Không biết cách quản lý thời gian chính là nguyên nhân khiến quản lý cấp trung luôn phải chạy đua với công việc, lâu dần khiến họ rơi vào tình trạng căng thẳng và mệt mỏi. Vậy làm thế nào để các quản lý cấp trung có thể quản lý tốt thời gian? Cùng tham khảo ngay 5 phương pháp quản lý thời gian khoa học trong bài viết này nhé!
Ma trận Eisenhower được sáng tạo bởi vị tổng thống thứ 34 của nước Mỹ – Dwight D. Eisenhower. Đây là một trong các phương pháp quản lý thời gian khoa học dựa trên hai yếu tố là khẩn cấp và quan trọng.
Theo phương pháp này, các mục của to-do list (việc cần làm) sẽ được chia thành 4 dạng khác nhau:
Với ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá mức độ ưu tiên của công việc và tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Bí quyết để phân bổ thời gian theo mức độ công việc dựa trên ma trận Eisenhower là:
Phương pháp MIT (Most Important Tasks) là cách quản lý thời gian theo hướng tập trung vào các công việc quan trọng hàng đầu của một ngày làm việc. Với MIT, bạn nên chọn từ 1 đến 3 công việc quan trọng nhất để giải quyết đầu tiên. Sau khi hoàn thành chúng, bạn sẽ có cảm giác thành công và hoàn thành phần lớn công việc cần thiết.
Phương pháp quản lý thời gian MIT gần tương tự với ma trận Eisenhower. Tuy nhiên, MIT có tính định hướng công việc cụ thể và thực tế hơn.
Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả do Francesco Cirillo sáng tạo. Pomodoro có nguồn gốc từ tiếng Italia có nghĩa là quả cà chua.
Phương pháp Pomodoro là một cách quản lý thời gian đề cao sự tập trung. Theo đó, bạn sẽ dành toàn bộ tâm trí để làm việc liên tục trong 25 phút. Sau đó, bạn sẽ dành tiếp 5 phút để nghỉ ngơi. Một quy trình làm việc như vậy được gọi là một Pomodoro. Ưu điểm của phương pháp này là tối đa sự tập trung vào công việc nhất định.
Để thực hiện phương pháp Pomodoro, bạn có thể tham khảo theo 5 bước đơn giản sau:
Để thực hiện nhiều chu kỳ Pomodoro, bạn cần chú ý đến những điểm sau:
Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro làm việc liên tục trong 25 phút
Phương pháp quản lý thời gian 2 phút được giới thiệu bởi David Allen trong cuốn sách nổi tiếng của ông là Getting Things Done. Phương pháp này cực đơn giản đó là những công việc bản thân có thể hoàn thành trong 2 phút thì phải làm ngay, tuyệt đối không trì hoãn.
Với phương pháp này, bạn sẽ luôn đảm bảo hoàn thành công việc nhỏ nhặt trong ngày. Bên cạnh đó khi đã hoàn thành công việc này, bản thân sẽ không bị phân tâm mà hoàn toàn tập trung vào những công việc quan trọng cần nhiều thời gian.
Batching là một trong các phương pháp quản lý thời gian đơn giản. Batching được giới thiệu trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” của tác giả Tim Ferriss. Theo Batching, bạn sẽ tập trung các công việc có liên quan, tương tự nhau để thực hiện cùng một lần thay vì giải quyết riêng lẻ.
Tuy nhiên, phương pháp Batching chỉ phù hợp áp dụng cho các công việc không khẩn cấp. Ví dụ: việc trả lời email; thay vì trả lời từng email rải rác trong ngày, bạn nên dành ra khoảng thời gian cố định để trả lời toàn bộ email. Bạn là người bán hàng cần đăng sản phẩm bán, bạn nên chụp tất cả sản phẩm sau đó đăng đồng loạt thay vì làm riêng lẻ từng sản phẩm.
Trên đây là 5 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể tìm hiểu thêm các phương pháp khác tại khóa học NeoManager. Đây là một chương trình đào tạo dành riêng cho đội ngũ quản lý cấp trung của doanh nghiệp.
Đặc biệt trong khóa học, bạn sẽ được tiếp cận với các công cụ, kỹ thuật quản lý thời gian như là Kanban, Pomodoro, Ma trận Eisenhower, Ivy Lee method… Bộ công cụ này sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch quản lý thời gian và công việc khoa học và hiệu quả nhất.
Đến với NeoManager, bạn không chỉ được đào tạo kỹ năng quản lý từ đội ngũ giảng viên của Học viện Agile mà còn có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với bạn học là quản lý, lãnh đạo tại các doanh nghiệp khác. Hãy truy cập website của Học viện Agile để biết thêm chi tiết về khóa học nhé.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
