Quản lý dự án Microsoft Project là một phần mềm được phát triển bởi Microsoft. Đây là công cụ hỗ trợ các công việc trong quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch, phân chia công việc, kiểm soát tiến độ, quản lý ngân sách,… Để sử dụng hiệu quả công cụ quản lý dự án Microsoft Project, cùng tìm hiểu thêm về tính năng, ưu nhược điểm của phần mềm này nhé!
Quản lý dự án Microsoft Project là phần mềm nằm trong bộ công cụ Office. Tuy nhiên, phần mềm này được xây dựng và phát triển độc lập để tạo ra những tính năng riêng biệt nhằm hỗ trợ tối đa trong việc quản lý dự án. Những tính năng cơ bản của Microsoft Project phải kể đến bao gồm:
Với Microsoft Project, người quản lý có thể chủ động nắm bắt tiến độ thực hiện công việc của từng hạng mục, từng cá nhân trong toàn dự án. Như vậy, quản lý sẽ biết được chính xác tiến độ dự án. Đặc biệt, phần công việc nào đã đến hạn mà chưa hoàn thành để hỗ trợ kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến công việc khác và làm chậm tiến độ.
Nhờ các tính năng hữu ích như quản lý luồng công việc, quản lý tiến độ, quản lý nguồn lực…, phần mềm Microsoft Project giúp cải thiện kết quả dự án, đảm bảo thành công của dự án. Những tính năng này cho phép người quản lý giám sát chặt chẽ kết quả, thời gian hoàn thành dự án.
Phần mềm Microsoft Project cho phép người dùng khởi tạo dữ liệu về nguồn thu và nguồn chi một cách chi tiết, cụ thể. Việc này giúp nhà quản lý giám sát chặt chẽ tổng thu chi của toàn dự án. Không chỉ vậy, Microsoft Project còn hỗ trợ thiết lập các báo cáo để so sánh chênh lệch nguồn ngân sách dự kiến và tổng chi thực tế. Từ đó, nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp đảm bảo được dòng tiền cho dự án và tránh được khoản phát sinh ngoài dự kiến.
Trên thực tế, quản lý dự án Microsoft Project là công cụ hỗ trợ cho việc kiểm soát và điều hành công việc trong dự án. Công cụ sẽ có những nguyên tắc không thể thay đổi, không thể sửa chữa. Điều này có thể khiến việc quản lý kém linh hoạt và bị máy móc.
Phần mềm Microsoft Project được sử dụng để xây dựng kế hoạch cho toàn dự án. Mỗi nhân sự sẽ được phân chia thực hiện một công việc, một nhiệm vụ khác nhau và hoàn toàn thực hiện theo đúng kế hoạch.
Tuy nhiên, nhược điểm của điều này chính là khi có thay đổi do tác động bên ngoài, nhân sự sẽ bị động, không thể giải quyết được vấn đề. Thậm chí, một vướng mắc rất nhỏ cũng kéo theo thay đổi hoàn toàn kế hoạch ban đầu. Kế hoạch ban đầu thay đổi, nhân sự sẽ không biết phải làm gì tiếp theo, kéo theo việc trì hoãn và chậm hoàn thành dự án.
Để sử dụng phần mềm Microsoft Project, doanh nghiệp sẽ phải chi trả phí cố định hàng tháng. Hiện nay, mức giá sử dụng Microsoft Project đang dao động khoảng 7 đến 55$/user.
Quản lý dự án Microsoft Project có thể hỗ trợ doanh nghiệp, các nhà quản lý điều hành và kiểm soát dự án. Tuy nhiên, phần mềm này vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Những nhược điểm này khiến việc quản lý dự án kém linh hoạt trước tính chất biến động, không chắc chắn của nền kinh tế hiện nay.
Để khắc phục nhược điểm của Microsoft Project, doanh nghiệp có thể tìm đến giải pháp quản trị dự án Agile (Agile Project Management) của Học viện Agile. Đây là một phương pháp quản lý dự án được đánh giá tối ưu hơn Microsoft Project. Giải pháp này sẽ giúp người quản lý tiếp cận và giải quyết công việc trong dự án một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.
So với quản lý dự án Microsoft Project, giải pháp Agile mang đến cho doanh nghiệp nhiều giá trị vượt trội hơn:
Agile mang lại giải pháp tối ưu hơn so với quản lý dự án Microsoft Project
Để giúp nhà quản lý dự án kiểm soát tiến độ, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả, Học viện Agile đã xây dựng khóa đào tạo Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) với sự dẫn dắt của các giảng viên giàu kinh nghiệm.
Khóa học này được xây dựng dựa trên khung kiến thức PMI-ACP của Project Management Institute, Scrum Framework trong quản trị dự án, cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành giúp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.
Khóa học được thiết kế dành cho:
Khóa học sẽ giúp bạn:
Quản lý dự án Microsoft Project là công cụ hỗ trợ truyền thống. Tuy nhiên với sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh, công cụ này có lẽ không còn thích hợp. Nếu đang gặp vấn đề quá tải công việc, dự án chậm tiến độ, bạn có thể tham khảo chương trình quản trị dự án Agile để tìm ra giải pháp quản lý dự án hiệu quả nhất.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
