7 sai lầm thường gặp và chi phí cơ hội khi triển khai Scrum không bài bản

Scrum là khung làm việc thường được sử dụng trong các đội nhóm, doanh nghiệp theo mô hình Agile. Lý thuyết của Scrum khá đơn giản, dễ hiểu nhưng để triển khai thành công lại là một thách thức lớn. Sau đây là 7 sai lầm thường gặp khi triển khai Scrum không bài bản và đồng bộ ngay từ đầu!

Các hệ lụy khi triển khai Agile/Scrum không bài bản

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã triển khai Agile/Scrum nhưng chủ yếu theo kinh nghiệm hoặc tự phát, không có tính hệ thống, mỗi người một kiểu, mỗi nơi một cách dẫn đến tình trạng:

  • Lãng phí các nguồn lực khan hiếm như tài chính, nhân sự, thời gian…
  • Chi phí tăng cao do quá trình Thử sai nhiều lần
  • Dự án thất bại, trễ hạn, vượt quá ngân sách. 
  • Khách hàng không hài lòng về chất lượng sản phẩm
  • Nội bộ nhóm mất lòng tin

Triển khai Scrum không bài bản khiến chi phí tăng cao

7 sai lầm thường gặp và chi phí cơ hội khi triển khai Scrum không bài bản

Triển khai Scrum không dựa trên các nguyên lý Agile

Thực hành Scrum không đơn giản chỉ là xác định các vai trò liên quan, thiết lập các cuộc họp hằng ngày, sử dụng các công cụ để quản lý… Các nguyên lý Agile là cơ sở để giải thích việc thực hành là tốt hay tồi tệ và là cơ sở của sự thành công lâu dài. 

Lý do nhiều doanh nghiệp phải chịu thất bại trong thời gian đầu là do chưa biết cách kết hợp các nguyên lý Agile với thực hành. Áp dụng các kỹ thuật mà không hiểu mục đích là gì sẽ dẫn đến sự thất bại. Agile hướng đến năng lực của đội ngũ, sự tương tác và văn hoá, không phải là các quy trình, sự thực hành và các công cụ. 

Product Backlog chưa sẵn sàng

Product Backlog chưa sẵn sàng là nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của Sprint, khiến tốc độ chuyển giao sản phẩm chậm và không mang lại giá trị cao. 

Product Backlog chưa sẵn sàng khiến Sprint thất bại

Thông thường, Product Owner mới đảm nhận công việc hay làm việc theo bản năng, theo cảm tính và có thể đưa ra những quyết định sai lầm về sản phẩm. Họ cần được đào tạo, huấn luyện trong các Sprint đầu tiên để thực hành cách viết User story, bảo trì Product Backlog với các Product Backlog Item có giá trị cao và được sắp xếp độ ưu tiên theo giá trị kinh doanh. 

Product Owner phải biết cách dẫn dắt nhóm hoàn thành các Product Backlog Item có giá trị cao, cung cấp đầy đủ thông tin để nhóm đưa ra ước lượng dựa trên các mục tiêu của Sprint. 

Product Owner không sẵn sàng tham gia với nhóm

Một trong những lỗi thường gặp của người mới đảm nhận vai trò Product Owner là không sẵn sàng trả lời câu hỏi của các thành viên trong nhóm, hoặc không nhận thức được sự cần thiết khi tham dự các sự kiện (nhất là Scrum Hằng ngày). 

Cộng tác đóng vai trò quan trọng trong các dự án Agile. Trong đó, nhóm kinh doanh và nhóm kỹ thuật cần phối hợp chặt chẽ để tạo ra sản phẩm đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Cộng tác thường xuyên sẽ giúp Product Owner hiểu rõ các nhu cầu và giá trị người dùng mong muốn, đánh giá các tính năng của sản phẩm và hướng dẫn nhóm triển khai chính xác theo mong muốn của khách hàng. 

Dẫn dắt nhóm theo mô hình quản lý dự án truyền thống

Kiểu thực thi dự án theo “mệnh lệnh và kiểm soát” đi ngược với tư duy Agile. Nhóm Agile là nhóm tự quản, trong đó Scrum Master đóng vai trò là một nhà lãnh đạo phục vụ. Các thành viên trong nhóm sẽ có cơ hội học hỏi, hoàn thiện bản thân thông qua quá trình làm việc cùng nhau, giám sát, thích nghi để đưa ra giá trị chất lượng tốt hơn và nhiều hơn trong công việc.

Thực thi dự án theo kiểu “mệnh lệnh và kiểm soát” đi ngược với tư duy Agile

Agile cho phép nhóm làm việc dựa trên năng lực cá nhân, đôi khi chấp nhận cả những sai lầm và rút kinh nghiệm để nhóm trở nên hiệu quả hơn. Scrum Master và Agile Coach có vai trò hướng dẫn để dẫn dắt nhóm vượt qua trở ngại.

Giao tiếp thông qua Scrum Master

Trong các nhóm Scrum mới, các thành viên thường có xu hướng coi Scrum Master là cầu nối để truyền tải thông tin đến các thành viên khác trong nhóm hoặc các bên liên quan trong dự án thay vì trao đổi trực tiếp, face-to-face (mặt-đối-mặt). 

Điều này đi ngược lại với một trong những nguyên lý chính của Agile là trao đổi trực tiếp bất cứ khi nào có thể. Điều đó không chỉ làm lãng phí thời gian của các bên liên quan, cập nhật thông tin chậm trễ mà còn tăng nguy cơ hiểu nhầm, sai lệch thông tin. 

Không duy trì Scrum Hằng ngày nghiêm túc

Mục đích của Scrum Hằng ngày là để đồng bộ công việc và lập kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo bằng cách trả lời ba câu hỏi:

  • Tôi đã làm được những gì?
  • Tôi sẽ làm những gì từ bây giờ đến hôm sau?
  • Tôi đang gặp những khó khăn gì?

Không duy trì Scrum Hằng ngày nghiêm túc không đem lại hiệu quả

Trên thực tế, không ít nhóm lúc bắt đầu làm rất tốt, mọi người tham dự đầy đủ, đúng giờ và trao đổi hiệu quả. Tuy nhiên, không duy trì được lâu vì làm không chặt chẽ, sau một thời gian, nhóm không còn đúng giờ, không đủ thành viên tham gia và cuối cùng là bỏ Scrum Hằng ngày vì không còn hiệu quả nữa. 

Hoặc có những nhóm lại đem các câu chuyện bên lề vào thảo luận làm cuộc họp bị xao lãng, giá trị của cuộc họp dần ít đi và không đúng như ban đầu. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhóm thực hiện Scrum Hằng ngày thất bại.

Không tiến hành Cải tiến ở cuối mỗi Sprint

Một trong những sai lầm lớn của các nhóm Scrum mới là xem nhẹ hoạt động Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint). Họ luôn cố gắng đưa ra lý do là “Không có thời gian, hoặc sự kiện này không cần thiết”.

Các nhóm Scrum mới thường coi nhẹ sự kiện Cải tiến Sprint

Làm việc theo mô hình Agile là liên tục học hỏi và cải tiến. Khi nhóm Scrum không đạt được các mục tiêu đã đề ra thì nên xem xét, tìm hiểu nguyên nhân. Trong buổi Sprint Retrospective (Cải tiến Sprint), các thành viên cần cởi mở, minh bạch và góp ý tìm nguyên nhân, đưa ra sự điều chỉnh tốt hơn cho Sprint sau. Đó mới là mục đích và tác dụng thực sự của hoạt động này.

“Scrum dễ hiểu nhưng khó tinh thông”. Để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần Agile đúng bản chất và đồng bộ ngay từ đầu từ nhân viên đến cấp quản lý, từ đội nhóm đến toàn thể công ty.

Đó chính là lý do Học viện Agile xây dựng khóa học Scrum Hành dụng với mục đích cung cấp kiến thức và kỹ năng nền tảng về Agile/Scrum cho đội nhóm, giúp giảm thiểu tối đa chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.

Sau khóa học, học viên sẽ hiểu được các kiến thức tổng quan về Scrum, thành thạo 22 công cụ và biện pháp thực hành Scrum để có thể áp dụng được ngay vào công việc.

Học viện Agile đã triển khai thành công hàng chục lớp học với hơn 400 học viên, trong đó có nhiều quản lý của các doanh nghiệp như: Viettel, Techcombank, MSB, NTQ Solution, Bravestars, SotaTek…

>> Tham khảo ngay Khóa học Scrum Hành dụng để triển khai Agile/Scrum bài bản & đồng bộ ngay từ đầu!

Related Posts
Lưu ý khi xây dựng nhóm sử dụng mô hình Tuckman

Một nhóm cộng tác trải qua những giai đoạn khác nhau từ khi được bắt đầu thành lập cho đến Read more

Tại sao các nhà quản lý ghét Agile

Tại sao Agile và quản lý không có mối quan hệ tốt với nhau? Trong một cuộc thăm dò ý Read more

Lean Primer – Nhập Môn Tinh Gọn

Tư duy tinh gọn là một hệ thống được minh chứng về tính hiệu quả khi áp dụng cho phát Read more