Dự án trễ deadline và bài toán chi phí cơ hội của doanh nghiệp

Dự án không đảm bảo tiến độ như quá hạn, trễ deadline, sản phẩm bàn giao muộn gây ra hàng loạt tổn thất to lớn cho doanh nghiệp như chi phí bị đội lên, vượt quá ngân sách, khách hàng không hài lòng, nguy cơ đánh mất khách hàng và lợi nhuận. 

Các hệ lụy khi mất kiểm soát tiến độ dự án 

Quản lý dự án không kiểm soát tốt tiến độ dự án có thể dẫn đến các tình trạng như:

  • Dự án chậm tiến độ, thất bại, thậm chí bị bỏ dở.
  • Sản phẩm bàn giao muộn, chất lượng kém, phải sửa lại nhiều lần.
  • Khách hàng không hài lòng về chất lượng sản phẩm, đánh mất khách hàng và lợi nhuận.
  • Lãng phí các nguồn lực khan hiếm như tài chính, nhân sự, thời gian…
  • Chi phí tăng cao, vượt quá ngân sách
  • Nội bộ nhóm mất lòng tin
  • Mất uy tín với cấp trên và các phòng ban khác.

Dự án trễ deadline khiến chi phí bị đội lên

Bí quyết để kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả

Thành công của một dự án phụ thuộc đến 70-80% vào kỹ năng quản lý dự án. Kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả chính là mấu chốt để hoàn thành dự án đúng thời hạn và tối ưu chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.

Quản lý thời gian

Trong mỗi dự án, thời gian là hữu hạn, người quản lý dự án cần tối đa hóa hiệu quả công việc trong khoảng thời gian đó, đảm bảo tiến độ của dự án so với kế hoạch.

Tối đa hóa hiệu quả công việc trong thời gian hữu hạn

  • Làm đúng việc: đánh giá độ ưu tiên và ủy thác

Chúng ta cần mang lại nhiều giá trị nhất chứ không phải làm nhiều việc nhất vì chúng ta không có đủ thời gian. Để làm việc này, chúng ta sử dụng 2 công cụ: ma trận Eisenhower và đánh độ ưu tiên dựa vào ROI (giá trị thu được/chi phí bỏ ra) và mức độ khẩn cấp.

  • Đóng khung thời gian

Để công việc không bị quá hạn và thúc đẩy bản thân làm việc hiệu quả hơn, hãy lập kế hoạch cho 1 ngày, 1 tuần hay 1 Sprint và giới hạn thời gian cho từng việc.

Ví dụ, các buổi họp hằng ngày đồng bộ công việc và tái lập kế hoạch trong nhóm không quá 15′, các cuộc họp sơ kết dự án/sản phẩm cho 1 tháng không quá 4 giờ,…

Tham khảo phương pháp quản lý thời gian Pomodoro, trong đó mỗi phiên làm việc tập trung không quá 25 phút để không làm cạn kiệt năng lượng của cơ thể và các lần nghỉ ngắn 5 phút đảm bảo cơ thể được nghỉ liên tục mà không quá nhiều.

  • Quản lý theo luồng

Cách quản lý công việc theo lịch khiến chúng ta khó tập trung, tăng stress và giảm hiệu quả công việc vì phải làm nhiều việc một lúc. Hãy sử dụng bảng công việc Kanban để giải quyết vấn đề này. 

Quản lý công việc hiệu quả với bảng Kanban

Mỗi cá nhân/nhóm có một bảng công việc. Khi có công việc phát sinh, chúng ta đưa vào bảng cần làm và tập trung vào việc đó cho đến khi hoàn thành, tránh làm quá nhiều việc, vượt quá khả năng tập trung của mỗi người.

  • Loại bỏ lãng phí: xao nhãng, công việc dang dở,…

Việc đa nhiệm: làm nhiều việc cùng một lúc như vừa họp vừa nghe điện thoại vừa viết báo cáo vừa kiểm tra email… làm giảm hiệu quả công việc. Hãy hạn chế bằng cách sử dụng Pomodoro hay Kanban để tăng sự tập trung khi làm việc.
Công việc dở dang: Một công việc chưa hoàn thành là một công việc không mang lại giá trị. Tránh bỏ dở công việc đang làm, hãy làm tới đâu xong tới đó trước khi chuyển sang việc khác.
Công việc có lỗi: đây là các công việc có kết quả không đạt mục tiêu đề ra. Xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng theo Định nghĩa hoàn thành, Tiêu chí chấp nhận, Checklist,… để đảm bảo chất lượng của công việc.

Sử dụng tối ưu các nguồn lực khan hiếm

Trên thực tế, quản lý tiến độ của một dự án không chỉ yêu cầu về thời gian mà còn phải đảm bảo việc sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có như tài chính, nhân lực… để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn chất lượng như đã cam kết. 

  • Lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực phù hợp cho công việc cần thực hiện. Ví dụ, để bổ sung nguồn lực cho các nhiệm vụ sắp tới, doanh nghiệp cần mở rộng quy mô nhân sự hoặc thuê ngoài để thực hiện các công việc ngắn hạn, có tính thời vụ.
  • Đảm bảo tính chính xác về tài chính. Xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến tài chính, tạo sự ổn định về dòng tiền để đảm bảo mọi hoạt động của dự án diễn ra bình thường, tránh vượt quá ngân sách.

Quản trị các rủi ro bất định

Dự án không chỉ tự thân nó phức tạp mà còn do các yếu tố như: ngoại cảnh, công nghệ, năng lực… Dự án càng lớn thì rủi ro, thách thức càng nhiều. Có thể kể đến như:

  • Các thay đổi bên ngoài đối với dự án như thị trường, khách hàng, các nhà tài trợ hoặc các bên liên quan khác…  
  • Các thay đổi từ bên trong đội dự án như người ốm đau, người nghỉ, thêm thành viên mới… và các yếu tố tiềm ẩn trong quá trình tương tác nội bộ, tương tác bên trong với bên ngoài, tương tác với môi trường.

Kiểm soát các rủi ro bất định làm chậm tiến độ dự án

Việc nhận biết và xử lý kịp thời các rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn ngay từ giai đoạn đầu giúp giảm thiểu tối đa hậu quả cũng như đảm bảo tiến độ dự án thực tế không chậm trễ so với mục tiêu.

Quản lý dự án Agile – Giải pháp cho bài toán quản lý tiến độ dự án

Trên thực tế, việc lên kế hoạch kỹ càng, chi tiết, rồi thi hành và kiểm soát thật chặt để đạt được kết quả tốt đã không còn phù hợp đối với các dự án hiện nay. 

Nguyên nhân là do môi trường xung quanh tồn tại quá nhiều yếu tố không đoán được (uncertainty), cũng như các yếu tố tiềm ẩn liên quan đến con người trong quá trình tương tác nội bộ, tương tác bên trong với bên ngoài, tương tác với môi trường. 

Do đó, chúng ta cần một kế hoạch có khả năng phản ứng nhanh với các thay đổi, kết hợp với đội ngũ làm việc tự chủ nhiều hơn thay vì làm việc theo kiểu mệnh lệnh và kiểm soát.

Đây là các ưu điểm nổi bật của quản trị dự án theo Agile, giúp tăng cơ hội thành công dự án lên gấp 3 lần, nhất là các dự án có yêu cầu phức tạp và có nhiều thay đổi trong quá trình triển khai. 

>> Tìm hiểu ngay Khóa học Quản trị dự án Agile để kiểm soát tiến độ dự án, chi phí và tăng khả năng thích ứng với thay đổi hiệu quả!