Mô hình quản lý thời gian được coi là một trong những trợ thủ đắc lực giúp các nhà quản lý gia tăng hiệu suất làm việc, hoàn thành mục tiêu và đạt được kết quả tốt. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ về 5 loại mô hình quản lý thời gian đang được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay.
Mô hình 5A trong quản lý thời gian được hiểu là phương pháp quản lý và sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất. Theo đó, bản chất của mô hình này là xác định được công việc mục tiêu và thực hiện đúng mục tiêu. Cụ thể hơn, mô hình 5A cần tuân thủ 5 nguyên tắc bắt đầu với 5 chữ A: Aware (nhận biết), Analyse (phân tích), Attack (loại bỏ yếu tố ảnh hưởng), Assign (lập thứ tự ưu tiên) và Arrange (sắp xếp, lập kế hoạch).
Nguyên tắc đầu tiên của mô hình quản lý thời gian 5A là nhận biết, xác định mục tiêu cũng như những công việc quan trọng, cần thiết. Từ đó, các nhà quản lý sẽ phân tích và sắp xếp khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành từng công việc một.
Trước khi thực hiện một công việc nào đó, việc đầu tiên cần làm là phân tích. Cụ thể, các nhà quản lý sẽ phân tích về quy trình thực hiện công việc đó ra sao, có bao nhiêu giai đoạn và thời gian hoàn thành công việc là bao lâu.
Để làm việc đạt hiệu quả cao nhất khi làm việc, cần loại bỏ những việc gây ảnh hưởng, làm xao nhãng quá trình thực hiện. Bởi lẽ chỉ khi loại bỏ được những yếu tố này, mới có thể tập trung cao độ và hoàn thành công việc cách tốt nhất.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên khi làm việc sẽ giúp bạn hoàn thành được mọi công việc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Đây cũng là cách để phân định đâu là công việc quan trọng, cần thiết và có sự ưu tiên hơn khi thực hiện.
Lập kế hoạch trong mô hình 5A được hiểu là việc phân bổ thời gian cố định, rõ ràng cho từng mục tiêu, từng công việc. Với kế hoạch khoa học này, bạn sẽ dễ dàng làm chủ và kiểm soát mọi công việc của mình.
Khi ứng dụng mô hình quản lý thời gian 5A vào quá trình làm việc sẽ mang lại những lợi ích sau:
Mô hình quản lý thời gian 5A tuân thủ 5 nguyên tắc bắt đầu với 5 chữ A
Đây là mô hình quản lý thời gian được nghiên cứu và thiết lập bởi vị Tổng thống đời thứ 34 của Hoa Kỳ, tên là Dwight D. Eisenhower. Dựa vào đặc điểm, tính quan trọng, khẩn cấp của công việc mà có thể phân bổ thời gian sao cho phù hợp.
Theo đó, mô hình Eisenhower yêu cầu các nhà quản lý cần liệt kê tất cả mọi công việc và phân bổ chúng theo một trong 4 cấp độ sau:
Thông thường, quỹ thời gian dành cho những công việc ở cấp độ này là 15 – 20%. Bởi lẽ đó là những công việc không được báo trước, đột xuất như: cuộc họp, email công việc, nhiệm vụ bất ngờ,… hoặc những việc đoán trước được: báo cáo định kỳ, họp hằng tuần,….
Công việc thuộc nhóm này nên dành khoảng 60 – 65% thời gian. Mặc dù không phải là việc quá gấp nhưng nó sẽ giúp bạn tích lũy, đạt được mục tiêu cách hữu hiệu nhất. Tuy nhiên, nếu đang thực hiện công việc ở cấp độ 2 mà có sự xuất hiện của cấp độ 1 nên ưu tiên hoàn thành công việc ở cấp độ 1 trước đã. Sau khi đã hoàn thành công việc ở cấp độ 1, nên tiếp tục công việc ở cấp độ 2 và không được phép hoãn.
Thời gian dành cho nhóm công việc này là 10 – 15%. Mặc dù không quan trọng, nhưng những công việc này có thể khiến bạn cảm thấy bồi hồi, lo lắng. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng có thể giao công việc này cho người khác thực hiện, bởi nó không góp phần vào đạt được mục tiêu đã đề ra.
Quỹ thời gian dành cho nhóm công việc ở cấp độ này là dưới 5%. Bởi lẽ những việc này không mang lại lợi ích, thậm chí còn ảnh hưởng đến quỹ thời gian chung, nên hoàn toàn có thể cân nhắc và cắt giảm.
Mô hình Eisenhower được thiết lập dựa trên tính quan trọng, khẩn cấp của công việc
Mô hình Pomodoro hay còn được gọi là phương pháp quả cà chua hay 4 góc phần tư. Khi ứng dụng mô hình Pomodoro sẽ giúp nâng cao khả năng tập trung và biết cách phân chia, sắp xếp thời gian cách hợp lý nhất. Các ứng dụng có công dụng hỗ trợ phương pháp cà chua như: Marinara Timer, Pomodorable,…
Khi áp dụng mô hình Pomodoro cần lưu ý những nguyên tắc sau:
Peter Drucker là cha đẻ của mô hình quản lý thời gian SMART đã đề ra một số nguyên tắc khi áp dụng phương pháp này, cụ thể như sau:
Mô hình SMART được xây dựng dựa trên các nguyên tắc: Specific, Measurable, Achievable, Realistic và Time-Bound
Chuyên gia quản lý chất lượng của Hoa kỳ Walter Andrew Shewhart là người đã tìm tòi, nghiên cứu ra mô hình PDCA. Theo đó, từ PDCA là viết tắt của 4 từ: Plan, Do, Check, Action.
Như vậy, qua những phân tích trên đây, chúng ta đã hiểu rõ hơn về những mô hình quản lý thời gian thịnh hành hiện nay. Nếu các nhà quản lý muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn có thể tham gia chương trình đào tạo quản lý NeoManager – giải pháp quản lý thời gian tối ưu dành cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Tại đây, học viên sẽ trau dồi kiến thức và kỹ năng về quản lý thời gian, gia tăng hiệu suất công việc thông qua các nguyên tắc: đóng khung thời gian, làm đúng việc, loại bỏ lãng phí, quản lý theo guồng. Bên cạnh đó, chương trình NeoManager còn giúp các nhà quản lý tiếp cận với nhiều phương pháp quản lý thời gian hữu hiệu khác như: Kanban, Ivy Lee method,…giúp tối ưu thời gian và mang lại kết quả tốt đẹp.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
