Quy trình theo dõi, quản lý tiến độ công việc có hệ thống và chi tiết sẽ giúp các nhà lãnh đạo hoàn thành dự án một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất. Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp chú trọng vào việc xây dựng và phát triển quy trình quản lý tiến độ công việc, đặc biệt thông qua Excel. Bài chia sẻ này sẽ giúp các lãnh đạo nắm được bí quyết quản lý tiến độ công việc bằng Excel, cùng theo dõi nhé!
Excel là một công cụ không còn xa lạ với các nhà quản lý, đặc biệt trong việc theo dõi tiến độ công việc, giải quyết vấn đề. Ứng dụng excel sẽ mang lại một số lợi ích như:
Thông qua bảng tính Excel, người quản lý có thể nắm được hầu hết các thông tin liên quan đến công việc như: thực hiện nhiệm vụ ra sao, thời hạn hoàn thành, khó khăn gặp phải,….Ngoài ra, các thông tin trong Excel đều được ghi chép lại một cách chính xác, chi tiết. Nhờ vậy mà các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý tiến độ công việc bằng Excel hiệu quả nhất.
Ngoài tính năng quản lý tiến độ công việc, Excel còn hỗ trợ người dùng phân bổ, sắp xếp công việc cách hợp lý nhất, đảm bảo thời gian hoàn thiện của các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, các nhà quản lý còn có thể phân bổ thời gian theo từng mốc làm việc cụ thể và đề ra các phương án dự trù để giải quyết các trường hợp phát sinh cách tốt nhất.
Dựa trên những thông tin và dữ liệu mà bảng Excel cung cấp trong quá trình làm việc, các nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá và nắm rõ được tình hình của từng thành viên. Không những thế, các nhà lãnh đạo còn biết được những ai đã hoàn thành công việc, chưa hoàn thiện hoặc đang vướng mắc gì trong quá trình triển khai. Nhờ vậy mà bạn có thể đưa ra giải pháp tốt nhất nhằm đảm bảo chất lượng công việc.
Để quản lý tiến độ công việc bằng Excel cách hiệu quả nhất, các nhà lãnh đạo có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.
Trước khi tạo bảng trên Excel cần phác thảo mẫu quản lý công việc mong muốn nhằm hạn chế tình trạng sai sót và bị thiếu thông tin. Theo đó, một file Excel quản lý tiến độ công việc cần có các thông tin cơ bản như: tên doanh nghiệp, tên dự án, người thực hiện, những công việc cần triển khai, ngày tháng cần bàn giao, ngày giờ phải hoàn thiện và số ngày phải thực hiện.
Phác thảo mẫu Excel quản lý công việc mong muốn tránh sai sót và bị thiếu thông tin
Để dễ dàng quản lý tiến độ công việc, đầu tiên cần phải lập xong các dự án cần triển khai. Tiếp đó, sẽ tạo trang tính mới trong bảng Excel và ghi rõ về khối lượng công việc cụ thể của từng thành viên trong nhóm.
Sử dụng Excel và lập bảng ghi lại tên của tất cả thành viên trong bộ phận và thông tin chi tiết. Trong trường hợp có nhiều thành viên có thể tô màu tên của mọi người để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm hơn.
Bước tiếp theo trong quá trình quản lý tiến độ công việc bằng Excel là nhập tên công việc mà cả nhóm đang thực hiện và đặt ở dưới tên người thực hiện. Người quản lý có thể đồng thời nhập nhiều công việc dưới tên của người phụ trách thực hiện.
Việc thiết lập thời gian hoàn thành cho từng công việc của các thành viên trong nhóm sẽ giúp người quản lý và đội nhóm không bị phân tán về mặt thể chất. Bên cạnh đó, nên chia nhỏ các nhiệm vụ ở mỗi cột mốc để quản lý dễ dàng hơn. Các nhà lãnh đạo cũng có thể đưa ra thời gian hoàn thành của từng cột mốc công việc theo các yếu tố như: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày hạn của của nhiệm vụ đó,…
Việc quan sát tiến độ làm việc của từng thành viên trong nhóm sẽ giúp người quản lý biết được ai là người sẵn sàng nhận nhiều nhiệm vụ, làm tốt dự án nào và khó khăn gặp phải. Từ những cơ sở thu thập được, người lãnh đạo sẽ đưa ra các phương án giải quyết phù hợp và giúp việc quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.
Thường xuyên theo dõi, đánh giá quản lý tiến độ công việc
Để quản lý tiến độ công việc hiệu quả thông qua Excel các nhà lãnh đạo có thể tham gia khóa đào tạo quản lý NeoManager. Đây là giải pháp tối ưu được hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lựa chọn và vận dụng trong quá trình quản lý công việc. Sau nhiều lần tìm tòi, nghiên cứu kỹ lưỡng, đội ngũ chuyên gia hàng đầu của Học viện Agile đã đưa ra lộ trình học toàn diện nhất nhằm hướng đến mục tiêu gia tăng hiệu suất làm việc và quản lý công việc hiệu quả.
Chương trình đào tạo của NeoManager thường xoay quanh các chủ đề như: quản lý tiến độ công việc bằng Excel, kiểm soát thời gian, thiết lập mục tiêu, giải quyết vấn đề,…Không chỉ được đào tạo chuyên sâu về kiến thức, kỹ năng, người học còn có cơ hội thực hành và vận dụng những gì đã học vào thực tế doanh nghiệp của mình hoặc cá nhân.
Sau khi bước ra từ khóa đào tạo NeoManager, hàng nghìn nhà quản lý đã biết cách quản lý tiến độ công việc sao cho hiệu quả, vạch ra lộ trình phát triển riêng cho cá nhân và doanh nghiệp, đạt được nhiều thành công lớn. Đây cũng chính là lý do vì sao khóa đào tạo quản lý NeoManager được nhiều nhà lãnh đạo quản tâm và lựa chọn trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Quản lý tiến độ công việc có vai trò rất quan trọng, không chỉ quyết định thời hạn hoàn thành nhiệm vụ mà còn ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của dự án. Do vậy, các nhà quản lý nên lựa chọn phương pháp hợp lý, khoa học, nhằm mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Tham gia chương trình đào tạo quản lý NeoManager là một giải pháp không thể thiếu dành cho các nhà quản lý thế kỷ XXI, đừng bỏ lỡ nhé!
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
