Hiện nay, việc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc được nhiều cá nhân lựa chọn trở thành công cụ hỗ trợ thông minh. Các ứng dụng này vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa mang lại hiệu suất làm việc cao hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 5 ứng dụng quản lý công việc cho phép đồng bộ trên nhiều thiết bị để giúp bạn xử lý vấn đề dù không ở văn phòng.
Lợi ích của ứng dụng quản lý công việc đồng bộ
Sự ra đời của công nghệ điện toán đám mây đã khiến việc lưu trữ, trích xuất, sao chép dữ liệu trở nên đơn giản. Nhờ đó, việc đồng bộ được thực hiện liên tục từ nhiều nguồn dữ liệu. Theo đó, ứng dụng quản lý công việc đồng bộ là các ứng dụng có cho phép kết nối và sao chép dữ liệu thông tin giữa các thiết bị khác nhau theo thời gian.
Trong quản lý công việc, các ứng dụng có tính năng đồng bộ sẽ hỗ trợ người dùng:
- Tiết kiệm thời gian và các nguồn chi phí trong việc triển khai lưu trữ.
- Sao lưu và chia sẻ thông tin dữ liệu một cách an toàn.
- Dễ dàng truy xuất và sử dụng các nguồn thông tin trên nhiều thiết bị.
- Xem và cập nhật thông tin công việc trên các thiết bị của bạn.
- Có thể lấy lại các thông tin đã đồng bộ hoá trên các thiết bị cũ khi thay mới hoặc bị mất thiết bị.
- Sử dụng thiết bị có kết nối internet để kiểm soát công việc ở bất kỳ đâu trong trường hợp khẩn cấp.
- Dễ dàng giám sát hoạt động truy xuất dữ liệu trên các thiết bị được đồng bộ.
Các ứng dụng quản lý công việc hiệu quả
Dưới đây là một số gợi về những ứng dụng quản lý công việc có tính năng đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị mà bạn nên biết:
Microsoft To Do
Microsoft To Do được đánh giá là một ứng dụng quản lý công việc có giao diện tương thích với thiết bị chạy hệ điều hành Windows. Tuy là một ứng dụng nhắc nhở công việc rất hiệu quả, Microsoft To Do có tính năng đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau cho cùng tài khoản sử dụng.
Ưu điểm của Microsoft To-Do:
- Ứng dụng quản lý công việc miễn phí
- Cung cấp tính năng nhắc nhở công việc hiệu quả qua âm thanh và thông báo hiển thị
- Hỗ trợ khởi tạo các tác vụ công việc theo từng mục
- Cho phép đặt ghi chú và thời hạn cho từng công việc cụ thể
- Cho phép sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày qua tính năng “My Day”
- Hỗ trợ người dùng khởi tạo và nhận thông báo công việc.
Nhược điểm của Microsoft To-Do:
- Chưa có bộ lọc tìm kiếm công việc
- Ứng dụng Microsoft To-Do chỉ kết nối với lịch trình cá nhân của Outlook.
Bitrix24
Một ứng dụng quản lý công việc có tính năng đồng bộ trên nhiều thiết bị cũng được đánh giá cao khác chính là Bitrix24. Bitrix24 có thể đồng bộ dữ liệu từ một tài khoản trên đa nền tảng điện thoại chạy Android đến iOS, máy tính hệ điều hành Windows đến mac OS.
Ưu điểm của Bitrix24:
- Hoạt động liên kết đồng bộ trên đa nền tảng
- Cung cấp đầy đủ tính năng quản lý công việc tối ưu cho người dùng.
- Tính năng quản lý công việc của nội bộ nhân sự.
Nhược điểm của Bitrix24:
- Hoạt động quản lý công việc chủ yếu trên dạng sơ đồ gantt có thể gây khó khăn cho người dùng chưa nắm bắt được nguyên lý của gantt.
- Thực hiện giao tiếp thông qua email mà chưa có tác vụ riêng.
Giao diện trên máy tính của ứng dụng Bitrix24
Asana
Ứng dụng quản lý công việc Asana rất phù hợp để hỗ trợ trong các dự án. Đối với các quản lý dự án, Asana được đánh giá rất cao giúp kiểm soát khối lượng công việc lớn. Phần mềm Asana có thể quản lý công việc từ tổng quát đến chi tiết thông qua qua bảng Kanban hoặc To-do-list.
Ưu điểm của ứng dụng Asana:
- Cung cấp đủ các tính năng hỗ trợ quản lý sắp xếp công việc: tạo việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, ghi chú, đặt lịch thời gian, cài thông báo nhắc nhở
- Có tính năng giao việc và kiểm tra mức độ hoàn thành, nhận xét, thảo luận với người dùng khác
- Tạo liên kết của một tác vụ công việc cho nhiều dự án mà không cần sao chép
- Có thể xem tác vụ công việc, dự án dưới dạng báo cáo tổng quan về trạng thái, ngày hoàn thành, tỷ lệ phần trăm đã hoàn thành, đầu mục nhiệm vụ công việc,…
- Tích hợp sẵn một số biểu đồ báo cáo tiến độ
- Có tính năng phân quyền để giới hạn sự riêng tư hoặc công khai cho công việc, dự án với những người dùng khác nhau.
Nhược điểm của ứng dụng Asana:
- Phiên bản miễn phí giới hạn một số tính năng như báo cáo, phân quyền, hạn chế số lượng người dùng,…
- Sử dụng phiên bản có tất cả tính năng nổi bật của Asana, người dùng phải trả phí khá cao theo tháng.
Trello
Trello là ứng dụng quản lý dự án được xây dựng theo phương pháp Kanban. Giao diện của ứng dụng này là một bảng thông tin trực quan. Các công việc được thể hiện dưới dạng các cột đi kèm với trạng thái (đang làm, cần làm, đã hoàn thành,…).
Ưu điểm:
- Tạo tác vụ công việc giống như tờ giấy note hỗ trợ người dùng dễ dàng kiểm soát trạng thái, thời gian và tiến độ của công việc
- Thiết lập công việc dưới dạng danh sách todolist dễ theo dõi
- Thiết kế giao diện tối giản kiểm soát và nắm bắt công việc nhanh chóng
- Hỗ trợ phân luồng công việc chỉ với các thao tác kéo thả.
Nhược điểm:
- Trello chưa có tích hợp sẵn những mẫu báo cáo công việc
- Thiếu nhiều tính năng hỗ trợ cho quản lý công việc nhóm: không có nhóm trao đổi, không có phân cấp thành viên.
Giao diện trực quan của ứng dụng quản lý công việc Trello
Evernote
Ứng dụng quản lý công việc cá nhân Evernote giống như tủ đựng cá nhân để lưu trữ dữ liệu. Đặc biệt, Evernote cho phép lưu trữ thông tin ở nhiều định dạng khác nhau. Điều này sẽ giúp người dùng quản lý công việc theo từng mục một cách khoa học.
Ưu điểm:
- Có thể truy cập dữ liệu đồng bộ hóa trên tất cả các máy tính và các thiết bị
- Tạo lập ghi chú cho công việc đơn giản
- Có thể dễ dàng lưu trữ thông tin tìm kiếm trên mạng và trích xuất lại
- Kết nối dữ liệu với hệ sinh thái Google
- Evernote là có phiên bản dùng thử miễn phí cho cá nhân.
Nhược điểm:
- Phiên bản cá nhân miễn phí có nhiều giới hạn: chỉ đồng bộ trên 2 thiết bị, tác vụ ghi chú giới hạn dung lượng,…
- Mức phí sử dụng của phiên bản Evernote Personal và Evernote Professional dao động từ 109.000 đến 129.000 VNĐ/tháng.
Bên cạnh việc sử dụng ứng dụng hỗ trợ, trang bị kỹ năng về quản lý công việc, quản lý thời gian là điều vô cùng cần thiết. Tại NeoManager, bạn sẽ tìm được những kiến thức kỹ năng cá nhân hữu ích trong công việc. Với nội dung thiết thực qua chủ đề (quản trị mục tiêu, quản lý dự án linh hoạt,…) hay công cụ phương pháp làm việc cụ thể (Kaban, sơ đồ Gantt,…), bạn sẽ sớm trở thành nhân sự, quản lý toàn diện.
Trên đây, chúng tôi đã giúp bạn đọc hiểu về ưu nhược điểm của một vài ứng dụng quản lý công việc cho phép đồng bộ trên nhiều thiết bị . Hy vọng các thông tin này sẽ giúp người dùng có thể lựa chọn cho bản thân một ứng dụng phù hợp.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
