Với hai nguyên lý cốt lõi của Kanban cá nhân, ta sẽ có được một cái nhìn toàn cảnh về các công việc mình phải làm:
Nguyên lý 1: Trực quan hóa luồng công việc
Tôi muốn tạo ra một ứng dụng quản lý công việc mà giúp tôi thấy được tất cả những công việc cần làm theo hạn chót một cách trực quan:
- Việc mà tôi sẽ phải làm
- Việc mà tôi sẽ làm trong ngày hôm nay, và
- Việc mà đã có kế hoạch/hạn chót cụ thể, phải hoàn thành trước một ngày nhất định
Hệ thống Kanban cá nhân thường không có việc ở phần thứ 3, một lịch những việc có hạn chót cụ thể. Tuy nhiên những hạn chót thì luôn cần cho vào một lịch nào đó. Đây là một ý tưởng mà có thể áp dụng vào nhiều ứng dụng khác nhau, bản thân nó không phải một ứng dụng.
Kanban Calendar thực sự là gì?
Một Kanban Calendar đơn giản là một bảng Kanban kết hợp với một lịch trên môi trường máy tính, dùng các công cụ trên máy tính, ứng dụng trên điện thoại. Nó vô cùng đơn giản – bạn sẽ thấy nó là một trong số những hệ thống quản lý công việc “tinh gọn nhất” mà mình từng dùng (cho từ những dự án phức tạp đến những công việc vụn vặt đơn giản hàng ngày). David Allen, trong cuốn sách “Hoàn thành mọi việc không hề khó” viết về GTD (Getting Things Done ), coi calendar như một vật thiêng liêng, chỉ được đưa những công việc có ngày giờ cụ thể vào calendar. Với Kanban Calendar thì những công việc đưa vào phần “Calendar” không nhất thiết phải có thời gian chính xác. Calendar ở đây đóng vai trò như một hệ thống nhớ “tickler file“, hệ thống nhắc ta về các công việc cần hoàn thành tại ngày cụ thể trong tương lai gần.
“Tinh gọn” là gì, và điều gì khiến Kanban Calendar tinh gọn?
Khái niệm “tinh gọn(lean)” nghĩa là hiệu suất cao hơn, làm việc thông minh hơn (work smarter), làm nhiều việc hơn với ít công sức hơn (do more with less), tập trung vào điều thực sự quan trọng, loại bỏ những điều không tạo ra giá trị, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực… Hệ thống Kanban cá nhân vốn là một hệ thống tinh gọn (lean system), nhưng nó vẫn có thể tinh gọn hơn nữa với hệ thống Kanban Calendar nhờ loại bỏ được việc sắp xếp lại danh sách công việc hàng ngày hoặc hàng tuần thường thấy ở các hệ thống Kanban. Nguyên lý cốt lõi thứ 2 của Kanban cá nhân giúp ta hiểu rõ hơn điều này.
Nguyên lý 2: Giới hạn “Việc đang làm”
Giới hạn số lượng công việc mình tập trung làm trong một khoảng thời gian nhất định (có thể là một ngày hoặc ngắn hơn) vốn là một kĩ thuật tăng năng suất thường dùng – do mọi người có xu hướng đánh giá quá cao khả năng của mình.
Trong thuật ngữ Kanban, bạn “kéo” công việc từ vùng “Backlogged” sang phần “Today” khi bắt đầu làm công việc đó. Nếu bạn có quá nhiều việc, bạn có thể “đẩy” một công việc ngược lại vùng “Backlogged”. Nếu làm vậy, ta sẽ đều đặn mất công sắp xếp “Backlogged” khi vùng “Backlogged” có quá nhiều công việc.
Cách giới hạn việc đang làm với Kanban Calendar
Với vùng Calendar, bạn có thể chuyển các công việc không quá khẩn cấp và quan trọng vào một ngày khác thay vì chuyển lại vùng “Backlogged”. Ngày khác đó thường là ngày hôm sau hay vài ngày sau. Phần còn lại của Calendar dùng để trực quan hóa những công việc định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng như các hóa đơn, họp định kỳ,… Khi đến đúng ngày, ta lại kéo công việc vào vùng Today. Khi có thêm vùng Calendar, vùng “Backlogged” trở thành kho chứa cho các “hành động tiếp theo” để kéo vào vùng “Today” khi cần.
Xếp thứ tự ưu tiên
Chúng ta đều muốn tận dụng tốt thời gian và năng lực của mình để làm những việc thực sự quan trọng. Để làm được điều đó ta cần xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình.
Có lẽ nhiều người đã biết đến Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Covey Quadrants hoặc Time Management Grid. Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower đã từng nói: “Việc quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và việc khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng”. Câu nói này được nhiều người biết đến và được phân tích kĩ trong cuốn sách “Bảy thói quen hiệu quả” của Stephen Covey.
Ngoài ra còn nhiều cách khác để xếp ưu tiên các công việc. Nhưng tôi thích cách dùng Ma trận Eisenhower nhất. Bạn có thể tham khảo hình phía dưới cách tôi kết hợp Ma trận Eisenhower vào Kanban Calendar. Tôi đã chuyển cấu trúc ma trận thành 4 cột tương ứng.
Chuyển hóa ma trận Eisenhower vào Kanban Calendar
Bốn vùng trong ma trận Eisenhower chuyển thành 4 cột trong vùng Today.
Mọi người có thể tùy biến Kanban Calendar cho phù hợp với nhu cầu của mình: có thể bỏ cột số 4 đi, thêm cột waiting/holding,…
Hi vọng qua bài viết này bạn biết thêm được một phương pháp để quản lý công việc của mình hiệu quả hơn!
Bài viết liên quan:
