Thiết lập quy trình quản lý dự án xây dựng cụ thể trở thành bước đệm giúp cấp quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ thực hiện dự án, lường trước các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra các phương án dự phòng giải quyết kịp thời những phát sinh. Vậy, các yếu tố nào ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xây dựng quy trình quản lý? Để tìm hiểu thêm chi tiết, chúng ta cùng nhau phân tích thông qua bài viết dưới đây nhé.
Xác định mục tiêu trong quy trình quản lý dự án xây dựng là bước xuất phát điểm quan trọng quyết định “điểm đích” của dự án. Để xác định mục tiêu cần trả lời câu hỏi chủ chốt: Vấn đề mà dự án cần giải quyết là gì? Câu trả lời cần đảm bảo 3 khía cạnh then chốt: kết quả đạt được cần giải quyết vấn đề, có giá trị cụ thể, mang lại lợi ích của khách hàng và nằm trong khả năng thực hiện của đội ngũ dự án.
Một trong những bộ công cụ thiết lập mục tiêu hiệu quả được sử dụng thịnh hành nhất hiện nay đó là nguyên tắc SMART với 5 yếu tố Specific (cụ thể), Measurable (đo lường), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).
Phạm vi dự án là hành động kẻ “đường biên” xác định những giá trị tối đa, tối thiểu sao cho trong phạm vi đó dự án có thể hoạt động trôi chảy và đạt hiệu quả tối ưu. Phạm vi dự án bao gồm: thời gian, ngân sách, nhân sự, quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên liên quan ( chủ thầu, khách hàng).
Trong quy trình quản lý dự án xây dựng, để đội ngũ nhân viên có thể hiểu và hoàn thành tốt dự án cần có bản kế hoạch tổ chức và tài nguyên được trình bày cụ thể và chi tiết tối đa, thông qua việc ước lượng kết quả và phân chia tài nguyên cho từng giai đoạn.
Sau khi xác định được mục tiêu chính, ban quản lý chia nhỏ mục tiêu cho từng giai đoạn. Công đoạn này hỗ trợ kiểm soát tiến trình thực hiện được dễ dàng hơn, ước tính kết quả tổng thể cuối cùng của dự án nhanh chóng, chính xác.
Mục tiêu của mỗi giai đoạn cần nhất quán với hướng đi chung tổng thể của dự án. Tùy thuộc vào tầm quan trọng, tính chất và mức độ phức tạp của từng giai đoạn mà ban quản lý cần phân chia mục tiêu và lượng tài nguyên khác nhau.
Một vấn đề quan trọng không thể bỏ qua trong việc lập kế hoạch, ban dự án cần lường trước những nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra trong từng giai đoạn cụ thể, nhằm chuẩn bị sẵn những phương án dự phòng để ứng phó với những rủi ro có khả năng xảy ra ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Đối với mỗi giai đoạn, ban quản lý cần xác định danh sách công việc cụ thể, thời gian bắt đầu và kết thúc, người chịu trách nhiệm thực hiện từng công việc và bộ đo lường đánh giá kết quả thực hiện.
Lên timeline cho từng công việc. Thiết lập hệ thống theo dõi dự án thông qua công cụ hỗ trợ quản lý dự án tối ưu.
Mona PMS một trong những phần mềm được ban dự án sử dụng thịnh hành nhất hiện nay
Khi kế hoạch dự án đã được thông qua bởi khách hàng, ban quản lý cần xin giấy phép đầu tư xây dựng từ các cơ quan có thẩm quyền, lựa chọn đơn vị đầu tư hợp tác (nhà thầu xây dựng, nhà thầu giám sát,…)
Ban quản lý cần tổ chức một cuộc họp Kick-off để triển khai công việc, trình bày toàn bộ dự án bao gồm mục tiêu, tài nguyên, những cá nhân liên quan chịu trách nhiệm từng công việc.
Với mỗi giai đoạn thực hiện dự án cần được quản lý tiến độ một cách chặt chẽ, đảm bảo từng giai đoạn đạt được hiệu suất đã được điều chỉnh trước đó.
Quản lý chất lượng trong dự án xây dựng bao gồm kiểm tra chất lượng các hoạt động xây dựng trong từng giai đoạn đảm bảo chất lượng và an toàn công trình thi công xây dựng.
Hoạt động theo dõi, quản lý và kiểm soát tất cả các vấn đề tài chính trong dự án nhằm đảm bảo dự án xây dựng được hoàn tất trong ngân sách tài chính cho phép. Kiểm soát các hoạt động thu, chi, mức chênh lệch so với dự toán ban đầu nhằm chuẩn bị phương án điều động khoản ngân sách dự phòng hạn chế dòng chảy dự án bị ngừng lại ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án.
=> Xem thêm: Cách xác định chi phí quản lý dự án, định mức và lập dự toán
Trong mọi giai đoạn của quy trình quản lý dự án xây dựng, có rất nhiều yếu tố rủi ro có thể tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả của dự án. Mỗi giai đoạn triển khai sẽ xuất hiện những rủi ro khác nhau, vì vậy cần có những phương pháp quản lý rủi ro phù hợp.
Để quản lý rủi ro dự án hiệu quả, cần thực hiện thông qua 3 giai đoạn: xác định phân loại, đo lường, kiểm soát rủi ro. Tùy vào mỗi giai đoạn mà nhà quản lý dự án có thể đưa ra những phương án quản lý rủi ro một cách phù hợp, hạn chế ảnh hưởng tiến độ của dự án.
6 bước loại bỏ rủi ro trong quy trình quản lý dự án xây dựng
Đánh giá dự án là một trong những bước vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý dự án xây dựng. Đo lường đánh giá dự án gắn chặt với kết quả của bước khởi đầu lập kế hoạch dự án. Đánh giá dự án thông qua các yếu tố:
Để có thể tự bản thân thiết lập quy trình quản lý dự án xây dựng một cách chỉnh chu, chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo khóa học Quản lý dự án Agile do Học viện Agile tổ chức, đây là một trong những khóa học được quản lý dự án tìm kiếm và lựa chọn tham gia nhiều nhất.
3 lợi ích vàng mà khóa học Quản lý dự án Agile mang lại cho học viên:
Quản trị dự án Agile chương trình đào tạo chuẩn Quốc tế mà mọi quản lý dự án đều cần
Khác với những chương trình đào tạo quản lý tại các đơn vị huấn luyện, tại khóa học Quản lý dự án Agile học viên sẽ được trải nghiệm phương thức đào tạo dựa trên nền tảng môi trường số với những mô hình mới hiện đại, chuyên nghiệp:
Trên đây là các yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình quản lý dự án xây dựng. Bên cạnh đó, bài viết cũng bật mí một số phần mềm công nghệ và cung cấp những thông tin khóa học quản lý của học viện Agile tổ chức. Hy vọng, với những giải pháp tối ưu mà bài viết mang lại sẽ giúp bạn có thêm nhiều giải pháp quản lý dự án hiệu quả tối ưu, hỗ trợ cho công việc phát triển vượt bậc trong tương lai.
Bài viết liên quan:
Khóa học liên quan:
