Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng là bước đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của dự án. Do đó, việc hiểu rõ và áp dụng các quy trình quyết định càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Hãy cùng tìm hiểu các bước để đạt được quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng trong bài viết dưới đây nhé!
Mục tiêu và phạm vi dự án là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiết và nền tảng quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng. Sau đây là một số hành động cụ thể để xác định mục tiêu và phạm vi dự án:
Tổ chức các cuộc họp với các bên liên quan chính, bao gồm các chuyên gia xây dựng, nhóm quản lý dự án, đại diện của cơ quan quản lý và đặt ra những câu hỏi cụ thể về mục tiêu và phạm vi của dự án.
Thực hiện phân tích SWOT để đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài liên quan đến dự án giúp xác định rõ mục tiêu và nhận diện các yếu tố quan trọng trong phạm vi dự án.
Xác định mục tiêu cụ thể mà dự án muốn đạt được, cả trong ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu ngắn hạn có thể liên quan đến việc hoàn thành dự án trong khoảng thời gian cụ thể, trong khi mục tiêu dài hạn có thể bao gồm tác động lâu dài và lợi ích cho cộng đồng.
Lập bản mô tả dự án chi tiết, bao gồm mục tiêu chính, kết quả dự kiến, các bên liên quan và các yếu tố quyết định khác. Bản mô tả dự án sẽ giúp các bên liên quan hiểu rõ về mục tiêu và phạm vi của dự án.
Phỏng vấn các bên liên quan để thu thập ý kiến và thông tin chi tiết. Sử dụng các kỹ thuật khảo sát để đảm bảo mọi ý kiến và cảm nhận của cộng đồng liên quan đều được ghi nhận.
Liên tục kiểm tra và đối chiếu mục tiêu và phạm vi dự án với các yếu tố ngoại cảnh, các thay đổi trong môi trường kinh doanh và phản hồi từ các bên liên quan để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng và tăng khả năng thích ứng với biến động.
Sử dụng biểu đồ, sơ đồ và các phương tiện trực quan khác để minh họa mục tiêu và phạm vi dự án một cách rõ ràng và dễ hiểu với các bên liên quan.
Ví dụ sử dụng một số phương tiện trực quan để minh họa mục tiêu và phạm vi dự án
Bằng cách thực hiện 07 bước kể trên một cách kỹ lưỡng, bạn sẽ có được hiểu biết sâu sắc về mục tiêu và phạm vi dự án, tạo nền tảng vững chắc cho quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng.
Đầu tiên, bản kế hoạch cần xác định rõ các công đoạn của dự án. Mỗi công đoạn nên được mô tả chi tiết với các nhiệm vụ, nguồn lực và thời gian cần thiết, tạo ra một lộ trình rõ ràng cho toàn bộ dự án.
Lập danh sách ưu tiên cho các công đoạn của dự án để xác định những bước quan trọng nhất. Đồng thời, xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong từng công đoạn, chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn và đề xuất các biện pháp phòng ngừa.
Lập kế hoạch dự án chi tiết cần xác định rõ nguồn lực cần thiết cho mỗi công đoạn, bao gồm nhân sự, vật liệu và thiết bị. Đồng thời, ước lượng chi phí chi tiết cho từng hoạt động để dự trù tổng mức đầu tư chính xác.
=> Xem thêm: Cách xác định chi phí quản lý dự án, định mức và lập dự toán
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm dự án để tăng cường sự minh bạch và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình trong quá trình triển khai.
Kế hoạch dự án nên bao gồm các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng để theo dõi và đảm bảo chất lượng của từng công đoạn. Các chỉ số hiệu suất và bảng theo dõi tiến độ nên được tính toán để dự án triển khai theo đúng kế hoạch.
Lập kế hoạch điều chỉnh và phản hồi để thích ứng với những thay đổi không mong muốn, giúp dự án linh hoạt hơn, đồng thời đảm bảo duy trì mục tiêu và phạm vi dự án.
Kế hoạch dự án chi tiết không chỉ là một bản tài liệu hướng dẫn, mà còn là công cụ quản lý mạnh mẽ để đạt được quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng. Bằng cách xem xét và thực hiện những yếu tố trên, dự án có thể tiến triển một cách có tổ chức và đạt hiệu suất cao, gia tăng khả năng thành công và sự chấp thuận từ các bên liên quan.
Đây là một quá trình kỹ lưỡng và chi tiết, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở lý luận và thuyết phục để hưởng lợi từ nguồn đầu tư. Trong quá trình này, mỗi chi tiết đều quan trọng để gia tăng tính thuyết phục của tờ trình phê duyệt, đồng thời làm nổi bật các giá trị và tiềm năng của dự án.
Để không bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào trong quá trình chuẩn bị tờ trình phê duyệt, chúng ta có thể tham khảo bảng bên dưới và đối chiếu trước khi nộp tờ trình cho cơ quan có thẩm quyền.
| STT | Các bước chuẩn bị | Nội dung chi tiết |
| 1 | Xác định mục tiêu và phạm vi dự án | Xác định rõ mục tiêu và phạm vi của dự án đầu tư xây dựng. Mô tả chi tiết những gì dự án sẽ làm và các lợi ích cụ thể. |
| 2 | Tạo bản mô tả dự án | Tạo bản mô tả dự án chi tiết, bao gồm mục tiêu, lợi ích dự kiến, phạm vi và các yếu tố quyết định khác. |
| 3 | Xác định ngân sách và nguồn lực | Xác định nguồn lực tài chính cần thiết cho dự án và lập một ngân sách chi tiết. Bao gồm chi phí xây dựng, quản lý dự án, nguồn nhân lực, vật liệu,… |
| 4 | Xác định các bên liên quan và lợi ích | Xác định các bên liên quan của dự án, bao gồm cả cộng đồng và bên liên quan nội bộ. Mô tả rõ những lợi ích mà mỗi đối tượng sẽ nhận được từ dự án. |
| 5 | Chuẩn bị kế hoạch triển khai | Mô tả chi tiết về cách triển khai dự án, bao gồm các công đoạn, lịch trình và các bước quan trọng. Xác định những điểm kiểm soát chất lượng và đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch. |
| 6 | Đánh giá rủi ro và đề xuất biện pháp phòng ngừa | Xác định rủi ro tiềm ẩn trong quá trình triển khai và đề xuất biện pháp phòng ngừa. |
| 7 | Tạo sơ đồ và biểu đồ minh họa | Sử dụng sơ đồ và biểu đồ để trình bày thông tin một cách trực quan, dễ hiểu, giúp làm nổi bật những điểm chính và tạo ra một bức tranh tổng thể. |
| 8 | Chuẩn bị tài liệu tờ trình | Tạo văn bản tờ trình, bao gồm mọi thông tin chi tiết và khớp với mọi yếu tố đã được đề cập trong bản mô tả dự án và các bước trước đó. |
| 9 | Xác định cơ quan phê duyệt và quy trình | Xác định cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền phê duyệt dự án. Mô tả chi tiết về quy trình phê duyệt, bao gồm thời gian dự kiến và bước tiếp theo sau khi phê duyệt. |
| 10 | Chuẩn bị thư tờ trình | Đảm bảo rằng mọi tài liệu và thông tin đã được tổ chức và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp tờ trình. Tài liệu nên được trình bày một cách chuyên nghiệp và dễ đọc. |
Ở bước này, chúng ta cần chuẩn bị một tờ trình phê duyệt chuyên nghiệp để dễ dàng nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan và gia tăng khả năng thành công của dự án.
Trên đây là tổng hợp những thông tin cần biết để đạt được quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng. Trong đó, hiểu biết sâu sắc về mục tiêu dự án, quản lý rủi ro cùng với việc tạo ra một tờ trình phê duyệt chất lượng cao là những điều kiện tiên quyết để đạt được quyết định phê duyệt và đảm bảo sự thành công của dự án xây dựng. Hy vọng bạn đã nhận được những thông tin hữu ích!
Ngoài ra, để giúp các nhà quản lý dự án nâng cao năng lực quản lý dự án, quản lý các nguồn lực, quản trị rủi ro và làm việc với các bên liên quan hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
