Tóm tắt từ bài tham luận của diễn giả Trần Nhân Quý, Giám đốc điều hành của Zühlke Vietnam tại Agile Vietnam Conference 2023.
Bài chia sẻ của diễn giả Trần Nhân Quý nói về cách đối phó thực tế với khủng hoảng hoặc tình huống khó khăn từ góc nhìn về việc chuyển giao trong các dự án phần mềm hoặc môi trường sản phẩm, bao gồm bốn nội dung chính:
Diễn giả bắt đầu bài chia sẻ với một số kiến thức liên quan đến khủng hoảng trong phần mềm. Khủng hoảng luôn liên quan đến tam giác vàng của một dự án phần mềm, bao gồm ngân sách, thời gian và chất lượng. Nhưng vẫn còn một khía cạnh khác đó chính là mục tiêu kinh doanh. Nếu dự án không đạt được mục tiêu kinh doanh, cũng sẽ tạo ra khủng hoảng.
Diễn giả cũng kể lại hai câu chuyện thực tế về khủng hoảng ở hai mức độ khác nhau trong các dự án của mình trước đây:
Câu chuyện về khủng hoảng ở mức tổ chức: “Đó là sự cố xảy ra tại công ty của tôi, khi chúng tôi có khoảng 200 người làm việc. Chúng tôi thuê toàn bộ tòa nhà văn phòng, tầng 7, vào khoảng 8 năm trước, một vụ hỏa hoạn xảy ra vào buổi tối trong văn phòng. Nó xảy ra vào ban đêm. Sáng hôm sau, khi mọi người đến văn phòng, cửa văn phòng đã bị đóng. Cảnh sát có mặt, chặn mọi người vào văn phòng. Và mọi người được đưa về nhà. Vụ việc này xảy ra và mất nhiều tuần để nhân viên có thể quay trở lại văn phòng làm việc. Trong thời gian này, có rất nhiều tình huống khủng hoảng.
Mọi người đã cùng tham gia và làm các việc khác nhau, bao gồm thuê văn phòng backup, di chuyển tất cả máy móc ra ngoài. Chúng tôi cũng có một trung tâm dữ liệu trong văn phòng. Làm thế nào để khôi phục trung tâm dữ liệu? Và quan trọng nhất, chúng tôi là một trung tâm phát triển theo hình thức offshore. Có rất nhiều dự án đang chạy và cần thời gian để hoàn thành. Làm thế nào để xử lý vấn đề này với tất cả khách hàng, làm thế nào để thông báo, làm thế nào để điều chỉnh thời gian dự án với tất cả khách hàng. Điều này thực sự tạo ra rất nhiều áp lực, khủng hoảng lớn xảy ra đối với tất cả dự án.”
Câu chuyện về khủng hoảng ở mức cá nhân và nhóm: “Chúng tôi đang vận hành một sản phẩm liên quan đến bán vé. Có khách hàng ở Anh muốn cải tiến một tính năng trong quá trình đăng ký người dùng. Khi người dùng nhập địa chỉ ở Anh, họ muốn xác minh tính hợp lệ của địa chỉ này. Vì vậy, họ sử dụng một dịch vụ bên ngoài, nếu người dùng nhập địa chỉ, chỉ cần chuyển thông tin đến dịch vụ bên ngoài khác để kiểm tra tính hợp lệ của địa chỉ và cải thiện chất lượng dữ liệu. Điều này rất đơn giản. Nó được chuyển đến nhóm Scrum để phân tích, triển khai, trực tiếp. Chúng tôi đã thực hiện nó trong Sprint và triển khai nó vào sản phẩm, khi khách hàng có sự kiện, thì sẽ có người dùng truy cập vào hệ thống để mua vé và điều đầu tiên họ cần làm là đăng ký một tài khoản. Nhưng vấn đề là hệ thống không thể tạo tài khoản và nó tạo ra một khủng hoảng lớn cho khách hàng và đội sản phẩm. Lý do là vì dịch vụ bên ngoài đã bị tạm ngừng trong thời gian này. Đó chính là vấn đề quản lý rủi ro. Trong quá trình phân tích, chúng tôi cho rằng mọi thứ luôn ổn định. Chúng tôi giả định rằng dịch vụ này luôn hoạt động và chúng tôi không thực sự quản lý được vấn đề là liệu điều gì sẽ xảy ra nếu dịch vụ bị tạm ngừng? Nếu địa chỉ không hợp lệ, chất lượng không tốt, vẫn có cách để cải thiện, nhưng vấn đề lần này vô cùng nghiêm trọng vì nó ngăn chặn người dùng sử dụng hệ thống, từ việc đăng ký vào hệ thống. Đây là một ví dụ rất nhỏ về khủng hoảng trong một số dự án.”
Diễn giả cũng chia sẻ một số lý thuyết chung về quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro luôn xoay quanh năm bước bao gồm: Xác định, đánh giá, giảm thiểu, giám sát và giao tiếp.
Các bước quản lý rủi ro theo Agile
Trong đó, bước đầu tiên – xác định rủi ro – là bước quan trọng nhất trong quy trình. Chúng ta có thể sử dụng một công cụ risk radar. Đó là một phương pháp điển hình để xác định rủi ro. Và quan trọng nhất, để quản lý rủi ro hiệu quả thì việc xác định rủi ro cần phải thực hiện ngay từ giai đoạn đầu của dự án, trong cuộc thảo luận đầu tiên với khách hàng. Hoặc chúng ta có thể bắt đầu với phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức). Hoặc chỉ cần tập hợp các thành viên nhóm dự án để bão não về các rủi ro tiềm ẩn. Về công cụ quản lý rủi ro, chúng ta có thể sử dụng file Excel hoặc các công cụ,plugin có sẵn trong Jira để theo dõi rủi ro.
Tại phần chia sẻ này, diễn giả cũng đặt ra câu hỏi là: chúng ta có cần thảo luận về rủi ro nói chung trong Scrum không? Trong Scrum, không có sự kiện nào nói về quản lý rủi ro.
Diễn giả phân tích, trên thực tế, trong mỗi sự kiện của Scrum, có rất nhiều cách để thảo luận về việc xác định, giám sát và đánh giá rủi ro. Trong quá trình lập kế hoạch Sprint, chúng ta thảo luận về các backup item, các mục tiêu của Sprint và tất nhiên là sự không chắc chắn có thể xảy ra trong Sprint. Vì vậy, đây là thời điểm xác định các rủi ro, thảo luận và lên kế hoạch một số hành động. Trong phiên Scrum Hằng ngày, mọi người thảo luận về tất cả rủi ro ngăn cản chúng ta đạt được các mục tiêu Scrum. Trong phiên Sơ kết Sprint, chúng ta xem xét tiến độ và các rủi ro có thể phát sinh trong các hạng mục Backlog. Sự kiện Cải tiến Sprint cũng là thời điểm hoàn hảo để rút ra bài học kinh nghiệm, xem lại những gì đã xảy ra, cũng như lập kế hoạch hành động để ngăn ngừa rủi ro xảy ra trong Sprint tiếp theo. Bản thân Sprint cũng là một khung quản lý rủi ro, nhờ vào tính lặp của nó. Nó giúp chúng ta rút ra bài học kinh nghiệm, cải thiện và tránh mắc phải sai lầm tương tự.
Cách quản lý rủi ro theo Sprint
Cuối cùng, diễn giả chia sẻ về các kỹ thuật để chúng ta có thể đối phó với khủng hoảng. Thông thường, khi xảy ra khủng hoảng, nhiều người sẽ nhảy thẳng vào việc phân tích nhóm, ai là người gây ra vấn đề này, ai là người có lỗi. Đây không phải là cách làm đúng. Ngoài ra, vì tính kỹ thuật nên nhóm thường xuyên tập trung vào giải pháp nhanh nhất, nhưng giải pháp ban đầu thường không phải là giải pháp tốt nhất.
Diễn giả hướng dẫn 05 bước cần làm khi gặp phải khủng hoảng nhóm:
Còn đối với một cuộc khủng hoảng lớn hơn, ở cấp độ công ty, diễn giả chia sẻ rằng chúng ta cần tổ chức một nhóm xử lý khủng hoảng. Ví dụ, về vấn đề văn phòng bị cháy, bạn có thể tìm một văn phòng dự phòng, liên lạc với tất cả các dự án đang bị ảnh hưởng và xác định một luồng làm việc giữa các nhóm này.
Diễn giả cũng đưa ra lời khuyên rằng điều quan trọng nhất là duy trì một sự cân bằng. Bạn phải khắc phục vấn đề, nhưng cũng cần có một cái nhìn tổng thể để ngăn chặn các vấn đề sắp tới. Ngoài ra, hãy chăm sóc bản thân thật tốt, vì trong thời kỳ khủng hoảng rất căng thẳng và sẽ tốn rất nhiều năng lượng không chỉ với bạn mà còn với đội nhóm của bạn. Nếu bạn đang trải qua một cuộc khủng hoảng, hãy tập trung vào điều đúng đắn. Hãy xem khủng hoảng là một cơ hội để cải thiện.
Tổng kết lại bài chia sẻ của diễn giả Trần Nhân Quý thì có bốn điểm cần ghi nhớ, đó là:
Bài viết liên quan:
