khả thi của một dự án trước khi bắt đầu giai đoạn triển khai chính thức. Quá trình này tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của dự án là tài chính, chiến lược, rủi ro, chất lượng và quyết định phê duyệt.
Thẩm định dự án đóng vai trò chiến lược để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án. Thẩm định dự án là một quy trình chi tiết, giúp tổ chức đánh giá tính khả thi, hiệu quả tài chính, rủi ro, chất lượng và quyết định phê duyệt của dự án trước khi bước vào giai đoạn triển khai chính thức.
Đây là một bước quan trọng để xác nhận tính khả thi và nỗ lực đầu tư đều được định hình theo hướng chính xác. Do đó, thẩm định dự án trở thành một công cụ linh hoạt và đáng tin cậy trong tay các nhà quản lý dự án. Sự kết hợp giữa quy trình chặt chẽ và cái nhìn chiến lược giúp thẩm định dự án không chỉ là một bước kiểm soát mà còn là bước định hình hướng đi của dự án ngay từ giai đoạn đầu, giúp dự án không chỉ hoàn thành mục tiêu mà còn tạo ra giá trị trong dài hạn.
Hiểu rõ nhu cầu của dự án là chìa khóa để đảm bảo mọi nỗ lực và đầu tư đều được hướng vào mục tiêu chính xác. Quá trình xác định nhu cầu dự án bắt đầu bằng việc xác định vấn đề hoặc cơ hội mà dự án muốn giải quyết với những câu hỏi cơ bản như: “Tại sao dự án cần được triển khai?” và “Nhu cầu thực sự là gì?”.
Để nắm bắt nhu cầu dự án đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ với các bên liên quan và người dùng cuối, thông qua các phiên đối thoại, cuộc họp và thu thập phản hồi từ những người liên quan để xác định yêu cầu cụ thể, kỳ vọng và các ưu tiên quan trọng. Điều này không chỉ giúp xác định một cách chính xác về những gì cần được thực hiện mà còn tạo cơ hội để chia sẻ thông điệp và nhận định từ tất cả các bên liên quan.
Không chỉ dừng lại ở việc đặt câu hỏi, bước này cũng đòi hỏi một quá trình phân tích chi tiết xác định các yếu tố ảnh hưởng và đặc trưng của nhu cầu hiện tại cũng như mở ra cơ hội phát triển trong tương lai.
Bước xác định nhu cầu dự án không chỉ là quá trình đặt câu hỏi mà còn là sự tương tác tích cực, phân tích sâu sắc và định hình thận trọng về những gì dự án thực sự cần, tạo ra một cơ sở lý luận chặt chẽ, đảm bảo dự án được triển khai một cách chính xác và đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức.
Các bước xác định nhu cầu dự án
Trong khi xác định nhu cầu là bước đầu tiên để định hình mục tiêu và phạm vi, bước thu thập thông tin mở rộng và làm sâu sắc hơn, đặt ra câu hỏi “Làm thế nào?” và “Tại sao?” để khám phá sự phức tạp của dự án.
Việc thu thập thông tin không chỉ giới hạn ở việc lắng nghe ý kiến, thông tin từ người liên quan mà còn bao gồm việc nghiên cứu sâu sắc về ngành, xu hướng thị trường và các dự án tương tự trước đó để xây dựng một bức tranh toàn diện về ngữ cảnh và tiềm năng của dự án.
Một khía cạnh quan trọng trong bước này là đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin được thu thập thông qua quy trình kiểm tra và xác nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Vì các thông tin này sẽ là nền tảng để xây dựng chiến lược thẩm định chặt chẽ, phản ánh rõ nhu cầu thực sự của tổ chức và định hình hướng đi của dự án.
Đây là giai đoạn nhằm xác định các yếu tố tiêu cực có thể ảnh hưởng đến dự án. Bước này bắt đầu bằng việc xác định và phân loại rủi ro có thể xuất hiện trong quá trình triển khai dự án, từ vấn đề về quản lý dự án, tài chính đến những thách thức từ môi trường kinh doanh và xã hội. Các phương pháp và công cụ đánh giá rủi ro, có thể kể đến như biểu đồ SWOT và phân tích FMEA.
Quan trọng hơn, quá trình xác định rủi ro không chỉ tập trung vào thách thức mà còn cả những cơ hội. Nhìn nhận các yếu tố tích cực có thể ảnh hưởng đến dự án giúp tối ưu hóa cơ hội, từ việc mở rộng phạm vi, nâng cao hiệu suất, đến tận dụng những xu hướng tích cực trong môi trường xã hội và thị trường.
Bước xác định rủi ro là quá trình xác định các khía cạnh tiêu cực có thể ảnh hưởng đến dự án và cũng là cơ hội để định rõ chiến lược đối mặt với những thách thức và tận dụng các cơ hội tiềm năng.
Đây là bước tập trung vào khả năng kỹ thuật và xem xét khía cạnh tài chính, xã hội, môi trường để xác định xem dự án có tính khả thi và giá trị đầu tư hay không.
Bước này thường bao gồm một loạt các phân tích và đánh giá về các khía cạnh quan trọng của dự án. Đánh giá khả thi kỹ thuật liên quan đến khả năng triển khai, công nghệ sử dụng, và quản lý dự án. Đánh giá tính khả thi tài chính về chi phí, lợi nhuận dự kiến,… Đánh giá sự tác động của dự án đối với cộng đồng, văn hóa và môi trường tự nhiên.
Việc đánh giá khả thi giúp xác định rõ ràng rủi ro và cơ hội, từ đó tạo ra cơ sở để đưa ra quyết định phê duyệt hoặc điều chỉnh chiến lược dự án.
Đánh giá khả thi là cơ hội để xác định tính thực tế và giá trị của dự án, giúp nhà quản lý dự án có thể đưa ra quyết định thông tin dựa trên cơ sở lý luận và chiến lược, tạo nền tảng vững chắc cho thành công của dự án ngay từ giai đoạn đầu.
Trong khi đánh giá khả thi tập trung vào các khía cạnh tổng quan của dự án, bước xem xét kế hoạch tập trung vào cấp độ chi tiết, chiến lược thiết kế và phương thức triển khai.
Quá trình này bắt đầu bằng việc đánh giá tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch dự án thông qua xem xét lịch trình triển khai, phân chia nguồn lực và các phương pháp thi công.
Đây là cơ hội để kiểm tra tính khả thi của kế hoạch và phát hiện các thiếu sót hoặc rủi ro tiềm ẩn. Ngoài ra, bước này còn liên quan đến việc đánh giá sự tương tác giữa các phần của kế hoạch và tính nhất quán trong việc triển khai dự án.
Xem xét kế hoạch dự án chi tiết là cơ hội để tối ưu chiến lược triển khai dự án một cách hiệu quả. Sự kiểm tra và cân nhắc kỹ lưỡng tại giai đoạn này giúp giảm thiểu rủi ro và tạo ra một cơ sở vững chắc cho việc thực hiện dự án.
Xem xét tổng quan kế hoạch dự án trước khi tiến hành thẩm định dự án
Tờ trình thẩm định không chỉ là một tài liệu tổng hợp mà còn là công cụ quản lý quan trọng, giúp các bên liên quan hiểu rõ về tính khả thi và giá trị của dự án.
Quá trình xây dựng tờ trình thẩm định bắt đầu bằng việc tổ chức thông tin thu thập từ các bước trước, như đánh giá khả thi, đánh giá rủi ro và xem xét kế hoạch dự án. Tại đây, mọi chi tiết và số liệu đều được đặt vào ngữ cảnh, tạo ra một cái nhìn toàn diện về dự án. Tờ trình thẩm định tóm lược thông tin, chứng minh lý do vì sao dự án nên được phê duyệt và đầu tư.
Tờ trình thẩm định cũng phải giải thích rõ ràng về cách thực hiện các dự định, chiến lược, và mục tiêu của dự án, đồng thời đưa ra những dự báo và mô phỏng có chứng cứ để hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Bước này không chỉ dừng lại ở tổng hợp thông tin mà còn là cơ hội để chứng minh giá trị của dự án và nhận được sự đồng thuận của các bên liên quan nhờ tính chặt chẽ, rõ ràng và thuyết phục của tờ trình.
Quyết định thẩm định là giai đoạn cuối cùng và quan trọng nhất, đóng vai trò quyết định về việc tiếp tục hoặc từ bỏ một dự án.
Quá trình quyết định thẩm định đòi hỏi sự đánh giá tổng hợp của tất cả các yếu tố đã được xem xét trong quá trình thẩm định. Các kết quả từ đánh giá khả thi, xem xét kế hoạch và tờ trình thẩm định đều được đưa ra để tạo nên một bức tranh toàn diện về dự án, chứng minh khả năng của dự án và phản ánh sự đồng thuận và ủng hộ của các bên liên quan.
Trong bước quyết định thẩm định, những người quyết định chủ chốt sẽ đánh giá các yếu tố tích cực và tiêu cực của dự án, đối mặt với rủi ro và cơ hội, và xem xét mọi khía cạnh để đưa ra quyết định cuối cùng.
Bước quyết định thẩm định cũng thường liên quan đến việc đề xuất các điều chỉnh hoặc phát triển chiến lược để dự án có thể đáp ứng mọi thách thức và cơ hội trong quá trình triển khai.
Báo cáo thẩm định thường bao gồm các khía cạnh chính của dự án như đánh giá khả thi, xem xét kế hoạch và các chi tiết chính từ tờ trình thẩm định. Ngoài ra, còn có các đề xuất điều chỉnh, kế hoạch hành động, hoặc các biện pháp để tối ưu dự án, thể hiện cam kết của đội ngũ quản lý dự án trong việc giải quyết thách thức và tối ưu cơ hội để đảm bảo thành công của dự án.
Thông qua báo cáo, các bên liên quan sẽ được thông báo về những hiểu biết mới và thông tin quan trọng đối với dự án.
Mục tiêu của báo cáo thẩm định là thông báo kết quả và giải thích lý do sau mỗi quyết định, giúp các bên liên quan hiểu rõ về cơ sở của quyết định và cách dự án có thể đáp ứng được mục tiêu và kỳ vọng.
Bước báo cáo thẩm định không chỉ truyền đạt thông tin mà còn là cơ hội để xây dựng hiểu biết và nhận được sự đồng thuận từ các bên liên quan đối với hướng đi của dự án, tạo nền tảng cho sự thành công và hiểu biết trong quá trình triển khai dự án.
Trong môi trường kinh doanh biến động hiện nay, thẩm định dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được triển khai một cách hiệu quả và mang lại giá trị lâu dài. Hy vọng qua bài viết trên đây bạn đã hiểu rõ hơn về vai trò của thẩm định dự án cũng như các bước thẩm định dự án để tự tin dẫn dắt các dự án lớn và phức tạp đi đến thành công.
Ngoài ra, để giúp các nhà quản lý dự án nâng cao năng lực quản lý dự án, quản lý các nguồn lực, quản trị rủi ro và làm việc với các bên liên quan hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
